信息化時代加強機關檔案管理的重要性及舉措

李麗++趙航

【摘要】隨著經濟社會的發展和進步，傳統的機關檔案管理方法已經不能適應機關單位高效運轉的需求。機關檔案管理的信息化、科技化、電子化已成為機關檔案管理的一種發展趨勢，也是解決傳統檔案管理工作中存在問題和矛盾的一種重要舉措。

【關鍵詞】機關檔案；信息化；重要性；舉措

加強機關檔案管理，對促進機關單位各項工作有條不紊地運行具有非常重要的意義。但目前傳統的檔案管理方法還存在沒有專門存放場所、存放條件不達標、管理人員素質不高、紙質檔案容易缺失等諸多問題，已經不能適應機關單位高效運轉的需要。新形勢下隨著電子信息技術的不斷發展，機關檔案管理信息化、科技化、電子化，已成為機關檔案管理的重要發展趨勢。如何加強機關檔案管理工作的信息化建設，對于創新機關檔案管理方式、提升機關檔案管理水平，具有非常重要的意義。

一、機關檔案管理信息化的重要性

信息化在國防軍事、科學研究、航空航天、交通運輸等各個領域所發揮的重要作用我們已經有目共睹。同樣，實現機關檔案管理信息化，對提升機關檔案管理水平也將發揮非常重要的作用。

（一）可以大幅提升機關檔案管理的工作效率。對眾多機關事業單位而言，每年都會產生許多檔案，有些機關事業單位每年需歸檔保存的檔案達數千甚至數萬件，且需要長期保存，不能出現閃失。這對檔案保存場所、保存條件都是一個嚴峻的考驗。假如沒有信息化的幫助，眾多紙質檔案的整理與保存都將是一項非常繁瑣、復雜的工作。而實現機關檔案管理信息化后，不但能大幅節省人力、物力、財力，還能大幅提升檔案管理效率，實現檔案管理的規范化、高效化。

（二）可以解決檔案存放場所不足的矛盾。目前，部分機關單位，尤其是基層機關單位，因工作場所限制，還沒有配備專用的檔案存放場所。即便配備了專用檔案室的單位，因每年需入檔的新檔案較多，且常年積累的陳舊檔案占用了較大空間，導致檔案存放空間越來越少，捉襟見肘。實現檔案管理信息化后，通過將陳舊檔案進行電子化處理，能夠節省存放空間，有效解決檔案存放場所不足的矛盾。

（三）可以提高檔案查詢效率。由于陳舊檔案較多，因此查詢起來非常不便。加上在檔案存放過程中對檔案的立卷、歸類、存放等工作做得不細致，檔案查詢更是困難，間接加重了檔案管理工作人員的工作任務。而通過信息化技術實現紙質檔案電子化保存后，將大大提高檔案的查詢效率。

（四）可以提高檔案的流轉速度。一份紙質檔案，如果幾個科室或多人同時需要，就要在科室間或個人間進行流轉，浪費時間；若是進行多份復印，雖然節省流轉時間，但又浪費紙張。因此，紙質檔案不利于檔案的流轉和分享。實現檔案電子化后，一份電子檔案，不管多少科室多少人需要，都可以在最短的時間內傳送給所需科室和個人，提高了檔案流轉速度和使用效率。

（五）可以提升檔案保存的穩定性。傳統的檔案保存方法容易導致紙質檔案遭受破壞，比如發霉、腐爛、蟲蛀、鼠啃等等，降低了檔案的保存壽命。將紙質檔案進行電子化處理使用移動硬盤、光盤、計算機進行保存，因上述存儲載體受外界影響較小，并且穩定性、安全性較強，可以大大提高檔案保存壽命，能夠滿足機關單位長期、大量存儲各類檔案的需要。

二、新形勢下提升機關檔案管理信息化的創新舉措

（一）應提升領導干部對檔案管理信息化的認識。機關單位的主要領導和相關分管領導，一定要對檔案管理信息化具有深刻的認識，要把檔案管理信息化工作作為單位的一項重要工作來抓，要為檔案管理信息化創造有利條件，從工作人員配備、經費保障等多方面為檔案管理提供組織保障，為早日實現本單位檔案管理信息化打下堅實基礎。

（二）應認真做好檔案信息管理系統的開發建設。檔案信息管理系統的開發建設，是實現機關單位檔案信息化管理的一個必不可少的舉措，也是檔案信息化管理的根本。因此，各地區、各部門要結合各自的實際，精心開發設計適合本地區、本部門的檔案信息管理系統，從軟件上、根本上解決本地區、本部門在檔案電子化進程中存在的問題，做到一勞永逸，有效提升機關檔案信息化管理水平。

（三）應配備高素質的工作人員和高配置的電子設備。檔案工作者必須有高度的責任感、使命感和扎實全面的業務知識、業務技能。因此，要挑選業務能力強、工作效率高、責任心強、愛崗敬業、能熟練使用各類電子設備的工作人員擔任檔案管理工作。要采購配置較高、在同類產品中各項指標位列前茅的電子設備，從而在硬件上保證檔案管理信息化的需要。

（四）應健全相關規章制度。機關檔案管理信息化是一個長期的過程，這個過程需要健全的規章制度做保障。因此，要制定并執行相關的規章制度，如電子檔案收集制度、歸檔制度、紙質檔案的轉化制度、電子檔案查閱制度、電子檔案保密制度等等，以制度為抓手，實現檔案信息化管理的規劃化、標準化、高效化，不斷加快檔案管理信息化應用水平。

三、結束語

機關檔案信息化管理是機關檔案管理工作的必然發展趨勢，實現機關檔案管理工作信息化，對于提升機關檔案管理工作效率，解決機關檔案管理工作中存在的一系列問題，都具有非常重要的意義。全面認清機關檔案管理工作信息化的重要性，并通過開發專用的檔案信息管理系統、配備高素質管理人員、采購高配置電子設備、健全完善相關規章制度等措施，從而進一步加強檔案管理信息化、現代化進程，進一步改善優化機關單位管理環境，對提升整個單位的信息現代化建設也有著重要意義。

【參考文獻】

[1]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2015（04）.

[2]夏偉.機關檔案管理信息化建設探析[J].辦公室業務，2016（10）.endprint