檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

吳麗亞

摘 要：科技的發展帶來了技術的革新，檔案的管理水平也在不斷的技術創新和發展中得到進步。由于檔案管理的不斷發展和完善，信息技術的不斷突破和進步，大大的推動了檔案管理工作的發展。信息化已經成為了時代發展的潮流，在不斷地發展中，檔案管理信息技術的應用也越來越廣泛，在這一大背景下，檔案管理安全問題也在發展中逐漸暴露出來。目前，在檔案管理中，信息安全問題成為了影響檔案管理發展，阻礙檔案管理建設的重要隱患因素。為了加強檔案管理的安全保密性，提高網絡安全，對現有的檔案管理環境進行分析，并在此基礎上進行針對性的對策提出。筆者根據相關資料，從當前檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的現狀為切入點，對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進行分析討論。

關鍵詞：檔案管理；信息化；安全問題

計算機和網絡技術的應用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時，可通過網絡終端實現，將成倍地提高檔案利用率，網絡化為檔案工作的發展提供了巨大的空間，應用計算機網絡技術使檔案的服務功能得到明顯提高。當然，在此進程中也會遇到許多信息安全問題，會給檔案管理帶來許多新的變化。

1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

1.1 管理軟件缺乏統一標準，安全性能差

對于整個檔案管理來說，其自身具有工作量大、工作分散性以及復雜性的特點，為了對其進行有效的管理，一般都會進行管理軟件的應用，但是目前對于檔案管理軟件并沒有一個統一的標準。在管理軟件的開發上面，并沒有以國家為主導的，標準化的軟件出臺，基本都是自主研發的一些管理軟件，不僅不符合國家設計標準，功能單一，而且軟件的一些篩選計算功能低下，數據庫容量小以及共享性差，防火墻存在缺陷，抗病毒能力差，軟件性能差等，都會給檔案管理帶來極大的信息泄露風險[1]。這給檔案的管理帶來了許多的困難，嚴重的阻礙了檔案管理的發展進程。

1.2 網絡信息安全得不到保障

當前，在檔案的錄入、歸檔以及查閱、編輯方面，每一個環節都可能遭受來自外部的攻擊，導致檔案文件的泄露。檔案的保密是整個檔案管理工作的重中之重，不管是來自外部的技術攻擊，還是來自內部管理人員的不合規操作，都有可能威脅到檔案文件的安全[2]。而且受到當前技術的局限，以及由于投入不足導致的設備陳舊，軟件程序落后等問題，檔案管理的安全沒有得到保障，這就對檔案管理工作產生了較為惡劣的影響。

1.3 檔案工作人員的技術水平不足，操作不合規

隨著檔案管理的發展，對于檔案管理人員的綜合素質也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質偏低，在管理水平上比較欠缺，在檔案管理上束手束腳，技術應用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業務精通的綜合性復合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術水平局限性，在當前的網絡環境下，無法使用當前的網絡技術來進行檔案的管理工作，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當前的管理技術得到進步。

2 信息化檔案管理環境下加強檔案安全保密的改進建議

2.1 加強軟件開發，提高安全性能

對于整個檔案的管理來說，不僅需要做好檔案的錄入、歸檔、調閱編輯等一系列的工作，更重要的是做到對檔案信息的安全保護[3]。因為檔案的安全保密性能是其最重要的特性，必須要高度重視。因此在進行檔案管理時，一定要進行檔案管理軟件的謹慎篩選，依據相關的國家標準來加強軟件的開發，加強技術的革新和進步，提高軟件的安全性和穩定性，防止發生一些來自外界的網絡技術攻擊而導致檔案文件的泄露，造成一些不必要的損失。盡量選擇正規的、安全性能高、系統穩定的檔案管理系統，加強檔案文件的保密性能。加強資金的投入，將檔案管理所需要的一些設備進行補充和更新，讓基礎設施滿足檔案管理的需求，防止出現技術漏洞或設備陳舊而引發的管理問題。

2.2 加強檔案工作人員的工作能力和工作素質

在整個檔案管理中，檔案工作人員有著極其重要的作用，為了提高檔案管理的水平，提高檔案管理的效率，加強檔案管理的規范性，就必須從檔案管理員工入手，來進行檔案管理工作的建設。加強檔案工作人員的工作能力，要定期對工作人員來進行培訓，將現行的一些技術手段和先進設備的使用方法進行傳授，還有在新形勢下的檔案管理所必須具備的網絡操作技術，也必須進行教導，例如一些基本的計算機操作技術，多媒體技術以及一些微縮攝影技術等等，將一切涉及到檔案管理工作的相關技術做好普及，確保工作人員在進行實際操作時能夠不出問題，確保檔案工作的順利進行。保障相關檔案管理人員能夠有較高的個人素質，避免出現非法泄露檔案信息，惡意出賣檔案資料的現象[5]。

2.3 加強數據庫建設，提高數據容量和數據處理能力，綜合提高安全性能

數據庫技術的應用是數字化管理的核心，也是實現現代化管理的重要環節。利用計算機技術，經過編程和處理能夠讓其對數據庫中的數據和資料進行計算和分析，以檢索出自己所需要的信息，從數據庫技術的工作原理上，我們可以發現，它實際上是對數據進行管理和處理的一門信息處理技術。在進行實際應用當中，我們可以利用這門技術進行數據的分析、檢索和處理并且能夠對其進行不斷的補充擴展和更新。數據庫技術是檔案管理中最主要的應用技術，對于提高檔案管理水平有著重要的現實意義。因此，在檔案管理的信息化建設中，必須要加強數據庫技術的使用，提高檔案的管理能力和管理水平。加強數據庫建設，通過對數據庫技術的不斷完善來提高數據庫的安全性能，提高檔案的保密性[5]。

3 結語

網絡信息技術的發展一方面為檔案管理的發展提供了新的契機，為檔案管理發展提供了助力，另一方面，在信息網絡發展中，許多安全問題也暴露出來，對檔案管理的信息安全建設帶來了極大的困擾。由于軟件技術的局限，復雜的網絡信息環境，再加上目前檔案管理中部分檔案管理人員安全意識薄弱，管理者綜合素質不足，導致了檔案管理的信息安全問題日益嚴峻。為了改變這一尷尬局面，需要不斷的加強檔案管理信息安全，提高信息安全意識，促進管理者的管理水平的提升。由于認知的局限，筆者對于相關問題的看法還較為淺顯，還需要更多的專家學者來進行補充擴展，以此來促進檔案管理的發展，提高檔案管理的安全保密性能。

參考文獻

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[3]張玉瑛，英寶云.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J/OL].辦公室業務，2013，（23）：146+151.

[4]李萍.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的研究[J].辦公室業務，2013，（15）：175+181.

[5]熊婭.基于信息檔案中心的信息資源建設研究[J].中國造船工程學會計算機應用學術委員會.2012年MIS/S&；A學術交流會議論文集[J].中國造船工程學會計算機應用學術委員會：，2012：4.

（作者單位：山東省東明縣武勝橋鎮人民政府）