淺談事業單位檔案管理現狀與優化對策

照日格圖

摘要：本文根據事業單位工作中檔案的收集管理和利用率以及重要性、存在的問題及優化對策做了簡單的分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化對策

隨著社會的發展和進步，信息也變得越來越多元化，這明顯增加了事業單位工作檔案收集任務量。事業單位檔案管理是開展其他工作的基礎，是使事業單位資金和其他工作得到有效利用的依據，也是對后續工作的記錄和支持。同時檔案收集的工作也影響著檔案利用的質量，就目前而言，我國事業單位工作檔案收集利用中還存在一些問題。事業單位檔案是事業單位工作中十分重要的一部分，是對整個工作進程以及財力物力利用情況的記錄，是相關部門按照國家法規，科學有效地對當地事業單位工作的記錄和總結，工作完成后給后人留下參考價值的經驗。

一、事業單位檔案收集管理的重要性

（一）檔案收集是工作環節的基礎

檔案收集是開展一個工作的首要部分，收集工作是否做好關系著整個活動的以后的開展狀況。收集可以使零散的資料集中化，分散的結構系統化，模糊的制度清晰化。檔案收集工作的標準是收集的檔案足夠齊全，具有參照價值，只有達到上述目標才能對后人有所幫助，客觀地反映當時政策現狀和進程。

（二）有助于事業單位資金利用透明化

當今社會，腐敗之風仍然存在，每個人都有頭昏腦熱犯錯誤的時候，人非圣賢，孰能無過，為了事業單位資金真正用到點上，檔案的收集保管起到了很大的作用。據統計，近幾年，在某些貧困地區已經投入了上千萬的事業單位資金，主要對當地的道路建設，村內居民住房的維修防護，村莊內部相關學校教學樓的建設完善，農業澆灌設施的建設，居民養殖或農業的補助，村內醫療設施的改進，關愛老年人的安居工程等。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）對于從業人員對事業單位方面思

想缺乏重視很多事業單位的從業人員都是由畢業大學生承擔的，在大學的學習階段，其關于事業單位的材料的管理和利用的思想存在比較模糊的認識。將要進入事業單位的人員應當對于檔案管理的思想有自己的理解和認識，在生活工作中將自己的生活和檔案管理的思想聯系在一起，理論聯系實踐讓檔案管理思想的知識更加深入地印在腦海里。但是如今很多教師只是按照事業單位的教學課程目標進行教學，在完成教學目標后不再進行將要進入事業單位的人員檔案管理的思想學習方面的實踐應用，在學習過程中，很多將要進入事業單位的人員沒有對事業單位的檔案管理的思想進行具體的認識，只是干巴巴地記下檔案管理的思想，不能對其進行深入的加工和記憶，不利于將要進入事業單位的人進行學習和進步。

（二）學習事業單位檔案管理的態度存在問題

將要進入事業單位的人員在初級階段學習的知識以及檔案管理的思想和以前學習的內容有很大的不同，對于工作人員來講，要求將要進入事業單位的人員有抽象的思維方式和勤奮學習的習慣。不僅僅要求在課上要好好學習檔案管理的思想知識，還要在事業單位中把握現實規律，在平時的日常生活中要經常把檔案管理的思想知識和生活等聯系在一起。平常盡可能地多用事業單位的思想來解釋工作中的各種現象和狀況。對于工作中的疑惑，很多將要進入事業單位的人員就會把這一部分放在那里，不去繼續探究詢問了，長此以往，會對于材料管理方面形成越來越多的困惑的問題，非常不利于自身的發展和進步。

（三）檔案管理交接中存在的問題

事業單位工作檔案收集時由于涉及的相關單位部門眾多，很難保證每個部門資料的完整程度。相關單位主要有經濟類、文化類、衛生類、基礎設施類等，不同的單位有不同的制度特點和做事方法，各方面都存在這樣或那樣的差異，收集時很難做到統一規范。收集事業單位工作資料時各層級的利益關系平衡的難度很大，每個部門的檔案要經常使用，最常見的就是換領導時，進行交接文件檔案等，這些文件如果交到檔案室里面每次使用都要查找，因此有關部門就不愿將這類文件給到檔案室，資料一旦缺少，制作的檔案完整性，有效性就會大大降低。

（四）事業單位檔案收集工作效率低

近幾年，事業單位工作檔案的收集整理利用的工作，被越來越忽視，檔案室的工作不能為單位創造新的科技技術或利益，導致該部門工作人員的工資水平下降，進而一些人才流失，被其他部門挖走，對該部門工作人員產生了極大的負面影響，出現工作懈怠，積極性下降。在很多方面，事業單位材料的管理相關的制度政策缺乏完善，導致很多員工見縫插針從中偷懶或者進行一些“擦邊球”似的行為進而獲取一些利益，一方面，給其他員工造成了很大的負面影響，影響其他部門員工的工作積極性;另一方面，給材料管理的部門抹了黑，讓其他員工認為該部門缺乏正規的管理和相關的制度，從而對其的整體印象下降，在進行新員工的招聘的時候造成一定程度的困擾。

三、事業單位管理的優化政策和措施

（一）運用專業體系完善事業單位的管理制度

沒有規矩不成方圓。對于事業單位工作檔案的管理工作者，對相關的領導者而言，一方面，領導者和相關單位合作制定相應的制度，從根本上解決檔案收集不完整，收集困難的問題，結合專業的知識體系出臺適當的懲罰措施及硬性規定;另一方面，對于工作者，定期地進行培訓，培養自身的素質，提高工作能力，使工作者意識到該部門是責任重大的部門，擔負著整個管理計劃的開展，給予工作者壓力將其變換成動力，提高工作熱情，促進事業單位工作檔案收集整理和工作的高效進行。

（二）提高從業人員工作參與度，把握工作規律

在事業單位的工作過程中應該增加工作人員和老員工、工作人員之間的互動交流活動，增加工作人員的參與程度，進而打造一個活躍高效的工作環境，幫助初入門的工作人員更好學習思想政治工作規律。初步進入工作環境的工作人員，對事業單位規規矩矩的思想和工作模式不大適應，對于思想政治方面，在工作環境上可以鼓勵工作人員對書本上或者老員工所講的內容不明白的地方提出疑問，提高在工作中對于掌握思想政治工作規律的參與程度，進而激發工作人員學習進步的主觀能動性。

經過相關部門人員的不斷努力，近期事業單位檔案管理的工作有了突飛猛進的變化，很多地區的檔案管理得到改善，相關的工作人員在工作態度和工作積極性上也有很大的進步。事業單位其他方面的工作與檔案收集整理是息息相關的，材料管理工作的提升，對其他工作起到了很大的促進作用。在工作中不斷吸取前人的經驗，少走了很多彎路，同時工作效率也得到了顯著的提升，事業單位材料管理的相關制度實現了很大程度的完善。

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