檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用

張靜

摘 要：檔案數字化是檔案管理事業發展趨勢，只有提高數字化檔案的利用率，解決數字化檔案利用中的實際問題，才能推廣普及檔案數字化工作。

關鍵詞：檔案數字化；數字檔案利用；策略分析

本文主要探究檔案數字化建設的主要意義，當前檔案信息化利用中存在的問題，以及有效的檔案數字化管理策略。

1 檔案數字化建設的主要意義

1.1 促進信息資料的數字化管理

檔案數字化建設有助于實現信息資料的數字化管理，可以實現對各種有價值信息的全面存儲和管理，對于運用大數據技術通過現有檔案數據分析，從而為發展建設提供新依據和必要支撐。首先，通過計算機技術實現檔案數字化管理，可以把傳統的紙制檔案變成數字化的信息，有助于原始檔案信息的開發，有助于實現對傳統紙制檔案和視頻圖片等資料的全面管理，能夠在傳統檔案中挖掘出更多有價值的潛在信息和內容。其次，檔案數字化管理擴展了檔案數據信息的來源渠道和管理方式，可以圍繞企事業單位的日常運行過程自動收集各種數據信息，實現了對運行過程的全面管理，提高了檔案管理的科學化水平。第三，隨著數字化檔案管理工作的不斷推動，檔案使用的效率與質量越來越高，檔案服務也日趨精準，從而全面推動了檔案事業和檔案技術的快速發展。

1.2 全面優化數據信息處理過程

檔案數字化管理全面優化了檔案數據信息的處理過程，不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，而且提高了檔案管理工作質量，解決了傳統檔案管理效率低的實際問題。首先，通過數字化的管理系統對檔案進行數字化的處理操作，可以借助計算機實現對少量檔案數據信息的檢索，可以提高檔案的使用效率。其次，通過系統化的軟件來進行檔案數據信息的操作，可以優化檔案的使用流程，實現對檔案數據信息的綜合化運用，有助于提高檔案數據信息應用的綜合化，實現了對檔案數據信息的全面優化處理，提高了檔案數據存儲管理效率，可以方便檔案數據信息的快速使用查詢。第三，檔案數字化實現檔案進行全面管理目標，實現傳統管理方法與現代數字化管理的有效銜接，構建了更科學的檔案管理系統，而且可以借助先進的設施設備實現智能化的檔案管理。

2 數字化檔案信息使用中的問題

2.1 數字化檔案使用操作繁瑣

目前影響數字化檔案信息使用的主要問題在于數字化檔案使用有操作的方法過于繁瑣，數字化檔案的智能化水平相對過底，數字化檔案還不滿足人們的實際使用需求。首先，數字化檔案的操作程序相對復雜，未經過專業訓練或懂得基本操作知識的人員很難自主運行數字化檔案系統檢索到有價值的信息。其次，數字化檔案提供智能化服務的水平有限，現有的數字化檔案系統還不能根據用戶的實際使用需求和傾向進行個性化的推送服務，因此影響了檔案數據信息的使用效率。第三，目前用戶使用數字化檔案的意識不強，沒能認識到數字化檔案的實際價值，缺乏對數字化檔案價值開發，在傳統理念影響下沒能高效使用數字化檔案。

2.2 數字化檔案管理制度落后

現有的數字化檔案管理制度還不滿足檔案數據信息使用的實際需要，現有數字化檔案管理制度還不能有效約束檔案用戶的實際使用行為，導致數字化檔案用戶操作檔案錯誤，不僅影響數字化檔案使用的效率，而且影響數字化檔案信息的安全。首先，數字化檔案操作人員的信息化意識和信息化操作能力不足，沒能養成良好的數字化檔案的操作使用習慣，不注重對檔案管理系統的有效維護，因此影響了檔案數字化系統作用的發揮，極大的擠占了檔案數字化空間。其次，當前檔案管理人員的數字化意識不強，沒能把有價值的檔案信息進行數字化處理，導致數據化檔案使用率不足，檔案使用人員得不到真實全面的數字檔案信息。第三，目前還沒能實現對數字化檔案用記有權限管理，導致不少涉密檔案保管不嚴格，任意人員可以隨意調取數字化檔案，因此影響了數字化檔案工作的效率，導致數字化檔案管理中存在的漏洞。

2.3 缺乏專業的檔案管理人同

缺乏專業的數字化檔案管理人員，不僅不利于數字化檔案的開發和利用，而且影響了檔案使用人員的使用，嚴重的阻礙了數字化檔案事業的發展。首先，當前基層單位缺乏專業的數字化檔案的操作和管理人員，數字化檔案建設水平滯后，現有檔案管理人員不滿足檔案數字化建設的需要。其次，當前基層單位對檔案數字化管理人員的培訓不足，沒能全面提高檔案數字化操作人員的能力水平，導致現有的檔案管理人員不能根據用戶的使用需求對檔案數字化管理進行必要的創新和推廣。第三，缺乏科學的績效考核方式，在現有的績效考核體系當中沒能充分的并重數字化檔案使用用戶的意見，導致缺乏對檔案數字化建設的正確引導。

3 數字化檔案信息使用建設策略

3.1 創新數字化檔案管理理念

做好檔案數字化管理工作，必須創新數字化檔案管理理念，解決當前數字化檔案管理建設的實際問題，實現數字化檔案管理工作的全面創新，做到檔案管理制度與方式方法的不斷更新。首先，圍繞現代數字化檔案管理技術發展趨勢，注重引進相關軟硬件設施設備，解決當前檔案數字化建設的硬件水平不足的實際問題，有步驟的實現數字化檔案管理設備的更新。其次，加強檔案管理制度理念的創新，提高檔案數字化管理工作水平，樹立檔案管理人員信息意識，圍繞著信息化的檔案管理需求，不斷提高檔案管理人員的能力水平。第三，注重形成數字化檔案建設和數字化檔案信息利用的氛圍，宣傳數字化檔案的實際價值，引起各方面對數字化檔案的重視，這樣才能給數字化檔案建設創造良好環境。

3.2 加強檔案管理軟件的開發

為了落實好檔案數字化工作的任務要求，必須加強數字化檔案管理系統軟件的開發，著力建設優良的數字化檔案操作環境，切實滿足檔案使用的實際需要，著力為檔案數字化管理提供必要保證，打牢檔案數字化建設的基礎。首先。加強檔案數據庫系統的建設，全面提高數據庫系統的建設水平，著力滿足數據庫發展更新的需要，不斷根據行業檔案數據信息增加的實際需要，全面完善檔案數據庫系統的結構和做好數據維護工作。其次，開發高效智能的數據管理系統，有效通過軟件系統滿足用戶的使用需求，全面提高數字檔案推送和智能服務的能力水平。第三，加強網絡環境的建設著務提高數字檔案在網絡環境下運行的能力，這樣才能保證數字化檔案的傳遞和使用價值，滿足用戶的實際使用需求。

3.3 做好檔案管理人員的培訓

全面提高檔案管理人員的能力水平，解決當前數字化檔案建設人才隊伍不足的問題，對于提高檔案數字化建設的質量，促進數字化檔案信息的推廣普及有重要的價值。首先，應當加強檔案數字化建設人才的選拔，把有著豐富的經驗和專業知識人員充實到數字化檔案建設的一線崗位上來。其次，加強數字化檔案管理人員專業素養培養與教育工作，全面加強業務培訓，鞏固檔案管理人員業務能力，不斷滿足數字檔案維護的需求。第三，加強對檔案管理人員的績效考核與監督工作，保證檔案管理人員履行好數字化檔案管理職責，做好具體的數字化檔案管理工作。

4 結論

保證檔案數字化事業的建設發展，必須創新檔案數字化管理體制，完善數字化檔案信息利用的管理制度，在保證數字化檔案安全的基礎上，全面提高數字化檔案的使用效率，解決好當前數字化檔案使用中的問題。

參考文獻

[1]張玉娥.檔案數字化建設問題研究[J].漯河職業技術學院學報，2014（04）.

[2]苗壯.淺談推進檔案數字化建設的幾個問題[J].東方企業文化，2014（18）.

[3]張娟，張新宏.淺析高校學生檔案數字化建設工作[J].黑龍江史志，2014（22）.