論檔案工作在交通領域的管理與應用

趙立華

摘 要：交通運輸業的檔案管理是十分重要的，它不僅能反映交通運輸業的經濟業務能力，而且還可以為總結經營管理經驗提供重要依據。隨著現代化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變，檔案本身在現代化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化，管理流程、手段等發生了相應的變化。

關鍵詞：檔案工作；交通領域；管理；應用

引言

公路交通運輸業的檔案管理是十分重要的，它不僅能反映公路交通運輸業的經濟業務能力，而且還可以為總結經營管理經驗提供重要依據。檔案是否真實和完整，這一結果將會直接影響到檔案工作的質量，甚至是公路交通事業未來的發展。然而檔案管理工作往往最容易被忽視，是檔案工作中的薄弱環節，這一環節的失誤將嚴重影響檔案工作的質量和水平。如何切實到位地做好檔案管理工作，是目前公路交通運輸業檔案工作中亟待解決的一個問題。

1交通檔案概述

隨著全球化經濟的發展，使我國的經濟發生了翻天覆地的變化。在市場經濟的背景下，汽車行業發展迅速，作為一種交通工作，給人們的生活帶來了極大的便利，促進人們生活方式和出行方式的改變。但是交通行業在發展的過程中，也引發了一系列的社會問題。通過對當前城市交通工具的數量進行統計，幾乎每個家庭都有至少一輛交通工具，交通工具數量的提升，給交通行業的管理工作帶來了較大的麻煩，同時增加了交通檔案的管理工作壓力。交通檔案管理是對交通發展中各項數據信息的記錄，自身具有較強的經濟效益和社會效益，是國家信息資源的重要組成部分，對交通行業的發展具有重要的作用。

2當前交通領域檔案工作存在的問題

2.1檔案管理意識淡薄

檔案資料的收集、整理容易被忽視，尤其是在當前工作中，檔案管理工作根本沒有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當成是浪費時間和精力的事情。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范，在收集過程中，制度形同虛設，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范，近幾年新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。

2.2檔案管理不完善

建立良好的檔案管理機構是檔案管理工作的前提和保證，同時也是檔案管理工作有效進行的基本條件。但是在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，人員中均未設置此管理機構，這樣，就導致在核算、開支、創收、分配等方面無統一管理，并且所依據的規章制度也不一，不能協調一致，最終導致各自為政，無人負責，檔案管理不夠規范。

2.3落后的檔案管理手段

現階段，檔案管理技術已經跟不上日益增長的檔案利用需求，詳細原因如下：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用；三是領導重視程度不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

2.4檔案管理人員專業技能較低

人員道德素質修養不高，對檔案管理工作認識程度不夠。目前在很多地方并沒有聘用檔案管理的專業人員，而是由一些非專業的人員來兼職管理，這些人沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏經驗，只是依葫蘆畫瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經驗，加以自己主觀的想法，這樣使得整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，檔案質量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，造成了檔案流通、使用、保存的價值不高。

2.5檔案綜合管理力度不強

現在綜合檔案管理室是一個班組，在行政上無法對其他部門進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，造成檔案丟失。

3檔案工作在交通領域的管理與應用對策

3.1優化交通檔案資源結構

在交通檔案工作領域進一步優化檔案資源的結構，促進交通檔案的合理布局，提升交通領域檔案工作的效率，促進交通檔案事業的發展。交通檔案領域的各個部門應該積極配合上級部門的指導，全力投入到對傳統檔案管理方式的變革中去，改變以往交通領域檔案工作分散化管理的局面，進行更加科學化的統一管理，減少各部門之間的職責混淆，優化交通領域檔案工作的資源效率，促進交通檔案管理工作的發展。對交通檔案進行整理的模式有很多，需要檔案人員在工作中，不斷地進行摸索和嘗試，例如可以通過建立目錄數據庫的方式，實現對檔案的快速檢索，提高交通檔案的查詢效率。此外，對于一些價值較高的交通檔案，要實現實體接收和電子接收相結合的方式，方便各單位進行查找，從而實現檔案資源的優化配置。

3.2重視交通檔案人才隊伍建設

隨著當前社會經濟的不斷發展，給交通檔案部門的工作管理提出了更高的要求。因此，交通檔案部門要加快自身隊伍建設，提高相關人員的素質和能力，促進交通檔案工作又好又快發展。當前交通檔案工作人才隊伍年齡結構偏大，知識觀念相對落后，所以迫切需要引進一批具有專業知識的青年人才，給交通領域的檔案管理工作注入新的活力。通過年輕一代的知識和創造力，使得當前的檔案人員知識水平得到進一步的補充，豐富檔案知識儲備，提升檔案管理的能力。此外，應該加強對檔案管理人員的知識和技能培訓，促進檔案管理人員主動性和創造性的發揮。交通檔案工作的相關部門同組織開展集體培訓的方式，給檔案管理人員提供發展的機會，使其進入到檔案管理工作水平較高的部門學習，使得檔案管理人員轉變自身的思想觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性，更加積極地吸收檔案管理知識，提高交通檔案管理的效率和質量。

3.3推進交通檔案信息化建設

隨著現代科學技術的不斷發展，信息技術在各行業的運用促進了生產效率的極大提高。因此，在交通領域的檔案管理工作中，相關部門要加快交通檔案信息的數字化設計，提高交通檔案工作的質量，交通檔案信息化建設不僅包括無紙化辦公模式，還包括對當前各種室內紙質檔案的數字化建設。對于當前的紙質文本信息主要通過掃描儀等設備儀器進行信息錄入，而錄音等音頻文件可以通過聲音采集媒體進行計算機傳輸，實現交通檔案信息的數字化，促進檔案信息管理效率的提高，節約檔案管理成本。通過信息化的交通檔案保存工作，可以使檔案工作人員從傳統的煩瑣勞動中解脫出來，進一步提高檔案管理工作的質量，極大地降低了交通檔案的管理成本，在接收檔案時按照接收者錄入的原則，提高檔案工作的效率，方便相關交通部門信息檢索。

結束語

綜上所述，促進檔案工作在交通部門領域的應用，有利于交通檔案管理工作質量的進步，對于促進整個交通行業效率的提升具有重要的作用。通過科學的管理手段提高交通檔案的管理水平，實現交通檔案價值的開發與利用，進行檔案資源的最優化配置，更好地發揮交通信息的作用，促進交通部門經濟效益和社會效益的提高。

參考文獻

[1]韋艷玲.知識管理在交通科技檔案工作中的應用[J].城建檔案，2017（12）：62-63.

（作者單位：興隆縣交通運輸局）