辦公室主任溝通協調藝術的分析

陳炳煊

摘要 實現各個工作職能部門之間信息傳遞的有效協調，是辦公室主任日常工作管理環節內，較為主要的實踐性協調內容。本文將辦公室主任溝通協調工作的開展，作為主要研究內容。根據辦公室主任共同工作開展所面對對象的各不相同，對指定溝通方式之中蘊藏的協調藝術做出了詳盡的介紹，望能夠幫助相關從業人員更好的認知協調溝通工作開展的重要性。

關鍵詞 辦公室主任 溝通協調藝術 分析

良好高水平的溝通協調能力，是能夠提升辦公室主任工作管理效率的有效途徑之一。辦公室工作協調能力的不斷提升，也是能夠有效強化各種辦公室活動基本執行能力不斷提升的主要方法之一。為更好的保障辦公室主任在面對緊急管理事項時，也能夠通過利用高水準的溝通藝術從容不迫的加以面對。有關辦公室主任溝通協調藝術的分析，逐漸受到社會各界人士的熱切關注。

一、辦公室主任面對高層領導人員時的協調藝術

作為高層領導人員的得力助手，辦公室主任在日常工作生活當中與高層領導人員開展信息溝通的頻率較高。為此，辦公室主任要提升自身對領導指示性內容做出的領會和感悟能力，更好的協調下屬在職人員與高層管理人員之間的人際關系。辦公室主任要樹立靈活應對的協調認知思想，結合高層管理人員各不相同的辦事風格，設定與之相匹配的溝通協調方案。在明確掌握領導指示內容的基礎之上，積極配合領導開展并完成各種指向性的工作任務。

在此基礎之上，作為高層領導的得力助手，辦公室主任經常在日常工作生活當中被迫扮演滅火器的疏導角色。當高層領導與基層從業人員以及各職能部門的工作人員之間，因認知觀念不和而產生矛盾現象時。辦公室主任有責任通過利用高水平的溝通協調藝術，在充分了解沖突事件起因經過的基礎之上，力爭化解領導與基層從業人員之間的矛盾紛爭。只有辦公室主任能夠真正做到動之以情、曉之以理，才能在得到基層工作人員支持的同時，更好的傳達高層領導人員在工作管理方面下達的指示內容。

二、辦公室主任面對同級主任時的協調藝術

各個不同職能部門辦公室的主人管理人員之間，由于不存在上下級管理權限的劃分，在日常工作生活當中更應著重關注各種溝通協調方式的拿捏。辦公室主任在向同級工作人員傳達各項工作指示時，應當時刻關注自己為人處世的溝通態度和言語辭藻的使用方式。面對與自己工作級別相等的其他部門的辦公室主任，在與其進行信息溝通以及經驗交流的協調工作時，應當做到態度恭維、謙虛有禮。面對自已與其他辦公室主任在認知觀念，以及辦事方法應用方面存在的分歧現象，應當積極借鑒他人更為合理的工作模式。

只有辦公室主任能夠認識到自身辦公管理過程中存在的欠缺和不足，積極接納他人有效的意見和建議，才能不斷強化自身溝通協調的實際辦事能力。當遇到在自身專業知識的儲備無法應對的管理難題時，辦公室主任也可以秉承謙虛有禮的學習態度，向其他職能部門的同級別工作人員尋求幫助。整個協同合作的工作過程，應當及時上報反映到單位高層領導人員處。只有辦公室主任能夠不斷提升自己在日常工作協調過程中的主動性，才能最終實現其溝通協調有效性飛速提升的發展目標。

三、辦公室主任面對基層工作人員時的協調藝術

當辦公室主任面對辦公室內基層在職工作人員時，各項基本工作任務工作精神的宣導與管理協調工作的開展，與其面對高層領導人以及統計工作人員時的溝通模式相比，有著一定形式的區別。經過抽樣調查和研究表明，在相同職能崗位辦公室的工作環境之內，和諧氣氛更加濃厚的工作氛圍，往往能夠提升整個辦公室從業人員各項任務的完成效率。為此，作為整個辦公室氣氛營造以及工作執行的帶頭人物，辦公室主任應當在日常管理協調工作開展的實踐性工作環節內，積極主動的發揮自身領頭示范性的規范作用。

面對辦公室內日常復雜沉重的工作任務量，主任責任負責人應當盡可能提升其與指定管理對象，在情感交流方面的溝通頻率。通過采用面談、信訪以及電話溝通的信息交流形式，更好的掌握辦公室內其他在職人員在工作方面所需支持的實際需求。辦公室主任還要不斷優化自身協調辭藻的應用技巧，當管轄范圍內工作人員因意見不合而出現分歧矛盾現象時，辦公室主任有責任傾聽工作人員對整個矛盾事件全過程的闡述，對其加以耐心的指導和心理疏通。通過與矛盾雙方工作人員開展情感交流的溝通活動，為矛盾事件的疏導工作尋找最佳的解決路徑。只有辦公室主任能夠在不影響自身管理者權威形象的同時，適當扮演好中間和事佬的協調角色，才能為辦公室和諧工作氣氛的營造，奉獻自己的一份力量。

四、結語

總而言之，溝通和協調是辦公室主任在日常工作生活當中，能夠有效提升執行效率、獲得更多群眾支持力量的主要方式之一。結合目前辦公室主任日常工作的發展近況，將其能夠應用于各個層面管轄范圍內，協調藝術的存在形式做出了詳盡的分析。辦公室主任在日常工作生活之中應當擺正自身的發展認知地位，針對不同管理對象應用不同形式的溝通技巧，才能實現其管理水平的提升。endprint