人事檔案數字化在人事管理中的重要性

韋艷

[摘 要] 隨著現代網絡社會的不斷發展與進步，網絡技術為各領域提供了先進的技術支持，有效提高了工作、生產效率與經濟效益。在人事檔案管理上，網絡技術同樣具有積極的作用，人事檔案實行數字化，是當前社會發展對人事檔案管理的基本需求，更是人事檔案管理工作最大化體現其自身價值與可持續發展的必然選擇及趨勢。因此，為了進一步提高人事管理工作的效率，對人事檔案數字化在人事管理中的重要性進行了闡述。

[關 鍵 詞] 人事檔案；數字化；重要意義

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）13-0095-01

我國人事檔案管理在不斷發展過程中，其作用能效與地位越來越高，受到相關企業以及組織機構單位的高度重視。在網絡信息技術發展日益成熟的今天，效率是所有事物開展過程中所重視的一個問題，如何才能提高人事管理的綜合水平，實現人事管理可持續發展，是目前人事檔案管理人員要深思并急切解決的主要問題。而基于網絡技術，構建人事檔案數字化工作模式，能促進人事檔案管理各項工作的發展，對人事管理工作具有重要意義，這也是提高人事檔案管理工作效率及綜合水準的有效途徑，因此，人事檔案數字化勢在必行，以便實現人事檔案管理的可持續發展。

一、人事檔案數字化可促進現代人事管理

人事檔案數字化對人事檔案管理現代化網絡發展至關重要，是其發展的基礎保障條件。人事檔案數字化模式，是建立在網絡信息技術的前提下，以網絡技術為依托，充分科學合理地運用網絡技術自身的優勢，將傳統手工紙質檔案在掃描儀器的輔助下，將所有人事檔案信息成功上傳到電腦中，也可以將這些拍成照片儲存在內存卡中，這種保存方式是安全長效的，不會丟失，隨用隨看，方便快捷。將這信息傳到電腦后，通過檔案信息平臺系統，能將這些重要的檔案信息資料統一匯聚到管理系統中，人事檔案信息管理系統的功能全面、能效巨大，不僅能準確便捷地存儲檔案信息，而且包含采集與查找的功能，極大程度地縮短了管理人員的工作時間，比如，在檔案搜集、整理、類別、對外借用等工作，都可以通過檔案信息平臺系統來實現，而且還能實時在線共享，促進了人事檔案管理的現代化發展。

二、人事檔案數字化可提升管理綜合水平

人事檔案數字化能有效提高人事檔案管理的整體水平、工作效率以及服務質量，有助于提升管理的綜合水平。過去，檔案都是紙質的呈現形式，想要查找相關檔案信息就要首先找到檔案信息的類別，然后在其中慢慢尋找，隨后再對檔案進行全面分析，這樣的工作流程不僅效率低，同時還會影響分析結果的科學準確性，并且在檔案的管理、存儲以及使用能效上都有許多不便。而人事檔案實行數字化模式，將所有檔案信息轉換成為電腦所識別的特殊代碼，在查找與使用上都提供了較大的便利條件，不僅能迅速找到所需檔案信息，同時在對關鍵字搜索時，會把與其有關的所有信息內容呈現出來，精準而全面，可以將人事檔案信息的使用效率發揮到最大。此外，通過先進的檔案信息管理系統平臺，還具有人事信息申請以及檢索為一體的功能，擺脫了時空的約束及限制，體現了人事檔案管理的與時俱進，同時創新并提高了服務質量，拓展了人事檔案在社會上的利用范疇。

三、人事檔案數字化可提供信息參考依據

人事檔案數字化有助于更好地被挖掘及使用相關重要信息，為企業及各機構的領導提供有利的信息參考依據。無論是社會企業的發展還是具體的教育機構，其重點都是人才的建設，這樣有利于企業及院校的現代化發展進程。因此，如何才能讓領導充分了解人才或員工的基本情況信息，從而使相關事項的決策更具現實意義，人事檔案管理人員要加強對這一問題的重視。人事檔案實現數字化，領導能通過其構建的網絡系統平臺，隨時對自己所需的信息進行搜索，找到相關內容，并能將個人信息標注得極為詳細，除了基本信息還包括個人成就等，高效、方便、全面。同時，還能對信息按照類別以及內容等方面，進行快速準確整理，為其他工作提供有利參考數值，更有利于人才各方面能力的提升。

四、人事檔案數字化可加強安全信息建設

人事檔案數字化屬于安全信息建設中的重要組成部分，是確保人事檔案管理安全的前提條件。人事檔案管理由于工作流程繁瑣，工作內容復雜多樣，在對檔案信息進行采集、整理、分類、保存以及使用時，會因為自己的忽視而造成相關工作的遺漏，埋下安全隱患，不利于人事檔案管理的發展，對檔案信息的安全更是產生了嚴重的威脅。因此，人事檔案管理通過網絡系統平臺，能建立信息保護密碼鎖，并能將所有信息內容或是一切數據進行無限備份，以免發生緊急情況造成系統黑屏或是被病毒入侵，造成數據丟失。通過設置密碼，想要進入平臺查找資料，就要輸入正確的密碼，充分提高并加強了人事檔案信息的安全性。

綜上所述，人事檔案數字化對人事檔案管理具有重要意義，不僅能促進人事檔案管理網絡化發展，同時還能為管理決策提供相關的信息參考依據，提高檔案信息安全，從而全面提升人事檔案管理水平，實現其可持續發展。

參考文獻：

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