信息時(shí)代下如何做好圖書(shū)館檔案管理工作

張婧

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.232

摘 要：推廣信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠促進(jìn)圖書(shū)館檔案管理工作的科學(xué)化和有序性，同時(shí)也能在一定程度上促進(jìn)圖書(shū)館管理的工作效率，滿足各項(xiàng)基本信息的需求，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。本文主要研究信息時(shí)代下，圖書(shū)館檔案管理工作的主要內(nèi)容，并分析其重要性和主要的完善措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 圖書(shū)館 檔案管理工作 措施

中圖分類號(hào)：G252 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）09（a）-0232-02

在信息時(shí)代下，圖書(shū)館檔案管理工作是指在相關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，圖書(shū)館工作人員認(rèn)真核對(duì)圖書(shū)館各項(xiàng)基本資料以及文獻(xiàn)記錄。圖書(shū)館檔案管理工作中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)相互促進(jìn)，相互完善，這不僅是圖書(shū)館內(nèi)部管理工作的基本點(diǎn)，同時(shí)也是完善館藏質(zhì)量的最直接手段。因此促進(jìn)圖書(shū)館檔案管理工作的信息化，是完善圖書(shū)館建設(shè)的關(guān)鍵因素。

1 圖書(shū)館檔案管理工作的基本工作內(nèi)容

圖書(shū)館檔案管理工作不僅是圖書(shū)館建設(shè)中的重要工作，同時(shí)也是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程，因此作為圖書(shū)館檔案管理的工作人員，不僅需要具備持久的耐心，同時(shí)還應(yīng)該有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)，只有這樣，才能促進(jìn)圖書(shū)館檔案管理工作的順利實(shí)行。圖書(shū)館檔案管理工作分為以下幾點(diǎn)內(nèi)容。

首先，是圖書(shū)館檔案的分類和整理工作。為了能夠促進(jìn)整個(gè)館藏的數(shù)據(jù)查詢工作，圖書(shū)館檔案一般會(huì)被工作人員分類管理，并處于長(zhǎng)期保存狀態(tài)。例如，圖書(shū)館內(nèi)部工作人員的管理和調(diào)職問(wèn)題分為圖書(shū)館人事檔案管理；內(nèi)部圖書(shū)和文獻(xiàn)資料的進(jìn)貨以及基礎(chǔ)設(shè)施的購(gòu)進(jìn)和整理，屬于圖書(shū)館設(shè)備管理類。通過(guò)這樣的分類，也使該項(xiàng)工作更加方便集中，從而提升工作效率。

其次，是圖書(shū)館當(dāng)前的保存與歸檔工作。圖書(shū)館檔案的歸檔是工作人員工作的日常環(huán)節(jié)，為了能夠促進(jìn)整個(gè)圖書(shū)館管理工作的完整性和科學(xué)性，需要設(shè)置專門(mén)的管理技術(shù)專柜進(jìn)行分類歸檔管理，并由專門(mén)的技術(shù)管理人員進(jìn)行直接監(jiān)控和測(cè)試，防止其內(nèi)部資料的失真，同時(shí)也需要做防火和防盜的工作，一旦資料發(fā)生損壞，需要立即采取保護(hù)和修復(fù)措施，從而促進(jìn)檔案管理工作的時(shí)效性。

再次，是圖書(shū)館檔案的運(yùn)用和實(shí)施。檔案的分類和歸檔工作是為了促進(jìn)圖書(shū)館檔案的運(yùn)用和實(shí)施，只有將這些檔案運(yùn)用起來(lái)，并使其發(fā)揮實(shí)際的功效，才能體現(xiàn)圖書(shū)檔案管理工作的真實(shí)性和科學(xué)性。圖書(shū)館檔案的運(yùn)用和實(shí)施實(shí)際上是指檔案的使用者為了查詢實(shí)際的歷史資料而進(jìn)行操作的過(guò)程。

最后，是政文和業(yè)務(wù)的檔案管理。圖書(shū)館政文檔案一般通過(guò)上級(jí)發(fā)布政文報(bào)告，圖書(shū)館工作人員進(jìn)行歸類和整理，其中包括內(nèi)部研討資料、內(nèi)部查詢資料以及日常工作日志等，由于圖書(shū)館各個(gè)部門(mén)之間的發(fā)展情況也不同，因此政文內(nèi)容需要做到齊全完備；業(yè)務(wù)檔案管理工作主要是管理圖書(shū)館各個(gè)部門(mén)的內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案，是由各部門(mén)日常工作的基本情況組成的，其中包括工作匯報(bào)資料以及工作研究的論文集等，這些資料能夠基本反映各個(gè)部門(mén)的工作業(yè)務(wù)流程和工作情況，從而促進(jìn)整個(gè)圖書(shū)館管理工作的順利執(zhí)行。

2 圖書(shū)館檔案管理工作的重要性和作用分析

2.1 歷史價(jià)值

圖書(shū)館檔案之所以需要長(zhǎng)期保存，并保證其資料的完整性，被后人利用，這主要是由檔案本身具備的特性所決定的。對(duì)于大多數(shù)的圖書(shū)館來(lái)說(shuō)。建設(shè)并完善圖書(shū)館檔案的管理和執(zhí)行工作，不僅能夠符合歷史發(fā)展的觀點(diǎn)，同時(shí)也是現(xiàn)代管理工作的內(nèi)部訴求，圖書(shū)館檔案管理工作也能準(zhǔn)確反映圖書(shū)館發(fā)展的各個(gè)歷史時(shí)期[1]。

2.2 科學(xué)依據(jù)

圖書(shū)館檔案資料是圖書(shū)館在進(jìn)行日常運(yùn)行的過(guò)程中，主要的參考依據(jù)，并在長(zhǎng)期的歷史進(jìn)程中，圖書(shū)館檔案也具有相當(dāng)高的可操作性和科學(xué)性，不僅能夠知道管理人員的日常工作，甚至能促進(jìn)整個(gè)圖書(shū)館館藏工作的順利執(zhí)行。

2.3 參考依據(jù)

這里以圖書(shū)館檔案管理工作中的業(yè)務(wù)檔案管理為依據(jù)，每一年的業(yè)務(wù)檔案是圖書(shū)館內(nèi)部各個(gè)部門(mén)工作人員的詳細(xì)工作內(nèi)容和表現(xiàn)情況，例如其業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)驗(yàn)成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些內(nèi)容的總結(jié)和管理，在一定程度上不僅嚴(yán)重影響了其后續(xù)工作的完整性和科學(xué)性，同時(shí)也為未來(lái)圖書(shū)館的建設(shè)和發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而為更加科學(xué)的管理提供依據(jù)和指導(dǎo)。

2.4 數(shù)據(jù)更新

圖書(shū)館的發(fā)展歷程是不斷推進(jìn)的，同時(shí)也有據(jù)可循，檔案管理工作中有許多工作內(nèi)容是對(duì)歷史問(wèn)題進(jìn)行管理和規(guī)劃，從而為后世的發(fā)展提供可靠的經(jīng)驗(yàn)，幫助后人認(rèn)識(shí)世界、指導(dǎo)世界。例如在編寫(xiě)圖書(shū)館的介紹內(nèi)容時(shí)，可以將圖書(shū)館的簡(jiǎn)單檔案資料進(jìn)行及時(shí)的更新，讓圖書(shū)管理人員能夠更加清楚自身所處的職能和地位，從而更好地為圖書(shū)館檔案管理服務(wù)。

3 信息時(shí)代下做好圖書(shū)館檔案管理工作的措施和方案

3.1 更新圖書(shū)館檔案管理人員的工作信念

第一，需要圖書(shū)館的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的基本內(nèi)容，完善自身信念的建設(shè)和發(fā)展。各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)需要從思想上認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到其檔案內(nèi)容同圖書(shū)內(nèi)容一樣，對(duì)圖書(shū)館管理工作具有重要的指導(dǎo)意義，提供更加豐富的參考價(jià)值。工作人員在取得領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，需要確定一名檔案管理工作的指揮人員，這也是檔案管理工作首先要解決的問(wèn)題。第二，確定圖書(shū)館管理工作的工作原則：首先，分散和集中的管理原則。工作人員在對(duì)日常的經(jīng)費(fèi)和財(cái)務(wù)進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要進(jìn)行集中的管理，由領(lǐng)導(dǎo)人員執(zhí)行整個(gè)管理計(jì)劃。對(duì)文獻(xiàn)等資料進(jìn)行收集管理，其中包括讀者檔案以及文獻(xiàn)資料檔案等。通過(guò)對(duì)這些資料的分類和集中管理，能夠使各個(gè)部門(mén)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的最優(yōu)化；其次，現(xiàn)代化的管理原則。圖書(shū)館的檔案管理工作需要符合歷史發(fā)展的潮流，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行直接的監(jiān)管，提升整個(gè)檔案管理工作的流程和方案。第三，完善以管理辦公室為主的檔案管理責(zé)任制，圖書(shū)館內(nèi)部的業(yè)務(wù)檔案相對(duì)集中，方便工作人員的即時(shí)檢索，同時(shí)也能夠在第一時(shí)間查詢各個(gè)部門(mén)的工作情況，從而促進(jìn)管理工作的執(zhí)行力和有效性。

3.2 強(qiáng)化圖書(shū)館檔案的規(guī)范化管理

圖書(shū)館檔案在圖書(shū)館中具有指導(dǎo)實(shí)踐并提供執(zhí)行計(jì)劃的參考價(jià)值以及保存價(jià)值，并按照一定的保存規(guī)律，以便于工作人員查詢和指導(dǎo)工作的各類文件和數(shù)據(jù)資源。其檔案管理工作則是負(fù)責(zé)整理和鑒定以及收集館藏資料，從而提供數(shù)字化建設(shè)功能于一身的工作，這種工作具有服務(wù)型和繼承性，甚至還有專業(yè)化和參考價(jià)值。確保圖書(shū)館檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，就是需要工作人員在實(shí)際的檔案管理工作中，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)各種問(wèn)題，制定符合實(shí)際的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，充分發(fā)揮各項(xiàng)基本資料的秩序化和科學(xué)性，從而提升圖書(shū)館檔案的憑證和參考價(jià)值，使其能夠?yàn)閳D書(shū)館工作人員甚至是讀者提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

例如，在對(duì)圖書(shū)館檔案中的業(yè)務(wù)檔案的收集和處理的過(guò)程中，需要對(duì)其所有的文件進(jìn)行規(guī)范化處理，其中主要的內(nèi)容包括：鑒定和判斷業(yè)務(wù)檔案的實(shí)際價(jià)值，將各類部門(mén)中最具有價(jià)值的檔案資料篩選出來(lái)，將其中重復(fù)的資料和文獻(xiàn)清除出去，確保工作的有效性和即時(shí)性；將事物的屬性與職能的分工聯(lián)系起來(lái)，將顧及檔案資料的有效性作為基本的載體原則，對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行實(shí)際的內(nèi)容和格式的劃分，確定其中有價(jià)值的內(nèi)容；工作人員對(duì)收集到的各類資料和文獻(xiàn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)衡量的基礎(chǔ)和規(guī)范，提升業(yè)務(wù)檔案的保存質(zhì)量和內(nèi)涵基礎(chǔ)性。同時(shí)，在分類管理中實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理計(jì)劃和手段，將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和整體業(yè)務(wù)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)建立實(shí)際的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行科學(xué)化和指導(dǎo)性的管理原則，從而促進(jìn)整個(gè)圖書(shū)館管理工作的有序性和時(shí)效性[2]。

3.3 增加對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作的投入力度

想要開(kāi)展完善的圖書(shū)館檔案管理工作，首先要做到的就是促進(jìn)整個(gè)檔案管理的資金投入程度，以及一定的財(cái)力和物力支持。但是從目前的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)圖書(shū)館沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的預(yù)算管理小組支持整個(gè)圖書(shū)館工作檔案管理工作的實(shí)行。因此，資金短缺也就成為圖書(shū)館檔案管理工作效率難以提升的主要制約因素之一。針對(duì)這種情況，圖書(shū)館自身可以進(jìn)行內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，通過(guò)申請(qǐng)和其他手段，爭(zhēng)取到來(lái)自社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)以及政府的資金支持，從而緩解資金短缺的問(wèn)題。只有這樣，才能科學(xué)地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理手段開(kāi)展圖書(shū)館檔案的收集、整理、鑒定、保管以及管理工作，從而加快現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。

3.4 促進(jìn)一體化管理的建設(shè)

促進(jìn)圖書(shū)館檔案的一體化管理不僅能夠充分發(fā)揮館內(nèi)的各項(xiàng)基本資源，綜合利用圖書(shū)以及檔案和資料的資源優(yōu)勢(shì)。因此除了日常的圖書(shū)館檔案資料的管理之外，工作人員還需要在檔案資料的流通和采購(gòu)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地管理業(yè)務(wù)檔案的存在形式和管理流程，從而實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案以及資源的一體化管理。

3.5 加強(qiáng)整個(gè)圖書(shū)館檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

圖書(shū)館檔案管理工作中的人員素質(zhì)建設(shè)對(duì)于整個(gè)圖書(shū)館建設(shè)和發(fā)展來(lái)說(shuō)，具有重要的意義和影響。因此，提升管理人員的素質(zhì)，并促進(jìn)其思想道德的建設(shè)是促進(jìn)檔案管理工作的重要保證。身為一名圖書(shū)館檔案管理工作人員，除了需要擁有較好的政治理想之外，還需要有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力。因此，需要加強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)其的專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，引導(dǎo)其具備與時(shí)俱進(jìn)的政治理想和思想道德，以此作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而適應(yīng)變化多樣的檔案管理工作。

圖書(shū)館檔案管理工作人員需要具備以下基本素質(zhì)：崇高的職業(yè)道德素質(zhì)和思想品質(zhì)；科學(xué)的知識(shí)技能和技術(shù)水平，其中包括強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)等；較高的外文翻譯水平；專業(yè)的新聞素質(zhì)和信息處理能力。與此同時(shí)，需要培養(yǎng)工作人員專業(yè)的業(yè)務(wù)咨詢能力，在提升業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，也需要使其積極參與館內(nèi)組織的各項(xiàng)管理計(jì)劃和管理指導(dǎo)工作，使其能夠分享和交流自身的工作經(jīng)驗(yàn)，從而為圖書(shū)館的建設(shè)和發(fā)展建設(shè)一支有理想、有道德、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為圖書(shū)館的發(fā)展和進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)[3]。

綜上所述可知，在信息時(shí)代下，圖書(shū)館檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展是社會(huì)發(fā)展環(huán)節(jié)中的重要因素，因此圖書(shū)館檔案管理工作人員需要更新自身的管理理念和經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化圖書(shū)館檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)一體化管理的建設(shè)，只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理工作的有效性和科學(xué)性，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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[3] 劉彥.信息化時(shí)代下圖書(shū)館檔案管理工作創(chuàng)新[J].中國(guó)管理信息化，2013（12）：85-86.