對高校審計檔案歸集過程的思考

高莫愁

摘要：作為一名高校審計部門的兼職檔案員，在日常工作實踐中，時常能感受到審計檔案歸集的重要性。審計檔案有區別于其他檔案的特點，要做好審計檔案的歸集工作就要對歸集過程反復進行重新梳理。文章從針對職責、明確職責；抓住要點、事倍功半；把握節點、完美收官；探討難點、更加完善等四個方面談了對高校檔案歸集過程的體會，以期為高校內部審計檔案管理起到參考和借鑒作用。

關鍵詞：高校；審計檔案；歸集過程

審計部門是高校重要的檔案立卷單位，每年審計檔案的歸集，需要審計人員全體總動員，齊心協力才能完成，時間跨度長，工作要求高，是審計工作的重要組成部分。本人根據幾年來兼職檔案員的工作實踐，對審計檔案的歸集過程進行了梳理，對如何做好這項工作淺談一些體會。

一、針對特點，明確職責

審計檔案大致分為兩類：綜合類和審計項目類。綜合類檔案，主要指上級機關下發的文件、制度、簡報等公文類材料，它的歸集根據相關要求，分門別類，相對比較簡單。審計項目類檔案，則是審計檔案中分量最大的重頭戲。它內容廣泛，主要包括以審計報告為項目的各種證明性、立項性和結論性材料，歸集具有一定的技術含量，相對復雜。本文所述的主要是指審計項目類檔案的歸集。

審計項目類檔案，它有兩個顯著的特點。

（一）審計檔案材料的群體性

一是，審計人員的交叉。項目類審計檔案均以項目立卷，一份審計報告為一個項目。每一個項目的審計，是根據領導安排，由項目組長帶領小組成員共同完成的。在審計安排中，通常會有多個項目同時開展審計，受人員數量的限制，往往出現此項目的組長在彼項目中是組員，而彼項目中的組長在另外項目中是組員的情況，因此，人員交叉，勢必造成某些存檔材料的分散、混合。二是，審計檔案來源于多種渠道。根據存檔需要，材料來源出處眾多。有的來自被審單位，有的來自項目成員自己的收集，還有對審計項目的跟蹤記錄，多人多手，紛雜繁多。

（二）審計項目后續整改材料的延續性

審計檔案中有一件“審計意見落實的反饋情況”的內容，即被審計單位根據審計報告意見的要求，對審計出來存在的問題，需要逐條整改落實的情況證明。延續性經常會表現在兩個方面，或者是被審單位因各種原因，未能及時向審計部門報送整改材料；或者是因某些問題的整改無法在短期內一步到位，需要繼續跟蹤落實，這些都將導致這部分檔案延續歸集。

審計檔案的特點，使審計檔案歸集以“明確職責，誰審計誰立卷”的基本原則進行，我部門將歸集過程分為前后兩期。前期工作的主要內容涉及在審計過程中的所有該歸集的存檔材料，均由各審計項目組長負責收集完成，同時明確組長必須對自己的審計項目檔案質量負責；后期工作主要包括對組長所歸集的檔案材料進行組織、整理、復核、著錄直至移交檔案館等一系列工作，則由兼職檔案員來負責完成。

二、抓住要點，事半功倍

在由審計組長負責的前期過程中，必須要抓住兩個要點。

一是時間要點。項目的審計工作是繁忙又瑣碎的，因此，在工作中，有時會忙于審計內容的開展，而忽略了必須存檔的材料的及時收集歸攏。甚至會出現項目審計已完成，材料尚未整理的情況，直至在兼職檔案員的催促下才開始整理。這樣，既費時又費力，還難免有漏缺，質量不高，不符合檔案要求。因此，審計組長一定要在思想上加以重視，抓住同步進行的時間要點，即審計項目一開始，收集和整理相關的項目文件和有關材料也就開始，及時增補缺少或遺漏的檔案材料。

二是規范要點。追求規范看似簡單，運作起來難度不小。項目檔案有時一件的支撐材料可達數百頁，在總量上非常可觀。如果材料整理不符合規范要求，那么若重新返工，反復來回，就會事倍功半，最終影響整個檔案工作的質量和進度。因此規范操作尤其重要。我們必須嚴格按照有關制度要求來立卷歸集。審計項目組長在整理檔案時，應以結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料三個單元為序進行排列。匯總目錄放在檔案的第一張，后面的證明性材料以審計報告中體現的審計情況和問題來區分件，每一件附以審計問題分類匯總單，一張匯總單及后面的支撐材料作為一件；件的內容需要完整清晰，每一份材料都必須仔細鑒別重要性并果斷取舍，該有蓋章或簽字的證據材料必須齊全，破損或涂改嚴重的材料需重新復制后附于原件后。

抓住上述兩個要點，就能保證前期歸集工作事半功倍、順利完成。

三、把握節點，完美收官

校檔案館一般要求當年的6月底前須完成上一年審計檔案的移交工作，因兼職檔案員亦有其他的審計任務，因此后期工作必須是見縫插針來完成。

在由兼職檔案員負責的后期過程中，必須要把握好幾個時間節點：一是3月下旬，開始組織。兼職檔案員應最遲在這時間開始組織檔案的收集，按照上年度審發報告的文號來確定審計檔案歸集范圍，并且將檔案項目清單發送至各審計項目組長，清單上需列明移交時間（一般是4月上旬）和注意事項等。審計項目組長整理好一個移交一個，做到一事一交；其他檔案由綜合辦公室平時負責整理，統一移交。二是4月上旬，重新整理材料。收到項目組長移交的檔案后，兼職檔案員開始對檔案進行復核、保管、電子類檔案同步雙套整理等工作。材料的整理沒有太多技巧，只能是時時留心、處處用心，多與學校檔案館溝通，多請專業老師來指導，最大限度確保審計檔案的立卷質量。三是5月下旬，及時著錄系統。檔案裝訂完畢，從檔案館獲取了案卷號后，兼職檔案員開始將材料按件排序著錄系統。四是6月下旬，按時移交檔案。在向校檔案館移交完畢后，一年的檔案工作也就此告一段落。部分審計報告及綜合類材料，在交檔案館以外，審計部門內部也會保留一份，以備日后查找參考。每個時間節點都需要兼職檔案員來把握，環環相扣。可以說，前期做好，后期不累；后期做好，完美收官。審計檔案的質量依靠的是部門全體成員的集體努力。

四、探討難點，更加完善

審計檔案的質量標準并非一成不變，它依據形勢發展而產生更高要求，若老瓶裝新酒，仍停留在老歸集模式上，一定會導致審計檔案質量打折扣。審計人員必須拿出切實有效的方案，才能適應新變化，做好檔案的歸集。目前，歸集過程的難點主要有兩個方面：

（一）委托審計項目檔案的歸集

國家近年來不斷加大教育審計力度，如更加關注“三公經費”、繼續教育經費等方面的審計，學校審計部門借助社會審計力量已趨于常態。對于委托事務所審計的項目檔案歸集，通常做法是：項目過程材料歸口事務所歸集，審計報告雖由事務所出具，但這類結論性材料參照自審項目，歸口審計部門歸集。但現有的新變化是：項目雖是委托事務所，但審計報告兩方均會出具。那么，在事務所處的過程材料如何歸集，由誰負責歸集，如何確保其質量，已成難點問題。在聽取校檔案館指導意見，并會同事務所相關人員交流協商后，我部門對類似案例尋找到一種解決辦法：由事務所按照審計部門的檔案要求進行整理，最終移交項目審計負責人，由審計部門歸集，盡可能的分清了該類檔案的歸集權責，保證了其完整性，為將來愈加頻繁的該類檔案歸集提供了參考。

（二）審計項目電子材料的歸集

這個問題不算新，但一直是審計檔案歸集過程的難點。審計過程中會產生許多電子材料，如審計抽查拍攝的憑證等，存儲容量十分龐大。由于電子材料比較零散，未打印和已打印的材料也未做區分，且若按照審計匯總單的要求來分類電子材料，需要花費很大精力，因此各審計項目組成員基本自行保管，不進行歸集。對這類電子檔案，應逐步完善鑒別、分類、保存、歸集程序，加強電子檔案的信息化建設，這也是高校審計檔案今后能夠做的更加規范、更加完善的努力方向。

參考文獻：

[1]王玉玲，唐兆民.淺議高校審計檔案管理的法制化研究[J].蘭臺世界，2015（8）：116-117.

[2]鄧大華.加強審計機關檔案管理的幾點思考[J].審計與理財，2014（12）：37-38.

（作者單位：浙江大學審計處）endprint