淺析基層檔案工作存在的問題及建議

黃雪梅

摘要：社會在發展，經濟在騰飛，檔案事業也應隨之發展，才能適應適應社會的要求，促進社會的向前發展。目前，基層檔案事業的發展卻較為滯后，原因是多方面的，但真正制約檔案事業發展的原因，總結為兩點：一是對檔案管理重視程度，二是單位的經濟狀況。

關鍵詞：基層檔案；問題；建議

二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業單位、公民活動中產生的有價值的信息資料，因此，檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求檔案工作者必須認清形勢變化、緊跟時代步伐，把握時代脈搏，進一步解放思想，轉變觀念，積極主動地為經濟建設和全面建設小康社會服務。然而，基層單位由于管理分散、人員不穩定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴重影響并阻礙了基層檔案管理工作的發展。

一、檔案管理工作的重要性

1.檔案是所有工作查考的依據。

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，是最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有領導人或有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發的目的就是備忘，其憑證作用就更加明顯。

2.檔案是宣傳教育的生動素材。

近年來，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業的宏觀管理得到全面加強；各機關、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。

3.檔案工作是基層基礎工作的重要組成部分。

江澤民同志曾經指出：“檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”。檔案是單位各項工作和員工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對單位領導和員工以及工作流程進行有效地監督和追溯。檔案工作也是單位的窗口，是檢驗單位整體管理水平的抓手，是院務公開和民主管理的重要基礎，是加強內部管理和控制，以及領導人接受國家和社會審計、監督和檢查的重要基礎。單位的檔案工作現在已不是僅限于加強對檔案自身的管理，而是立足于通過加強檔案管理來提升單位的整體管理水平。

二、檔案管理中的現狀與問題分析

1.思想認識不到位導致基層檔案工作的非良性循環。

檔案是基層單位在行政管理活動中所直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄，是基層單位的寶貴信息資源。近年來，基層單位領導主要精力都放在抓經濟上，整天忙于中心工作或民生工程，對與檔案相關的法律法規和業務知識學習甚少，一些領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。調查表明，多數基層單位檔案管理上缺人員、缺經費、缺庫房、缺設備為普遍現象，工作人員大都是兼職。由于檔案工作量大、事細，大多數干部不愿意干。另外，檔案管理人員還頻繁變動，造成人員業務素質不高，嚴重制約了檔案工作的順利開展。

2.基礎設施太差，室藏檔案貧乏，存在著嚴重的短期行為。

由于認識不到位，導致檔案工作標準不高。從目前現狀看，單位很少有專用的檔案庫房，而是與機關職能部門辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理，更不用說有“六防”設施了。室藏檔案相當貧乏，有的收集的僅是些紅頭文件、上級文件，缺乏單位工作活動形成的文件：如黨總支會議記錄、黨員干部名冊、婚姻檔案等等，造成室藏檔案貧乏、材料不齊全。也有的單位片面為追求檔案管理升級達標，從而忽視了檔案服務功能的開發，最終使檔案室花了錢卻成了擺設。很少有單位從長遠發展來高起點、高標準、高質量地規劃檔案工作。

3.體制不順、組織不全、制度不嚴、管理不善，檔案工作缺乏有效機制。

目前，基層單位檔案管理工作較為紊亂，認為搞經濟建設是硬任務、硬指標，而檔案工作可有可無，部分分管領導沒有落實，檔案工作處于松馳狀態。不少單位雖然建立了檔案室，但檔案工作流于形式，不規范、職責不明確、任務不落實、人員不到位，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業素質和基本技能。有的基層單位雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴，檔案收集難、利用難、編研難等現象十分突出。我們曾經做了調查，結果發現有一些檔案庫房能真正成為保管檔案的基地，少數檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實。部分基層單位雖成立了檔案管理領導小組，也有的基層單位連領導小組都沒有，但執法力度不夠，尚未開展有效的、正常的檔案管理工作。

4.檔案管理人員更替頻繁，業務素質有待提高。

由于體制問題，很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大部分是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠多的時間去管理或整理大量的檔案資料，有時也只是應付而已。條件好的單位，則直接送到上級檔案館或者請檔案館工作人員到單位幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然。

5.檔案管理創建活動參與面不廣，檔案利用力度不足。

開發檔案信息資源，服務三個文明建設是一項社會化的系統工作，需要激發廣大干部職工踴躍參與的積極性，并使其轉化為自覺的行動。但是有的單位只將檔案工作當作“臨時工程”來對待，沒有充分認識到檔案工作是單位現代化建設和經濟建設的需要。因此，一些領導干部疲于孤軍作戰，熱衷于階段性成果，一旦檔案管理達到星級標準，就放松了對檔案工作的重視。一些單位的檔案工作只注重治標不治本，沒有將檔案工作列入議事日程，列入目標管理責任制考核范圍之內，只會搞突擊性，雖然花費了很大力氣，但收獲甚少。endprint

6.基層單位檔案管理力度不足，有待加強。

目前，由于基層人員對檔案管理的意識比較淡薄，加之于很少主動去收集、整理、保存各種形式的材料，導致檔案管理工作無法正常開展。這就要求對檔案管理人員要進行規范、有意識的引導，定期對檔案人員培訓、投入一定的財力，讓檔案管理工作更上新臺階。

三、對基層部門檔案管理工作的思考與建議

1.提高認識，加強領導，努力為檔案事業的發展創造良好環境。

1.1在現階段現時期，領導重視是做好檔案工作的重要保證。為此，基層單位領導一定要站在構建和諧社會的高度，充分認識檔案工作對促進經濟發展的重要作用，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感。

1.2充分認識檔案工作是促進社會主義物質文明、政治文明和精神文明協調發展，建設和諧社會的基礎性工作。

1.3加強檔案法律法規的學習，進一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責任和義務；在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的檔案法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價值作用，不斷提高全社會的檔案法律意識。

1.4經常召開聯席會議研究檔案工作，認真聽取關于檔案工作的匯報，落實相關工作經費，及時解決檔案管理中出現的一些問題，時刻關心和支持檔案工作者，努力為檔案事業的發展創造良好的環境。

1.5基層單位領導特別是分管領導分工要明確，對檔案工作思想上要有位置，切實解決基層檔案管理工作中存在的一些困難和問題。基層黨政辦應是基層檔案管理的主要職責部門，各單位首先要加強綜合檔案的工作，并配備與檔案工作任務相適應的人員；其次是建立檔案管理網絡小組，配備兼職檔案員，并將檔案管理與目標管理責任制相結合。同時結合實際制定出切實可行的檔案管理細則，使單位檔案工作盡快走上制度化軌道。

2.加大投入，夯實基礎，切實推進檔案管理可持續發展。

檔案管理必須要有一定的經濟投入，如資金短缺、投入不足則是影響單位檔案發展的重要原因。單位如能增加檔案經費投入，完善檔案服務功能，是搞好單位檔案工作的基礎條件。因此，檔案經費開支要列入年初預算，確保資金到位；基層單位也應高標準嚴要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的基層單位還可添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，確保檔案信息不失密、不泄密。

3.健全制度，規范管理，保證檔案管理規范有序。

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。一是嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、整理、歸檔和對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作；二是建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，如《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等；對永久、30年保存的檔案應及時向縣級檔案主管部門進行移交；三是為避免檔案的丟失、改動，要嚴格執行檔案管理手續，建立健全檔案工作責任追究制，做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫有登記。

4.督促指導，進一步加強檔案管理隊伍建設。檔案管理是一門專業性很強的工作，因此，面對新形勢，迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。

4.1要求各基層單位選配好檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作。

4.2檔案主管部門要加強工作指導，通過舉辦檔案業務培訓班或抽調機關檔案管理員進行跟班學習或以會代訓等形式，組織管理人員學習檔案法律法規和業務知識，通過業務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，加強檔案隊伍之間的交流。同時，檔案主管部門要加大監督檢查力度，要建立健全檔案執法責任制，依法查處違法案件，使檔案執法檢查成為制度化、經常化、規范化。

4.3加強檔案宣傳力度。各基層單位要充分利用各類宣傳平臺，開展檔案法律、法規宣傳和教育，提高檔案法制觀念。還可編寫一些檔案基本知識手冊進行發放，讓干部群眾充分了解檔案的重要性，努力使檔案工作與群眾的日常生活密切地結合起來，使群眾形成良好的檔案意識，為基層工作的貫徹執行打好扎實的基礎。

5.理順體制，優化配置，將基層檔案管理工作提高到更加突出的位置。

基層檔案管理工作必須有相應的體制作保障，因此，要理順檔案管理體制，優化檔案資源配置，把基層檔案管理工作提高到更加突出的位置，真正擺上議事日程，則要認真組織全體黨員干部學習、宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》，使他們充分認識到檔案工作對于社會發展與經濟建設的巨大促進作用。各基層單位要適當加大對檔案管理建設的經費投入，完善考核激勵機制，把檔案管理納入單位的發展目標來進行評價考核。

[參考文獻]

[1]陳兆祦、和寶榮、王英瑋主編《檔案管理學基礎（第三版）》，中國人民大學出版社.

[2]馮惠玲、張輯哲主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社.

（作者單位：廣西桂林市口腔醫院，廣西 桂林 541001）endprint