電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用

鄒瑩瑩

【摘要】信息化建設是各個行業、各個領域發展的必然趨勢，檔案事業在發展的過程中，也需要跟隨時代發展的腳步，進行信息化建設。電子檔案的應用和管理是檔案信息化建設的前提，其在推動檔案信息化建設中有著不可替代的作用。在目前的檔案工作信息化建設中，還存在著許多問題，相關單位在發展的過程中，要掌握這些問題，并采取針對性的措施去處理，以此促進檔案工作信息化建設。

【關鍵詞】電子檔案管理檔案工作信息化建設

一、電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用前景

現代化的電子檔案管理手段對提高檔案工作信息化建設非常有利：現代化的電子檔案管理手段具有以下三個特點，第一，高效性，高效的檔案信息管理方式可以在很大程度上簡化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性，隨著企業對實用性的信息資源的需求量越來越大，實用性的檔案資源的管理已經成為了檔案工作信息化建設工程的重要組成部分。第三，真實性，信息只有是真實可信的，才能在企業運行過程中發揮它應有的價值，現代化信息管理手段保障了信息的真實性，因此對提高檔案管理工作水平是非常有幫助的。

信息時代下電子信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴充檔案資源提供了有利條件：首先，電子信息的傳播范圍更廣，可以擴充基礎性的檔案資源，為檔案管理工作提供豐富的“原材料”，利于對某一信息進行全面而系統的采集和整理工作。其次，電子信息的傳播范圍更快，可以有效的保障電子信息的有效性和真實性，從而提高檔案管理工作的工作效率。

二、電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題

（一）要求標準不統一

如果想推進檔案信息化建設，需要建立相對統一的要求標準。電子檔案因其對系統的依賴性和特殊的技術特性，在進行電子檔案管理的工作中，其涉及的范圍較傳統檔案相對復雜，要保證其信息數據原始性的特點，使數據處于一個安全的環境進行交換，還要對其格式、檢索方法等方面設計有針對性的、符合電子檔案特點的標準。由此可以看出，電子檔案管理工作相對傳統檔案管理更為煩瑣，若沒有一個統一的要求標準為基礎，將會導致工作出現一團糟的問題。

（二）提高人員業務能力

電子檔案管理工作需要通過相關技術人員的操作來實現價值，為了可以實現較好的管理效果，需要提高人員的業務能力。一方面，與傳統的模式有所區別，在電子檔案管理工作中，其面向對象已經不是特指的某個人，因此就需要對其進行規范與要求，以便于需要的對象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術，需要對其進行一段時間了解之后，才可以將其運用于實踐，因此，就要求相關的業務人員具備操控此技術的能力，從而為用戶提供技術指導與說明。

（三）工作量大

電子文檔在應用的過程中，要結合當前信息資料建立完善的電子檔案內容，在建檔的過程中要利用數字化技術對其進行處理工作。電子文檔在傳輸和接收的過程中，一般都是以互聯網數據平臺為基礎，想要完成這項工作，則需要對大量的信息數據進行處理。

三、電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的實際應用

（一）統一規范標準

由于電子檔案工作涉及很多方面，為了可以保證其正常工作，所以需要對其進行要求規范。在開展工作的過程中，會涉及很多不同的部門。例如：計算機、檔案和信息管理等，需要通過大家的共同協作，合作推進信息化建設發展。

（二）保證檔案資源的安全性

雖然檔案管理工作中應用了許多現代化的科學技術和設備，但是管理工作方面經驗不足，在實際工作的過程中，不可避免的會遇到許多問題，比如沒有建立完善的法律法規，那么在進行電子檔案信息管理工作時，就會存在許多安全隱患，用戶在網絡平臺上進行操作時，不能保證網絡環境的安全性，那么用戶的個人信息就可能出現泄漏的情況，長時間的積累下去，就會損失許多用戶，這就不利于管理工作的運行和發展。所以，一定重視管理工作中的信息安全問題，可以建立一個完整體系，在進行電子檔案的各項操作時，可以保證檔案資源的安全，才能促進檔案工作的信息化建設。

（三）培養專業性技術人才

互聯網信息技術已經融入到了人們的日常生活和工作中，許多工作都離不開網絡。在檔案管理工作中，工作人員的作用是不可是替代的，只有保證工作人員對信息技術有一個正確的認知，可以熟練操作各項軟件技術和硬件設備，適應時代的發展形式，才能提高檔案工作的效率，這需要相關單位重視專業性人才的培養。首先，在進行人員招聘時，不光要考慮人才在檔案方面的專業性，還需要重視人才的信息技術水平，要實現二者的有機融合，做好檔案管理工作的信息建設；其次，要對工作人員進行定期的培訓工作，每次培訓的內容都要與當下檔案工作的發展形式和實際遇到的問題來進行講解，在條件允許的條件下，可以聘請專業性的技術人員來為工作人員進行培訓，使工作人員在培訓的過程中，完善和充實自己；最后，要重視對工作人員專業能力培養，對于不同能力的工作人員，結合工作內容進行合理分配，保證工作效率。

四、結語

社會環境的深刻變革，為電子檔案管理工作帶了機遇以及挑戰。在推進檔案信息化建設的過程中，電子檔案管理成為其重要的工作步驟，電子檔案管理工作需不斷地發揮其潛在優勢與價值，在標準要求統一、信息安全保障、人員業務能力等方面進行完善和提高，為推進檔案工作信息化建設提供有力支持。

參考文獻：

[1]王海波.推動檔案信息化建設，實現檔案工作飛躍發展[J].中國新技術新產品，2014（16）：44.