關于做好事業單位人事檔案管理的幾點思考分析

韋美芬

摘 要：在事業單位的各項工作開展當中，人事檔案管理是其中較為重要的一個方面。人事檔案是事業單位中工作人員個人信息的主要載體，可以將工作人員的個人經歷、工作情況及具體表現等清晰、直觀地體現出來，也是事業單位的領導在選拔、任用、調用人才時最為主要的參考依據。伴隨我國人事制度的不斷改革及事業單位工作的深入開展，人事檔案管理工作存在的主要問題也被逐漸暴露出來，造成人事檔案管理出現明顯的漏洞，進而影響了事業單位相關工作的有序開展。筆者將在本文當中針對事業單位人事檔案管理存在的問題予以分析，并且進一步分析如何做好該項工作。

關鍵詞：事業單位；管理；人事檔案；分析；問題；思考

對于事業單位的工作人員而言，人事檔案對其自身非常重要，人事檔案主要是記載事業單位工作人員自身履歷、政治面貌、個人相關資料等方面的內容的重要資料。人事檔案對于工作人員自身的工作調動、晉升等都十分重要，所以，做好這方面的管理工作也是事業單位中必不可少的工作內容。人士檔案的管理工作除了是保證工作人員相關信息科學性等的重要方面，更是保證事業單位整體工作順利開展的主要因素之一。但是，在多方面因素的影響之下，事業單位的人事檔案管理經常會出現各類問題，這樣不僅會造成人事檔案的管理質量明顯下降，甚至會影響事業單位整體工作的順利進行。因此，針對人事檔案的管理予以分析極為必要，筆者將在下文作相關探討。

1 事業單位人事檔案管理的主要問題

1.1 認識程度不足

在事業單位的人事檔案管理當中，很多單位對該項工作認識嚴重不足，造成其存在一些問題。很多事業單位的領導認為人事檔案管理工作僅僅是一種輔助性工作，認為檔案只要收集妥當、不丟失即可。很多事業單位在人事檔案的管理方面的要求標準較低，管理人員的日常工作十分松散，且在管理方面存在很多疏忽之處，管理人員的工作較為被動，導致人事檔案管理難以有效開展。

1.2 檔案管理水平低

很多事業單位在人事檔案管理方面的水平較低，沒有制定完善的管理制度等，相關的管理人員也未能接受科學的培訓，造成專業化水準相對較低，很多事業單位的管理人員經常身兼數職，難以實現專職管理，導致管理人員的精力較為分散。很多事業單位的檔案管理水平低還體現在設施落后等方面，很多單位用倉庫等作為人事檔案的存放環境，硬件配置極其不完善，防水、防火等工作也不到位。此外，一些管理人員在人事檔案的管理中將其長期置于陽光下，導致檔案出現腐蝕、脫落等情況，造成管理水平較低。

1.3 管理人員素質不達標

一些事業單位在人事檔案管理人員的選擇方面較為隨意，經常選擇一些內部其它崗位的工作人員從事該項工作，沒有安排專職的管理人員。很多事業單位在人事檔案的管理人員培訓方面也存在一些問題，很多單位都沒有讓管理人員接受過系統、專業的培訓，導致管理人員在遇到問題的時候很難及時解決，也無法確保人事檔案管理的科學性等，造成人事檔案管理質量較低。

2 如何做好事業單位人事檔案管理工作

2.1 提高管理認識

事業單位的人事檔案管理質量若想得到切實提高，首先就需要不斷提高管理者的自身意識，不斷加強相關的組織領導，利用事業單位的管理人員去不斷帶動檔案管理者的相關認識。事業單位的領導應當充分認識到該項工作的重要價值，并且做好組織領導，將人事檔案的管理提到戰略高度上，成立人事檔案管理領導小組，指派相關的領導進行負責，對于人事檔案的管理親自把關，并且建立并完善具體的管理制度等，確保人事檔案管理的科學化與規范化，這樣才能為該項工作的后續開展奠定堅實基礎。

2.2 加強基礎建設、提高管理水平

在事業單位的人事檔案管理中，必須加強檔案管理的基礎設施建設，不能隨意選擇一間庫房作為檔案的存放之處，而要確保檔案的存放地點有很強的防火、防水、防潮、防盜的功能，以免檔案存放期間出現嚴重問題。

某市一事業單位在人事檔案管理中針對基礎設施方面進行有效加強處理，為檔案庫房配備了專門的儲藏柜等，并且保證每1000卷檔案的存放面積達到25㎡，并且為檔案存放處安裝了中央空調，并配有滅火器設備，這樣就可以避免檔案在存放期間出現嚴重的問題。與此同時，該事業單位還針對人事檔案的管理制度等予以完善，并且不斷健全檔案的相關功能等，確保人事檔案所記載內容的客觀性、真實性等，為人事決策等工作提供較為可靠的依據，確保該項工作的水平不斷提高。

2.3 加強人員培訓

在人事檔案的管理當中，管理人員自身的素質及能力也是極為重要的一個方面，如果管理人員自身綜合素質較低，人事檔案的管理質量自然無法得到提高。所以，事業單位還需要不斷加強檔案管理人員的自身素質。

某市一事業單位在人事檔案管理人員的選擇方面主要選擇一些經驗豐富、責任心強的工作人員，并且實行專人專崗制度，避免管理人員兼任其他職位而造成精力分散等。該單位在選擇好管理人員之后，還會讓其接受一系列科學培訓，主要包括具體的檔案管理方法、實踐操作方法、突發問題解決措施等，并且幫助管理人員樹立科學的管理意識等，讓其認識到該項工作的必要性。此外，在管理人員接受培訓之后，該單位還會定期組織考核，提醒管理人員不斷完善人事檔案管理的同時提高其綜合素質與實踐能力。

2.4 引入信息技術

隨著當前信息時代的快速發展，事業單位的人事檔案管理工作也需要與信息技術緊密結合。事業單位需要針對人事檔案的管理建立相應的信息庫，將人事檔案的相關信息等輸入信息庫中，并且進行編號處理等。這樣一來，管理人員在收集和調取人事檔案的時候，就可以利用信息庫進行查詢，之后將其調取出來，大大提高了管理效率，也可以保證該項工作的整體質量。與此同時，引入信息技術之后，檔案管理的安全性也可以得到較好保證，可有效避免檔案出現遺失等，以免給人事工作帶來影響。

3 結語

伴隨我國當前事業單位新的發展趨勢影響，其內部的人事管理制度也處于不斷改革的背景之下。在事業單位的各項管理工作當中，人事檔案管理十分關鍵，這不僅關系到單位內部工作人員的發展，更與事業單位整體發展質量息息相關。所以，事業單位的相關人員需要認識到人事檔案管理工作的必要價值，并且建立并完善先進的管理機制等，還需要在其管理模式的應用中融入先進的管理方法等，并且不斷提高管理人員的整體素質，這樣才能確保人事檔案管理更為規范，科學性更為明顯，避免出現嚴重的管理漏洞等。只有做好事業單位的人事檔案管理工作，才能確保工作人員的調動等順利開展，進而保證事業單位各項工作的質量得到切實提高。

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