淺談檔案管理存在的問題及對策

摘 要：當今社會與經濟正處于高速發展中，檔案管理工作也同時面臨著巨大的挑戰；提高工作人員整體素質，加強企業重視程度，利用現代化的科技和管理手段，是目前提高檔案管理工作效率的極其重要任務。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

一、檔案管理概論

1.檔案管理工作是在當前社會發展中是不可忽視的重點之一，通過檔案作為管理而展開的各種形式的工作活動，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、編研和提供利用等相關工作環節。在過去的檔案工作應用中，主要是針對國家政府機構進行管理。伴隨著當前科學技術領域的不斷發展，各種行業的日益興起，企業模式和發展制度的不斷完善，檔案被廣泛的應用在各個行業，成為各行各業工作中不容忽視的重點環節之一。在檔案工作中，要按照一定原則對檔案實體進行了系統分類、組合、排列、編號和編目，使其在工作的時候能夠合理的排序，保證在以后應用中及時的對其搜索整理，并及時研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，保證在工作中能夠正確的利用各種資源形式。

2.檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管理好檔案在各個機構的工作中是針對資源開發合理利用的關鍵前提。檔案管理工作雖然不生產物質財富，但是要在管理中加強對管理人員和工作人員的利用，使得其能夠形成一套系統化的管理模式和管理專業。檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，其隨著社會發展，對企業發展對經濟發展的作用逐步的提高和增量。

二、檔案管理中存在的問題

1.檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當多的，而這些步驟的處理，對于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。就目前的檔案管理來講，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的鑒定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是不能疏忽的，但是當前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對一些小細節的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價值。就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著問題。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現在專業素質上，為具備較高的專業素質，未能夠對檔案資料的管理提供專業的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。

2.檔案崗位工作人員的不重視。

現在的檔案崗位工作人員有相當一部分是沒有上崗證或是兼職其他工作，受其他工作的影響，不能全心全意地投入檔案管理工作。對應整理、歸檔的資料視若無睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業職務是根據檔案專業工作實際需要設置的工作崗位，有明確的職責和任職條件，應實行專業職務聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業檔案工作人員。高、中、初級檔案專業職務的限額應與本單位所承擔的檔案工作任務想適應。上崗后應多鼓勵檔案工作人員參加繼續教育、職稱評定等活動，提升服務意識、加強職業道德，正確地進行自我評價。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正地貫徹執行，而有些檔案管理制度沒有實際的可操作性。對于這種現象，總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規章制度來確保檔案管理工作的規范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節點與應歸檔期限，以及逾期歸檔應采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據可依，嚴格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現象。

三、檔案管理工作的對策

1.針對管理人員

根據檔案工作的性質，企業要確定專人管理檔案工作，不斷提高檔案意識，強化教育培訓工作。針對管理人員素質差的情況，企業領導要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，做到獎罰分明。檔案事業的發展、服務質量的提高就在于檔案人員整體素質的不斷提高。要建立良性的運行機制，建立和健全繼續教育的管理制度，檔案人員要主動參加定期的繼續教育及培訓，更新知識，不斷提高業務能力及水平，適應新時期檔案事業的發展。社會主義市場經濟的建立，對企業檔案工作提出了新的更高要求，檔案工作者只有更新觀念，開拓創新，轉變傳統檔案服務方式，以滿足現代企業不同層次的檔案利用者的需求，更好地為企業發展服務。

2.創新管理方案

全球經濟一體化的建立，對企業檔案工作提出了新的更高要求，檔案工作者只有更新觀念，開拓創新，轉變傳統檔案服務方式，以滿足現代企業不同層次的檔案利用者的需求，更好地為企業發展服務。一是為了方便利用，企業檔案館（室）要編制專題目錄、索引、概要、指南等手工檢索工具，對其編制要按照國家統一標準進行，以適應一體化利用；二是企業檔案人員盡快掌握電腦的相關知識，以逐步把檔案信息輸入計算機，在互聯網上建立企業檔案信息網站，宣傳企業，利用網站優勢，實現檔案信息資源更充分、更廣泛的利用，為企業新時期檔案提供利用服務的新渠道；三是對企業檔案工作人員要及時掌握檔案的翻閱率。對利用率高，具有重要參考作用的紙質檔案，通過掃描、錄入等方式轉化成數字化信息，建立較為完善的企業檔案數據庫，并通過網絡為企業提供高效率信息檔案服務。

四、結束語

在現代化檔案管理中，企業檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業行政管理、經濟管理、技術管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業的發展有至關重要的作用，企業只有重視檔案管理工作，結合自身檔案特點，管好檔案，用好檔案，為企業發展服務，才會促使企業檔案工作可持續發展。

參考文獻

[1]梁浩.企業檔案管理問題分析.科技情報開發與經濟，2009.30

[2]閆靜.國外三種企業檔案管理模式深析.檔案，2014.10.22

[3]周佳寧.探索企業檔案管理工作的新思路.企業改革與管理，2015.3

作者簡介

李勝銀（1970-10-9），男，滿族，河北省平泉市人，中國政法大學法學本科畢業，檔案館員，主要從事司法行政管理工作。

（作者單位：河北省平泉市平泉鎮政府）