數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑

圖書館檔案工作是高校檔案工作中關(guān)鍵的一個(gè)部分，也是圖書館非常重要的一項(xiàng)工作。2l世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，人們已經(jīng)走進(jìn)了一個(gè)多媒體時(shí)代，做什么事情大部分都依靠互聯(lián)網(wǎng)，圖書館檔案管理也不例外。利用多媒體去收集、存儲(chǔ)信息，把檔案保存在電腦里面，不僅可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的保存，更有利于日常數(shù)據(jù)使用的方便快捷。本文以數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理為關(guān)注焦點(diǎn)，著力于分析其存在意義及發(fā)展前景，并提出了一些可供參考的優(yōu)化路徑。

一、高校圖書館檔案數(shù)字化管理的意義

高校圖書館檔案數(shù)字化管理，既是對(duì)時(shí)代召喚的回應(yīng)，也是貫徹“以人為本”理念的必然結(jié)果。一方面，數(shù)字化技術(shù)迅速地滲透到高校建設(shè)事業(yè)中來(lái)，發(fā)揮出無(wú)可替代的便捷性與兼容性。當(dāng)前的高校圖書館建設(shè)所面臨的問(wèn)題之一，就在于信息資源的冗雜以及管理體系缺乏系統(tǒng)性。高校圖書館檔案管理的數(shù)字化改革，可以規(guī)避傳統(tǒng)模式帶來(lái)的弊端，并在運(yùn)作過(guò)程中顯現(xiàn)出更高的效率性。另一方面，在信息化浪潮的沖擊下，高校師生接受信息的模式發(fā)生了改變，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性愈發(fā)強(qiáng)烈。數(shù)字化的檔案管理方式正好契合了師生的接受心理，使他們更加自由、愉悅地獲取知識(shí)資源。

二、高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案管理工作認(rèn)知

很多高校圖書館，尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。沒(méi)有專業(yè)人員對(duì)高校圖書館檔案進(jìn)行管理；檔案存放地點(diǎn)缺乏固定性，很容易變更；檔案管理制度不夠嚴(yán)格和完整。高校領(lǐng)導(dǎo)僅將目光聚焦在圖書館建設(shè)及發(fā)展中，忽略了檔案管理工作的重要性，對(duì)該項(xiàng)工作缺乏認(rèn)知，導(dǎo)致部分檔案資料丟失、毀壞等，阻礙了高校圖書館各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

（二）檔案內(nèi)容不夠完整

高校圖書館檔案管理工作中，缺乏制度依托。檔案管理人員多由高校教師或行政人員兼職，專業(yè)性不強(qiáng)，且流動(dòng)嚴(yán)重，以至于工作交接過(guò)程中，經(jīng)常存在檔案遺失問(wèn)題，使檔案內(nèi)容不夠完整，很容易出現(xiàn)斷檔、缺檔問(wèn)題等，導(dǎo)致各項(xiàng)工作無(wú)法順利開展。對(duì)檔案進(jìn)行二次使用時(shí)，其價(jià)值嚴(yán)重下降，對(duì)高校圖書館未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的限制。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢

為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展要求，高校圖書館加大了數(shù)字化建設(shè)力度。但是，建設(shè)過(guò)程極為緩慢，且各種問(wèn)題頻發(fā)。當(dāng)前，仍有部分高校圖書館，采用人工管理模式，進(jìn)行檔案管理，沒(méi)有采用電子化方法對(duì)圖書文獻(xiàn)信息資源進(jìn)行保存，仍以紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，使檔案管理工作難以適應(yīng)圖書館的信息化發(fā)展進(jìn)程，也無(wú)法滿足信息化背景下的檔案管理需求。

三、數(shù)字化圖書館的多媒體檔案管理建設(shè)

（一）建立檔案指南資料庫(kù)

這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)主要是說(shuō)明學(xué)校圖書館檔案的情況和檔案中所存儲(chǔ)的書籍，以及檔案布局是怎樣的，這樣那些進(jìn)入數(shù)字檔案系統(tǒng)的學(xué)生就可以根據(jù)這些介紹，有針對(duì)性地找到相關(guān)內(nèi)容，省時(shí)省力。

（二）建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

學(xué)生可以在這個(gè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)學(xué)校圖書館檔案庫(kù)進(jìn)行信息查詢。這個(gè)目錄是很重要的，是檔案多媒體化的基本要素，它把許許多多的文檔內(nèi)容，寫成一個(gè)詳細(xì)目錄，以便學(xué)生隨時(shí)進(jìn)行查閱，獲取所需信息。

（三）建立原文影像資源庫(kù)

這種資源庫(kù)是把高校檔案館里面的一些很有價(jià)值的稿子、圖片、圖紙等檔案，用電腦掃描后，轉(zhuǎn)化成圖片、聲音和播放文件等，之后把他們都存儲(chǔ)在光盤或者磁盤里面，這樣就把紙張的信息變成了電子格式的信息存儲(chǔ)下來(lái)，這些信息可以發(fā)布在高校內(nèi)部校園網(wǎng)上，供學(xué)生瀏覽。這個(gè)資源庫(kù)與前面提及的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)相聯(lián)系，通過(guò)這些途徑，可以使學(xué)生快速定位所需信息，進(jìn)行閱讀和借鑒。

（四）建立史料匯編、專題文件匯編資料庫(kù)

這個(gè)資料庫(kù)需要高校圖書館工作人員對(duì)校圖書館書籍進(jìn)行分類整理，統(tǒng)籌規(guī)劃，使圖書種類更加集中。圖書管理人員還應(yīng)不斷地對(duì)這些書籍進(jìn)行補(bǔ)齊或者加入更多的信息，不斷豐富并完善圖書資料信息，資料齊全了，學(xué)校圖書館的信息服務(wù)功能也就提升了。

（五）圖書館檔案的多媒體轉(zhuǎn)換

高校圖書館工作人員不僅要將現(xiàn)有的圖書資料進(jìn)行多媒體化管理，更要做好資料多媒體化后的各項(xiàng)后續(xù)管理工作。首先，如上所述，是要建立一個(gè)學(xué)校內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)的目錄，指引學(xué)生找尋信息。其次，圖書館在校園網(wǎng)頁(yè)中獨(dú)立設(shè)置一個(gè)圖書館檔案欄目，向?qū)W生介紹圖書館檔案信息，從而使得在校學(xué)生可以很好利用校圖書館檔案。最后，由于進(jìn)行多媒體轉(zhuǎn)換后，圖書館檔案管理都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成的，信息安全是一個(gè)很重要的問(wèn)題.在圖書館檔案整理的過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、刪除管理的時(shí)候，要特別注意，避免出現(xiàn)信息記錄錯(cuò)誤，保持原有信息的準(zhǔn)確度。因此，工作人員要保證信息的安全，在計(jì)算機(jī)病毒、權(quán)限管理、信息加密等各方面的技術(shù)要不斷加強(qiáng)。另外.在檔案進(jìn)行多媒體化后，檔案信息要盡量最小化，這樣有利于信息更加方便傳送，在多媒體技術(shù)的運(yùn)用中把檔案工作做到最好。

四、總結(jié)

檔案管理工作是高校圖書館中的主要內(nèi)容，其專業(yè)性強(qiáng)，日常管理要求比較高。無(wú)論是高校領(lǐng)導(dǎo)，還是圖書館負(fù)責(zé)人，都要改變傳統(tǒng)以圖書館建設(shè)和發(fā)展為主的思維模式，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，增加檔案管理意識(shí)。依據(jù)高校圖書館發(fā)展背景，建立完善的檔案管理制度，以確保高校圖書館中各類檔案的完整性，避免出現(xiàn)缺漏、丟失等問(wèn)題，并采用正確的方式，將檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作落實(shí)到位。

總而言之，在不同階段各項(xiàng)工作都有不同的變化。檔案工作也是如此。在信息化時(shí)代.圖書館檔案管理要及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整，緊跟社會(huì)的發(fā)展腳步。現(xiàn)在高校的圖書館檔案工作都朝著現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這也是一種進(jìn)步的表現(xiàn)。檔案管理多媒體化的轉(zhuǎn)換，使得圖書館由原來(lái)的需要大量人力物力的支持，到現(xiàn)在走向網(wǎng)絡(luò)化，更多人群可以對(duì)它進(jìn)行利用，使用起來(lái)也更加方便，大大擴(kuò)展了圖書館信息服務(wù)的空間。用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行圖書館檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，也必將發(fā)展成一種高效、普遍的管理方式。

作者簡(jiǎn)介：方冬姝，1987年9月，性別：女，民族，漢，河南省鄭州市人，職稱助理館員，單位：中原工學(xué)院，研究方向：檔案管理。endprint