加強老年大學檔案管理隊伍建設的途徑和方法

胡安峰

摘 要：老年大學教學管理中，檔案管理是不可忽視的重要工作。本文分析了我國老年大學檔案管理的特點，并圍繞創建特色數字化老年大學檔案管理模式提出一些針對性建議。

關鍵詞：老年大學；檔案管理；特點；建議

隨著我國老年退休人員的不斷增加，如何讓日益增多的老年人員安度晚年，已經成為當前我國社會公共服務改革中不可忽視的重要課題。老年退休人員為國家經濟社會建設做出了偉大的貢獻，他們有權利享受穩定快樂的晚年生活。我國自上世紀80年代開始通過創建老年大學的方式，滿足老年退休人員娛樂生活文化消費的需要。2016年，不完全統計數據顯示，目前我國已經建立的大大小小的老年大學數量達到1300余所。老年人通過老年大學的學習，既豐富了晚年文化生活，同時也掌握了一些全新的生存生活技能。老年大學入學人數近十年呈現快速增加趨勢。2016年山東濟南某老年大學新增入學人數379人，在校總人數達到1400余人，比十年前增加了三倍以上。快速增加的老年大學生，給老年大學檔案管理工作帶來嚴峻的壓力。不同于普通高校，老年大學檔案管理工作呈現出自己一些顯著的特點。

1 老年大學檔案管理的特點

1.1 檔案管理信息更新變化快

與普通高等院校相比，老年大學生多是進行短期的學習與培訓，主要是根據自己個人愛好選擇相關課程，課程設置相對較多。同時，老年大學生人員構成相對復雜，人員變動速度也較快。這造成老年大學檔案管理工作檔案信息的采集、入檔難度想讀較大。以山東濱州某老年大學為例。2016年新增老年大學生220余人，畢業大學生190余人。表面上人數比普通高校要少很多，檔案管理工作應當相對簡單。但是，情況恰恰相反。新入學老年大學生并不是同時入學，需要針對不同老年大學生生理心理、原有知識儲備等進行考核，以確定給予他們何種課程培訓。畢業的大學生人數雖然少，但是專業種類卻較多，需要對不同專業的畢業生進行相應地檔案信息的錄入、備案等工作。總之，專業課程設置較多、人員構成復雜變動快等因素，導致老年檔案管理信息更新變化較快。

1.2 傳統紙質化檔案管理手段仍占主流

現代檔案管理中，傳統紙質化檔案管理手段逐漸被現代信息網絡化管理手段代替。但是，在當前我國眾多老年大學的檔案管理中，傳統紙質化檔案管理手段仍占據主流地位。盡管過去十幾年，老年大學檔案管理中信息化管理技術的應用也日益增多，當在很多老年大學檔案管理中并未能得到徹底地應用。分析原因，主要有以下幾點：一是很多老年大學檔案管理人員習慣上采用紙質化檔案管理模式，如一些年齡較長的檔案管理人員對現代信息網絡技術認知和接受程度相對較低，他們更喜歡采用紙質檔案。二是老年大學生自身缺乏現代信息網絡技術應用思維和應用習慣，如很多老年大學生不會借助信息化檔案管理平臺查閱、上傳自己的檔案信息。三是由于老年大學辦學經費相對有限，幾乎大部分辦學經費來自政府財政撥付或社會捐助。這導致老年大學建立現代數字化、信息化檔案管理模式經費短缺現象比較突出。

1.3 高素質檔案管理人員相對短缺

高素質檔案管理人員是做好檔案管理工作的人力保障。當前，我國老年大學檔案管理中，存在高素質檔案管理人員相對短的現象。2015年，某教育研究機構對河南十幾歲老年檔案管理人員調研顯示，受訪109名檔案管理人員中，具備本科（含本科）以上學歷人員僅有32人，專科學歷人員也不過41人。上述檔案管理人員中20%-35%的人員并未接受過系統專業的檔案管理培訓。高素質檔案管理人員的短缺，給當前老年大學檔案管理工作帶來一定負面影響，如檔案管理工作方式單一，檔案管理效率相對較低，檔案管理中檔案信息錄入、存檔、上傳、共享等工作環節問題頻出等。因此，高素質檔案管理人員相對短缺，是當前我國老年大學檔案管理的特點之一，也是不可忽視的重要弊端。

2 創建特色數字化老年大學檔案管理模式的建議

2.1 建立數字化、網絡化老年大學檔案管理平臺

從我國老年大學檔案管理工作長遠開展看，建立現代數字化、網絡化老年大學檔案管理平臺是未來發展的必然選擇。具體做法如下：一是開發適合老年大學檔案管理工作特點的管理軟件，能夠比較高效地開展檔案信息數據采集、錄入、計算、篩選、存檔、上傳和共享等檔案管理工作。二是要借助云端網絡技術、大數據技術等構建老年大學云端檔案管理平臺和大數據檔案管理數據處理中心等。這樣可以實現不同老年大學之間在檔案管理工作中的互聯互通，相互吸收借鑒對方在檔案管理中的成功經驗。三是要更新現有老年大學檔案管理硬件配置，采購更多高配置的電腦、網線、多媒體終端接口等硬件設備等。

2.2 加強檔案管理人員數字化、信息化檔案管理知識與技能的培訓

要想保障老年大學檔案管理工作的高效有序地開展，還需要不斷加強高素質檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員數字化檔案管理知識與技能的培訓。這是做好老年大學檔案管理工作的人力資源保障。首先，要加大檔案管理人員數字化、信息化檔案管理理念的教育，讓他們認識到只有具備數字化檔案管理思維才能更好地開展檔案管理工作。其次，要采取靈活多樣的檔案管理人員培訓方式，如集中培訓、定點培訓、網絡遠程培訓等。再次，要把檔案管理人員是否具備數字化、信息化檔案管理技能與他們的績效工資、職稱晉升等進行捆綁評價，以提升他們對數字化、信息化檔案管理的重視度。

2.3 建立老年大學生信息網絡技術應用課程體系

老年大學檔案管理工作的開展也離不開老年大學生的積極參與。有鑒于很多老年大學生自身信息網絡技術素養相對較低的現狀，筆者建議可以通過建立老年大學生信息網絡技術應用課程體系的方式提升老年大學生信息網絡技術的應用技巧。要精心設計相關課程教材，必要時可以把這一課程納入老年大學必修課程體系。只有建立科學完善的課程體系，才能讓廣大老年大學生主動積極地投入網絡信息技術的學習與應用之中。國內某些老年大學已經開始老年大學信息化課程體系的構建和實踐，并取得一定積極成效。隨著未來信息技術的進一步發展，加大老年大學生信息技術素養的培訓，是提升老年大學生晚年生活水平的保障，同時也是老年大學創建特色數字化檔案管理模式的基礎。

3 結論

與普通高校檔案管理工作相比，老年大學檔案管理工作有自己鮮明的特點。未來老年大學檔案管理工作要想取得進一步發展，必須要創建新型特色數字化老年大學檔案管理模式。

參考文獻

[1]林峰屹.淺析老年大學檔案的數字化管理[J].現代經濟信息，2016，（17）：152.

[2]趙明輝.老年大學學籍檔案管理問題研究[J].中國培訓，2016，（18）：98.

[3]魏潔.老年大學學籍檔案管理存在的問題及對策分析[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2016，（07）：1-4.