高職院校檔案管理創新舉措與優化途徑研究

閆衛文 張曉蘭 趙坤

隨著職業教育的蓬勃發展，高職院校管理模式優化成為強化高職院校管理工作的重要課題，檔案管理作為高職院校管理工作的重要組成部分，其在高職院校蓬勃發展中的作用不容忽視。高等職業教育發展時間短，其檔案管理工作多是承襲高校檔案管理經驗，或借鑒國外職業教育檔案管理經驗，造成適應性差、利用率低、管理模式落后等諸多弊端。本文通過對現階段高職院校檔案管理工作中存在的問題進行梳理，進而提出優化高職院校檔案管理的創新舉措，以期使檔案管理水平的提高帶動高職院校的整體發展，為我國職業教育事業做出應有貢獻。

一、高職院校檔案管理存在的問題分析

高職院校檔案管理工作存在的問題，可以歸結為主觀問題與客觀問題。主觀問題主要是指認知差異，從高職院校領導層的不重視到檔案管理工作人員的不重視，造成高職院校檔案管理工作難以從本質提升，這也是高職院校檔案管理工作存在的最主要問題。客觀問題是指硬件、軟件設施問題，檔桿管理信息化程度不夠，檔案存放場所限制，未能將檔案管理工作進行細分，造成管理混亂，檔案管理人員整體專業化程度不夠，檔案的歸檔、整理、調用等沿用傳統管理模式，使得檔案不能完全發揮作用。高職院校的檔案管理模式，多為沿用傳統高校的檔案管理模式，檔案管理的制度化、規范化不足，很多高職院校在檔案管理中，不注重管理模式與高職院校自身特點結合，導致檔案管理效率低下，科研檔案難以發揮最大效率。很多高職院校未能充分意識到檔案管理帶來的便捷，不對檔案管理進行研究與創新，導致檔案管理水準與高職院校管理水平脫節，使檔案管理非但不能成為高職院校健康發展的助力，還會在一定程度上對高職院校的高速發展造成障礙。因此從主觀層面提高高職院校領導層與檔案管理工作人員的思想認識，從客觀層面提高檔案管理硬件水平，培養、引進高素質檔案管理工作人員，提高高職院校檔案管理的專業化，使高職院校檔案管理工作由被動服務往主動服務轉變，從根本上提高高職院校檔案管理水平。

二、高職院校檔案管理創新舉措與優化途徑

高職院校檔案管理相對于高職院校管理水平的滯后性，對知識服務的經濟效應帶來消極影響，因此高職院校檔案管理的創新與優化勢在必行。以其實可行的制度保障創新措施有效實施，以高素質檔案管理團隊的建設保障檔案管理水平的提高，使檔案管理能正在服務于高職院校建設。

2.1 提高檔案服務意識

檔案管理的被動服務向主動服務的轉變，是檔案管理發展的趨勢，檔案管理工作人員的工作意識與工作狀態，決定檔案管理的質量與檔案的利用率。提高檔案服務意識從以下兩點點著手：一是以專業提高檔案服務水平，二是以制度保障檔案服務意識。從事檔案管理的工作人員，要有專業的檔案管理知識，高職院校通過培訓與招聘并舉，大力提高檔桿管理工作者的專業素養，對通過寫作、出版、講座或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的檔案管理人員，給予適當的精神或物質獎勵，最大程度地激發工作人員的服務意識與服務熱情。以高職院校自身提特點為依托，建立具有自身特色的檔案管理制度，以制度保障檔案管理的服務性。通過規章制度，使檔案管理制度化，通過有效實施，使檔案管理規范化，轉變傳統檔案管理中以人為中心的管理模式，建立以檔案為中心，以服務為理念，以服務為核心的檔案管理體系，變被動服務為主動服務，深度挖掘檔案資料的內在價值。

2.2 加強檔案資料的整合

信息技術的高速發展使檔案管理的區域、跨區域整合成為可能。職業教育與信息化社會接軌規程中，知識與信息成為重要的戰略資源，也成為決定高職院校發展的要素。高職院校檔案管理要摒棄傳統管理方式，不斷向資源共建型與資源共享型轉變。由于資源無法共享，傳統檔案管理中的重復建設、資源浪費現象嚴重，區域檔案資料整合，可以有效防止資源浪費，使檔案資料在更大范圍發揮作用。檔案資料整合，可以分三步走，首先是區域檔案資源整合，其次是跨區域檔案資源整合，最后是跨國檔案資源整合。檔案資源有效整合，可以有效彌補高職院校檔案資料方面的缺失，避免重復建設造成的人力、物力資源浪費，可以最大限度地挖掘檔案資料的內在價值。

三、結語

綜上所述，高職院校檔案管理工作是高職院校管理的重要節點，提高對檔案管理工作的重視度，積極探索檔案管理新模式。變被動服務為主動服務，轉變檔案管理服務意識，加強檔案資料的整合力度，為檔案使用者帶來更多便利，使高職院校檔案管理工作成為高職院校健康發展的動力。

（作者單位：寶雞職業技術學院）