淺談照片檔案的收集與整理

陳菲菲

摘要：檔案管理工作之所以具有相對較高的專業性要求，不僅僅是因為檔案材料的數量繁多，從檔案材料的類型來看，檔案材料種類豐富，從存在形式來看，包括電子檔案與紙質檔案，從檔案的內容來看，可以將其劃分為物品檔案、人事檔案、活動檔案等。而照片檔案是當前極為重要的檔案材料，其存在價值并不低于文字型的檔案材料。照片檔案的獲取難度比較高，其載體為感光材料，管理人員需要根據保存需要，收集照片檔案，同時還要做好整理圖片檔案的工作，本文主要介紹收集以及整理現代照片檔案的方法。

關鍵詞：照片檔案；收集方法；整理方法；檔案管理

檔案材料在社會發展中一直具有獨特的作用，其最重要的價值就是記錄過去的信息，同時一些檔案材料還具有歷史性價值。照相技術問世之后，照片檔案被添加到現代檔案系統中，相比單純的文字型檔案，照片檔案的更具直觀性，雖然照片檔案具有極高的價值，但是收集照片檔案的工作卻更具難度，而在電力檔案管理模式被添加到檔案管理系統之中后，照片檔案的獲取難度降低，但是收集人員仍舊需要面對一些照片檔案帶來的收集問題，本文重點研究針對照片檔案開展的收集工作以及整理工作。

1 收集以及整理照片檔案工作開展現狀

1.1 信息管理部門沒有發揮作用

檔案信息管理部門在檔案收集工作中的主體地位受到嚴重的威脅。因為照片信息是有專門的部門負責，一般是由宣傳部門和文化部門加以拍攝，并且照片出現之后主要是在相關的單位中展開一些公務性活動。因此，對于檔案信息部門來說，這些行為對照片資料的收集和整理產生一些巨大的阻礙作用，極難對整個照片資料展開有效的管理和控制，無法有效的對文字檔案進行管理，從而導致整個檔案管理部門工作效率低下，不利于未來工作的開展。

1.2 照片檔案本身存在的問題

照片具體數量難以掌握。這在實際的工作中極為常見，在同一活動中會有多種活動負責人進行照片的拍攝，并且在同一時間或者不同時間將照片上交給檔案部門，這就容易帶來信息的混亂和自擾。另外，因為照片具有版權的屬性，從而使得檔案資料管理中有許多版權費的限制，使得檔案管理部門無法更好的進行照片收集和整理的工作。

照片檔案資料中存在著分散特性。對于檔案管理部門來說，一般只負責所有部門上交的照片收集和整理，進而進行檔案的確立。但是因為單位部門十分的分散，并且無法主動地展開照片收集工作，從而只能守株待兔的等待照片的上交，極難發揮整個檔案管理部門工作的主動特性。

1.3 技術性問題

拍攝技術給檔案管理工作帶來了許多新的問題，主要表現在現階段我國圖片檔案主要是數碼照片的形式，而傳統的我國圖片都是對膠卷沖印的圖片。著不同種類的照片之中存在的信息傳輸工作存在著混亂，從而不利于檔案的標準化管理。照片整體的比例失調，并且覆蓋面窄。現代照片資料的內容十分單一，多數反映的是當前領導的各種工作之中，而很少有反映現階段我國一線工作人員面貌的圖片資料。多為重要性內容的圖片資料，而反映重要事件的照片資料極少。另外，照片并不能真正表現出整個單位的優秀面貌，從而使得照片缺乏必要的利用價值。

1.4 照片檔案欠缺完整性

缺乏文字說明解釋。照片檔案管理標準中涉及到照片信息的解釋和說明，然而現階段我國檔案管理工作中的各種歷史照片檔案，缺乏必要的文字解釋說明，使得整個照片檔案價值大打折扣。

1.5 保管問題分析

照片檔案安全保管中存在著問題。現階段我國照片檔案一般是附屬在整個紙質檔案的后面，并且因為檔案用力具有一定的特殊性，并且存在著許多特殊的內容，從而使得整個資料中存在著許多元素，容易對整個檔案中照片產生一定的腐蝕性，從而不利于照片資料的保管。

2 合理的收集照片檔案的方法

2.1 增強對于照片檔案價值的宣傳力度

負責管理照片檔案的人員可以通過宣傳來對企業其他的工作部門忽視照片檔案價值的問題進行解決，使企業工作人員可以重視照片檔案，隨著拍照技術逐漸發達，人們可以通過手中的移動設備隨時拍照，而對于照片檔案的重視度也在降低，而管理人員有義務向企業員工傳達出照片檔案作為重要檔案材料具有的重要性，在所有員工都能有意識地重視照片檔案的同時，也要使其能夠按照一定的標準拍攝出標準、可用照片檔案。管理人員自身也要重視照片檔案，更加負責認真地完成管理照片檔案的工作任務。

2.2 增加檔案收集方法

為了更為全面地獲取照片檔案，管理人員需要借助檔案科技的力量看來改進并增加收集檔案的方法，從更多的渠道來獲取照片檔案，原有的照片檔案收集工作只需要收集實體化的照片檔案即可，而在電子檔案進入到檔案系統之后，管理人員要借助可靠的方法來完成電子照片檔案的收集工作，在收集環節中，管理人員可以對其進行編輯，將格式統一的照片檔案提供給整理人員，減輕其檔案管理負擔。為了獲取更具有價值的照片檔案，收集人員可以采用有償的方式擴大照片檔案的收集范圍，在獲取一手照片的同時，還可以積極獲取翻拍照片，使照片檔案更具清晰度。

2.3 完善收集制度

建立健全照片檔案管理制度。一是要制定《照片檔案管理制度》，將照片檔案材料的歸檔范圍、照片檔案的收集、整理、歸檔、移交、借閱、鑒定、銷毀等工作環節納入此制度中，建立照片檔案專兼職檔案員管理網絡和工作職責，以文件形式下發，舉辦照片檔案業務培訓班，嚴格按照制度執行，通過一系列相關制度的出臺、培訓的實施，使照片檔案的管理工作得到規范有序地推行，從而實現照片檔案的科學管理。

3 可行的整理照片檔案的方法

3.1 優化照片檔案的管理模式

在管理方面，應嚴格制定管理要求，改變管理模式如，檔案工作人員應采用新的管理模式，改變照片附屬地位，把照片檔案按照事件發生順序進行集中排列管理；對電子照片檔案與相關說明要素有楊結合，使照片屬性能夠自動提取，推動照片檔案的利用工作；對照片進行纏上時，建立電子計算機檢索系統，建立網上服務平臺，形成系統的電子照片檔案庫，等等。

3.2 改進照片檔案的存放環境

在技術方面應做好管理和技術更新照片檔案與其他檔案相比，其保管的要求更高一些，如，應在人庫前對照片和底片進行嚴格檢查，把好照片檔案人庫關；對已存檔的照片檔案進行定期檢查，避免照片發生霉變、卷曲現象；保持檔案庫適宜的溫度和濕度，做了防塵、防潮、防火工作；對檔案中的照片進行翻拍備份并集中保管，等等。

4 結束語

照片檔案與文字檔案不僅僅存在著外在形式上的差異，兩種檔案在收集與整理兩個管理環節時采用的方法不同。因此對于照片檔案不了解或者欠缺照片檔案管理工作經驗的工作人員會出現一些整理或者收集照片檔案的工作問題，本文先對照片檔案管理問題一一列舉，而后又分別給出了合適的收集方法以及整理方法。工作人員需要處理好照片檔案的分散性問題，實現統一收集，在整理照片檔案時，可以按照固定的標準來給照片檔案分類，在規范科學的管理體系之中管理照片檔案可以高效解決管理問題，管理人員還需要研讀并熟記相關的照片型檔案管理制度，規范化管理照片檔案。

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