論電力建設項目實物檔案的管理

呂龍梅

摘要：隨著社會的進步和信息化時代的到來，項目檔案除了紙質檔案外，特殊載體檔案特別是與工程質量相關的實物檔案數量也在急劇增長，而對這些特殊載體檔案的收集、整理和歸檔卻是項目檔案管理的薄弱環節。本文對電力工程質量相關實物檔案的重要性、存在問題、收集和管理控制措施、整理、保管等方面提出了一些意見，以供參考。

關鍵詞：建設項目檔案；實物檔案；控制措施；管理

建設項目檔案管理是項目管理的組成部分，是工程實體的載體，是項目建設成果和項目建設軟實力的綜合體現，是工程移交生產安全運營的技術保障和基礎，更是工程創優的數據庫。這就要求各參建單位對產生的所有項目檔案必須齊全、完整、準確、系統，才能真實反映工程建設的全過程和建設成果。隨著社會的進步和信息化時代的到來，項目檔案除了紙質檔案外，特殊載體檔案特別是與工程質量相關的實物檔案數量也在急劇增長，而對這些特殊載體檔案的收集、整理和歸檔卻是項目檔案管理的薄弱環節。因此，必須改變特殊載體檔案在項目管理中呈現弱項的現狀，使得特殊檔案的收集、整理和歸檔工作逐步走向規范化。

一、工程質量相關實物檔案的重要性

電力建設項目實物檔案是指與工程質量相關的實物檔案，是企業檔案的重要組成部分，也是企業檔案載體的一種重要表現形式。與工程質量相關實物檔案是由火電建設項目的特殊性決定的，是記錄和反映工程建設質量的特定有型物品，是電力項目建設特定狀態下形成的未經分析、最為原始的記錄形態。這些實物在工程質量過程檢查、機組達標驗收和工程創優檢查中，對地質礦樣、金屬探傷底片、高溫高壓監察段管道、吹省靶板等形成的書面材料記錄不清楚或存在異議時，通過分析檢測實物可以得出反映工程建設質量的相關數據，是書面分析報告的重要旁證材料。電力工程質量相關實物作為反映工程質量的一種特殊實物形態，在工程創優活動中發揮著重要作用。因此，做好電力工程質量相關實物檔案的收集和管理，顯得十分重要。

二、工程質量相關實物檔案管理存在的問題

一是管理分散。實物檔案的分散式管理不符合檔案管理的要求，也不利于實物檔案安全保管，更不利于企業工作上的利用。二是歸檔意識不強，收集不齊全。建設單位對實物檔案的歸檔意識不強，造成實物檔案收集不及時。三是實物沒有統一的分類、整理和編號，甚至被作為廢品丟棄，造成這些實物檔案的缺失嚴重。四是保管條件落后。實物檔案由于沒有專門的柜架存放，往往是雜亂地擺放在一邊，落滿灰塵，非常不利于實物檔案的安全、長久保管和利用。

三、做好工程質量相關實物檔案收集和管理的控制措施

首先，建立檔案工作體系。建設單位是項目建設的法人主體，在項目管理中處于主導地位。建設單位檔案部門作為項目建設檔案管理的組織核心和管理中樞。成立檔案室，配備專職檔案員，明確職責。建立以檔案室為核心，各職能或承辦部門、技術員及各項目專兼職檔案人員為基礎的檔案工作網絡，明確各層級網絡成員的職責和相應的考核措施。

其次，統一管理標準。建設單位管理部門要熟知國家、行業檔案管理標準、規范，并依據這些標準和規范結合實際制定統一的檔案管理制度和業務規范，落實歸檔責任制。

第三，參加合同審查。在合同中明確施工單位的歸檔責任、項目文件的形成質量質量、檔案案卷的整理質量要求及歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔手續、違約的責任，并對特殊載體檔案特別是工程質量相關實物檔案的歸檔工作做出明確的規定。

第四，與項目建設同步管理，及時收集各階段產生的實物檔案，確保檔案的齊全、完整、準確、系統。

第五，深入各參建單位，監督、檢查指導項目文件的形成、積累、整理工作。發現問題，及時提出書面整改要求，并跟蹤掌握整改情況。

第六，組織檔案培訓。建設項目檔案工作需要有計劃地組織各參建單位學習國家、行業有關檔案工作的法律法規、標準規范、深入理解項目文件形成、收集、整理、歸檔工作的條款。

四、工程質量相關實物檔案的收集與整理

為了能全面地反映工程質量、防止實物材料的缺失。凡是與工程質量相關的地質礦樣、金屬探傷底片、高溫高壓監察段管道、吹管靶板等能夠反映工程建設質量的特定有型物品都要列入收集范圍。這些特定有型實物形式的材料應由實物形成單位負責收集與整理，在工程竣工后按有關規定或按建設單位要求與紙質檔案一并移交檔案部門保存。

五、工程質量相關實物檔案的保管與利用

建設單位要完善實物檔案的保管條件。實物檔案的安全保管與利用，首先應考慮它的特殊性和載體及形態。工程質量相關實物檔案不便于整齊統一的排列和收藏，一般按種類分別保管，保管的柜架也要因需而定。地質礦樣、高溫高壓監察管道、吹管靶板等，一般采用加鎖的框式、架式玻璃柜、架式木柜等保管比較好，直觀易見、便于放取。金屬探傷底片的保管要求不同必須單獨用防磁柜保存。同時要注意檔案材料的防潮、防塵、防光、防火、防鼠、防損壞的要求。重要的實物檔案還應當拍成照片，這既是對實物檔案采取一種特殊形式的備份，也方便利用，保護原件。

六、結語

與工程質量相關的實物材料是反映工程建設質量的特定有型物品，它是證明工程質量的合格、優良性的關鍵材料之一。同時這些特定有型物品又是建設單位接收項目檔案及其相關材料的一個重要組成部分。只有做好工程質量相關實物檔案的收集與管理，才能確保項目檔案齊全、完整、準確、系統、有效，為電力建設項目投產后運行、管理及今后的檢修、擴建提供可靠依據，更好地為企業服務。

參考文獻：

[1]王黎平.電力檔案標準化管理實施指南[M].中國水利水電出版社，2011.

（作者單位：神華國能集團有限公司重慶發電廠）