淺析企業(yè)檔案檢索方法的發(fā)展

劉小增

摘要企業(yè)檔案檢索是企業(yè)員工對(duì)企業(yè)管理下的涵蓋企業(yè)職能的各類檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要進(jìn)行查找的檔案管理工作。檔案檢索是檔案利用工作的基礎(chǔ)和先決條件，企業(yè)的檔案管理部門通過專門的檢索工作，解決了檔案保管的一般體系和廣泛的特定的查找利用之間的矛盾。隨著信息化技術(shù)的普及，企業(yè)檔案檢索方式也隨之不斷發(fā)展，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的大趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞企業(yè)檔案 檢索辦法

一、傳統(tǒng)的檔案檢索方式——案卷和卷內(nèi)目錄檢索

最初的企業(yè)檔案檢索工具由案卷目錄、卷內(nèi)目錄兩部分組成。其中案卷目錄是案卷題名，揭示卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容等，固定卷內(nèi)文件順序，統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)單份文件數(shù)量。卷內(nèi)目錄是卷內(nèi)每份文件的摘要。在沒有信息化檢索工具的紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，這種“案卷和卷內(nèi)目錄檢索”是企業(yè)檔案信息檢索的標(biāo)準(zhǔn)工具。這樣組成的檢索方法，在過去按文件材料的內(nèi)容、時(shí)間、作者、類別組卷時(shí)，由于每個(gè)案卷件數(shù)很多，案卷題名不可能具體、詳盡地把每份文件材料的內(nèi)容囊括進(jìn)去，因而需要再有一個(gè)卷內(nèi)文件目錄，在檢索時(shí)，如果沒能在案卷目錄中查到所需要的內(nèi)容，再查本卷的卷內(nèi)目錄就可以找到。卷內(nèi)目錄在此起到補(bǔ)充和說明的檢索作用。

但這種“案卷+卷內(nèi)目錄”的檢索方式也存在局限性。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)不斷積累，檔案的立卷方式由最初的一件一檔發(fā)展為一事一檔，這樣一來，案卷目錄和卷內(nèi)目錄基本是一致的。卷內(nèi)目錄的內(nèi)容就顯得冗余，甚至與案卷目錄完全無二。因此，卷內(nèi)目錄部分有很相當(dāng)一部分比例不需要體現(xiàn)為檢索內(nèi)容，卷內(nèi)目錄的檢索工具制作變成無用功。

二、信息化的檢索方式——主題詞法

隨著第三次工業(yè)革命的發(fā)展，信息技術(shù)的普及成為決定企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展前進(jìn)的決定性要素，計(jì)算機(jī)的推出直接帶動(dòng)企業(yè)檔案管理，特別是檔案檢索技術(shù)邁上了一個(gè)巨大的臺(tái)階。計(jì)算機(jī)的使用，大大節(jié)省了傳統(tǒng)檢索方式耗費(fèi)的時(shí)間、人力、物力，也是檔案檢索發(fā)展過程中的偉大創(chuàng)新。

主題詞是直接以表達(dá)主題內(nèi)容的語詞作為檢索標(biāo)識(shí)，以字順為主要檢索途徑，并通過參照系統(tǒng)等方法揭示詞間關(guān)系的標(biāo)引和檢索信息資源的方法。最初，檔案檢索在計(jì)算機(jī)上的運(yùn)用方式，是由原來圖書館查閱圖書的檢索方式——主題詞法直接搬用來的。在美國，

“主題詞法（Subject-terms-controlled vocabulary）”最先產(chǎn)生。美國國會(huì)圖書館十九世紀(jì)后期開始編制過會(huì)圖書館主題詞表，并于之后多次增補(bǔ)修訂。主題詞法在我國的創(chuàng)立開始于1975年，由中國科技信息研究所和北京圖書館主編，歷時(shí)5年時(shí)間，于1980年在科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社正式出版《漢語主題詞表》。《漢語主題詞表》一部大型的綜合性中文敘詞表，它包括了人類知識(shí)的所有門類，分3卷10個(gè)分冊(cè)出版，共收敘詞11萬條。該詞表的建立，對(duì)于國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)和檢索文獻(xiàn)利用起到了開拓、推動(dòng)作用。

目前，主題詞檢索在檔案信息化利用中仍然占據(jù)主導(dǎo)地位，究其原因在于該檢索方式具有以下五點(diǎn)特性：

1.直接性：即直接用自然語言名詞術(shù)語作為標(biāo)識(shí)符號(hào)，最直觀、最方便，一目了然；

2.專指性：是指解釋和查找文獻(xiàn)主題的深度而言；

3.集中性：主題檢索語言對(duì)反映同一主題的各個(gè)方面的文獻(xiàn)可以達(dá)到高度集中的效果；

4.多元性：是指對(duì)文獻(xiàn)主題內(nèi)容采用多個(gè)主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引和檢索，揭示與查找該文獻(xiàn)的途徑多，從而提高對(duì)文獻(xiàn)的揭示能力和利用率；

5.適應(yīng)性：通過增補(bǔ)新的主題詞或通過組配，主題檢索語言在表達(dá)新概念的文獻(xiàn)和新的研究課題的資料時(shí)具有很強(qiáng)的適應(yīng)能力。

使用主題詞法建立信息檢索，可以引導(dǎo)借閱者對(duì)各類檔案根據(jù)文獻(xiàn)存儲(chǔ)與檢索的要求，對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行分析，從中提煉主題概念，確定主題類型、剖析主題結(jié)構(gòu)和確定概念間的關(guān)系。使用主題詞法標(biāo)引和檢索檔案，解決了用詞規(guī)范問題，這為企業(yè)檔案信息化管理提供了一條穩(wěn)妥可靠的途徑。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的檢索方式——關(guān)鍵詞檢索

關(guān)鍵詞源于英文“keywords”，特指單個(gè)媒體在制作使用索引時(shí)，所用到的詞匯。關(guān)鍵詞是圖書館學(xué)中的詞匯。關(guān)鍵詞搜索是網(wǎng)絡(luò)搜索索引主要方法之一，就是訪問者希望了解的產(chǎn)品、服務(wù)和公司等的具體名稱用語。關(guān)鍵詞是計(jì)算機(jī)術(shù)語，在企業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，用來作為標(biāo)識(shí)和查找一個(gè)檔案條目（記錄）的依據(jù)，計(jì)算機(jī)的一些內(nèi)部處理，如分類合并等也是以關(guān)鍵詞為依據(jù)。由于它不依賴于詞表“自由”確定，因此也叫自由詞。

關(guān)鍵詞最早使用在情報(bào)檢索中，后來被檔案檢索借用。比起主題詞，關(guān)鍵詞在檢索過程中的優(yōu)點(diǎn)有：

1.標(biāo)引迅速、容易、方法簡(jiǎn)便，無需查閱詞表，減少了確定檢索詞、查找詞表的工序；

2.由于各同義詞都可以標(biāo)引同一主題概念的文獻(xiàn)，對(duì)于同一篇文獻(xiàn)內(nèi)抽提出來的關(guān)鍵詞又可輪流作為索引標(biāo)題，這樣大大增加了檢索點(diǎn)和入口，使得信息檢索方便靈活；

3.使用關(guān)鍵詞有利于標(biāo)引信息資料、編制索引等信息加工過程的信息化，從而可降低企業(yè)對(duì)信息加工人員業(yè)務(wù)水準(zhǔn)的要求，可以節(jié)約人力。檔案管理利用計(jì)算機(jī)編制關(guān)鍵詞索引既可替代人工勞動(dòng)，又十分迅速。

雖然在當(dāng)今信息化時(shí)代，由于網(wǎng)絡(luò)的普及，以關(guān)鍵詞為主要工具的檢索引擎成為檔案信息化檢索的主要工具，但企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄、文書檔案、科技檔案，由于其特有的查考性，仍然需要在立卷時(shí)采用專屬主題詞著錄、建立企業(yè)職能索引。主題詞和關(guān)鍵詞檢索方式并行在今后一段時(shí)間內(nèi)仍將作為企業(yè)檔案檢索的兩項(xiàng)重要方式。endprint