航天企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

毛幗英

摘要： 本文基于知識管理環(huán)境下對航天企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行分析研究，結合國外先進管理經(jīng)驗，闡述了構建航天企業(yè)檔案管理的新思路。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化

一、航天企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。檔案是企業(yè)的決策依據(jù)，是企業(yè)維權的法律依據(jù)，是企業(yè)活動的參考依據(jù)。目前在航天企業(yè)，能通曉檔案的功用，對檔案進行科學管理，但也存在不足之處。

（一）實體管理模式與信息管理模式并存

現(xiàn)在航天企業(yè)檔案采用實體管理模式與信息管理模式并存的管理模式。實體管理模式采取手工管理方式完成檔案整理、鑒定、利用等各項工作。這種方式費時費力，效率低下，無法在短時間內實現(xiàn)檔案信息的二次利用。信息管理模式的重點不再局限于保管檔案實體而開始放在對檔案資源的開發(fā)和利用上。通過對航天企業(yè)某院的調查可得，全部單位都已安裝檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文件目錄級的管理。院內所屬單位18%采用信息化管理模式，82%采用實體管理模式與信息管理模式并存方式。由此可見，航天企業(yè)檔案管理的重點還是放在對實體的保管上，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍。

（二）檔案觀念落后，檔案價值未被認識

航天企業(yè)中檔案部門一直處于科研生產業(yè)務鏈的末端，產生不了直接的經(jīng)濟效益，同時還需消耗一定的人、才、物等資源，一定程度上增加企業(yè)運營成本，導致企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中不斷被弱化、邊緣化。在企業(yè)組織機構重組時，撤并檔案管理機構，壓縮管理經(jīng)費，壓低檔案管理人員的薪酬，頻繁變動檔案管理人員現(xiàn)象時有發(fā)生，完全忽視檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用，造成企業(yè)無形資產的流失。

（三）管理手段落后，環(huán)節(jié)冗余

從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中可以看出，檔案管理手段較落后。在文件收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)大多采用手工記錄，工作效率低，工作準確性低，占用大量的人力資源和財力資源，信息的儲存、查閱和修改等問題較為不便。采用手工作業(yè)方式的單位勞動量大，耗時多，每個工作環(huán)節(jié)都要進行記錄交接，交接環(huán)節(jié)繁瑣，文件查新查全率低。兩種方式并存的單位雖實現(xiàn)了計算機管理，但僅僅停留在文件級的目錄編制、統(tǒng)計與檢索等基礎工作上，缺乏綜合處理的技術能力。近一段時間內兩種方式的并存，問題會越發(fā)突顯，電子文件與傳統(tǒng)紙質文件在管理標準、處理方法、保管方式等方面存在矛盾，需對其中不合理、不必要的環(huán)節(jié)進行徹底的變革。

（四）檔案資源缺乏系統(tǒng)管理

以航天某所為例，部門各自為政，都在推進部門的信息化建設。

單位內部出現(xiàn)多套信息管理系統(tǒng)，最多時達到10余個。如數(shù)字化協(xié)同系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)、經(jīng)營合同管理系統(tǒng)、標準查詢系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。各部門的文件都在自己的系統(tǒng)里運行，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)標準、結構等不盡相同，互不兼容，很難做到信息和知識資源的自動交換，互聯(lián)互通，從而形成了一個“信息孤島”。單位倡導一體化管理，但沒有實質進展。雖成立信息中心，但只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正將信息資源進行有效整合，提供系統(tǒng)的集成的信息服務。

二、成熟企業(yè)檔案管理經(jīng)驗借鑒

（一）成熟企業(yè)檔案的管理特點

1.企業(yè)檔案館在提供利用方式上十分多元化。部分成熟企業(yè)檔案在提供利用方式上具有很強的靈活性。除傳統(tǒng)服務方式之外，還通過網(wǎng)絡提供檔案服務，如IBM公司檔案館負責管理公司歷史網(wǎng)站，訪問量達45萬人次。

2.部分成熟企業(yè)非常重視對檔案價值的利用。企業(yè)檔案館不僅關注企業(yè)歷史研究，還將檔案資源投入到經(jīng)營管理活動中，努力為企業(yè)服務?？煽诳蓸饭久磕陱臋n案中尋找意向，而制成的產品可以產生超過700萬美元的利潤。

3.部分成熟企業(yè)檔案館藏實現(xiàn)了各種信息綜合化管理，是一個綜合性機構。除了以傳統(tǒng)的企業(yè)檔案保管中心存在外，它們還具有信息服務中心，企業(yè)形象展示中心、工業(yè)文化遺產中心等性質。例如，IBM公司檔案館除了是檔案保管中心、信息服務中心和企業(yè)形象展示中心之外，實際上還是IBM的博物館。

（二）對我院檔案管理的啟示

運用拿來主義，借鑒別人的成熟經(jīng)驗，引導檔案工作達到一個新的高度，是檔案人員的責任所在。

1.信息技術使檔案利用更為便捷。檔案工作者已認識到企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式已不適應現(xiàn)在的快速發(fā)展，數(shù)字化信息化的管理是當前電子檔案與紙質檔案管理的未來發(fā)展趨勢。

2.深入挖掘檔案資源為企業(yè)服務。國外企業(yè)檔案工作的產生主要是出于檔案工作能為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接的價值。這是值得我們借鑒的。如何使航天企業(yè)檔案工作為企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營創(chuàng)造效益？需要調整檔案工作的重心，深入挖掘檔案資源，最大限度地投入到科研生產經(jīng)營管理活動中，為企業(yè)提供及時、有效的信息服務。

3.檔案綜合性管理使檔案價值最大化。借助相應的檔案知識管理方法、手段和技術，通過將分散的資源最大整合、集成、實現(xiàn)一體化綜合管理，真正實現(xiàn)檔案知識價值的轉化。

三、航天企業(yè)提升檔案管理水平的對策

（一）采用知識管理模式

社會發(fā)展進入知識經(jīng)濟時代，知識管理也應運而生。知識管理的理念和方法將推動企業(yè)檔案管理逐步轉型知識管理模式。傳統(tǒng)的以“實體管理”“信息管理”為特征的企業(yè)檔案管理業(yè)務模式受到?jīng)_擊。航天檔案是企業(yè)的信息資產和知識資源，對其進行科學的管理，不僅可以支持決策，同時也有助于企業(yè)知識的積累與深化。航天某單位加強技術基礎建設，搭建了“知識資源管理平臺”，不斷強化未來知識資源的整合和開發(fā)利用，實現(xiàn)企業(yè)知識資源的共享。這種知識管理視角下的業(yè)務模式將成為未來企業(yè)檔案管理發(fā)展的主要趨勢，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

（二）增強檔案價值意識

意識決定行動。檔案管理模式的變革要以檔案管理意識的變革為基礎。航天企業(yè)中主要領導及人員對檔案工作價值的認知程度，決定著對檔案工作的態(tài)度，在很大的程度上決定著檔案工作的發(fā)展。加強檔案宣傳工作力度，提高對知識管理的認知度。隨著知識經(jīng)濟的到來，讓企業(yè)領導者逐漸意識到，知識是企業(yè)不可或缺的一種資源，要在激烈的市場競爭中獲得成功，首先要獲得知識。同時，將檔案管理工作納入企業(yè)制度管理，積極構建檔案管理體系，明確檔案業(yè)務流程，做到有法可依，真正讓檔案工作在企業(yè)管理中占有一席之地。

（三）構建檔案管理新方式

信息時代的快速發(fā)展，使得電子文件數(shù)量越來越龐大，種類越來越繁多，而實體文件將逐漸退出歷史的舞臺，電子文件將成為主角。電子文件的管理需要加強前端控制和全生命周期的管理。并在電子文件的每個階段都要進行控制，確保電子文件的真實性，完整性。要轉變傳統(tǒng)的“末位”觀念，樹立“先行”意識。同時，為了使這些檔案發(fā)揮最大的效能，對電子文件進行系統(tǒng)化整合，將企業(yè)檔案作為知識資產進行管理，實施檔案知識管理流程，實現(xiàn)知識共享，提高企業(yè)科研生產能力。

（四）建設信息資源平臺

要想解決航天企業(yè)業(yè)務活動中產生的有價值的文件和信息進行收集、整理、歸檔、保存和利用這一系列的問題，檔案管理就要向知識資源管理方向發(fā)展，整合現(xiàn)有管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫鏈接，集中統(tǒng)一管理，構建由“檔案知識資源庫”“檔案知識資源整合系統(tǒng)”“檔案知識資源服務系統(tǒng)”三位一體的“檔案知識資源管理平臺”?！皺n案知識資源庫”主要是集中存儲企業(yè)各種信息和知識；“檔案知識資源整合系統(tǒng)”主要是全面收集企業(yè)內各子系統(tǒng)產生的電子文件，并對其進行加工處理，轉化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，存入到檔案知識資源庫中；“檔案知識資源服務系統(tǒng)”主要是為利用者提供一個檢索和服務的窗口，為決策層提供戰(zhàn)略性的決策服務，為科技人員提供系統(tǒng)的科研檔案知識，避免重復研究。

在知識管理時代，檔案工作的服務和管理模式也正在并將持續(xù)地發(fā)生巨大變化。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎上，航天檔案管理只有向著知識管理方向發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作才有更為廣闊的發(fā)展空間，才能在企業(yè)活動中發(fā)揮更為重要的作用。如果說知識成就未來，那么航天檔案信息資源也必將助力航天事業(yè)發(fā)展。

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