淺析如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

鮑菁菁

摘 要：在當(dāng)前檔案管理工作中，現(xiàn)代化是重要發(fā)展方向。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治等方面都離開檔案資料為其提供服務(wù)，因此，在檔案管理工作中需要不斷加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)把握好服務(wù)方向，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造良好外部環(huán)境。本文主要以檔案管理現(xiàn)代化的概念為切入點(diǎn)，探討實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；措施

伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，各行業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化，能夠充分發(fā)揮檔案資料的社會(huì)價(jià)值，為用人單位提供必要參考資料及歷史證明。就其本質(zhì)而言，檔案是一項(xiàng)重要信息資源，而在快速發(fā)展的背景下，檔案數(shù)量急劇增加，載體也逐漸趨于多樣化，增加了檔案管理工作難度，因此需要促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，充分利用信息技術(shù)，不僅能夠提高檔案管理工作效率，也實(shí)現(xiàn)了管理質(zhì)量的提升與優(yōu)化，最大限度利用檔案信息資源，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

1 檔案管理現(xiàn)代化簡(jiǎn)述

1、檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

一是數(shù)字化。借助各種現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)、加工、流轉(zhuǎn)、利用與控制。包括檔案資源數(shù)字化整理、建設(shè)檔案數(shù)字化信息資源庫(kù)。二是網(wǎng)絡(luò)化。借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息檢索與共享。

2、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

（1）現(xiàn)代化的管理思想。在檔案管理工作中，需要利用現(xiàn)代化的管理思想，及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)思維觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，及時(shí)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念進(jìn)行更新，做到與時(shí)俱進(jìn)，從而在檔案管理工作中利用現(xiàn)代化管理方法和思想來(lái)加快推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的深入認(rèn)識(shí)，使其更好的為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

（2）現(xiàn)代化的管理人才。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的工作中，現(xiàn)代化的管理人才不可或缺，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保證。作為現(xiàn)代化的檔案管理人才，不僅需要扎實(shí)的掌握現(xiàn)代化的檔案專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)各種現(xiàn)代化的技術(shù)和管理技能進(jìn)行熟悉掌握。因?yàn)樵诳萍伎焖侔l(fā)展的今天，單一技能已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，所以檔案管理部門需要加快引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化新型檔案管理人才。

（3）現(xiàn)代化的管理手段。現(xiàn)代化管理手段是檔案現(xiàn)代化管理得以實(shí)現(xiàn)的重要標(biāo)志，需要在檔案管理工作中，通過(guò)熟練的對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備和軟件進(jìn)行使用，從而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)代化管理方法是檔案管理現(xiàn)代化的重要組成部分部分，需要通過(guò)建立健全檔案規(guī)章制度，利用現(xiàn)代化的管理理念和方法來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性分析

1、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案價(jià)值的主要參數(shù)，而檔案信息載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，避免檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

2、檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，增強(qiáng)了我國(guó)的綜合實(shí)力，從而帶動(dòng)了我國(guó)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。在近些年來(lái)，多種檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)自身檔案事業(yè)的發(fā)展制定了相關(guān)的目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的整體性，可以將檔案資料作為指導(dǎo)性規(guī)定，根據(jù)檔案科研、教育的發(fā)展，把培育人才作為檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代化管理模式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)所制定的目標(biāo)。打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極創(chuàng)新管理模式，在一定條件下可以借鑒其他國(guó)家的檔案管理模式，結(jié)合我國(guó)的實(shí)際情況來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這樣不但可以保證我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的合理性，還可以提高檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，增加檔案管理工作的效率，從而促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。而且，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人員素質(zhì)的教育也不斷得到提高，檔案干部隊(duì)伍觀念也在發(fā)生著變化，對(duì)檔案管理的方式也有所改進(jìn)，以及檔案管理?xiàng)l件的改善，均體現(xiàn)了檔案事業(yè)自身的發(fā)展。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理的重點(diǎn)工作，檔案管理現(xiàn)代化，是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。國(guó)家已頒布的標(biāo)準(zhǔn)《CDA電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》是CDA電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。

2、注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。由于檔案資源的數(shù)量不僅多而且復(fù)雜，要把檔案資源進(jìn)行歸類、整理并輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，沒(méi)有一套科學(xué)、合理的方法，將會(huì)耗費(fèi)大量人力、物力，嚴(yán)重影響檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。因此，必須要在原檔案管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行分門別類的分級(jí)著錄：對(duì)于內(nèi)容單一、使用價(jià)值比較低的卷宗實(shí)行案卷著錄；對(duì)于涉及內(nèi)容相同的則實(shí)行組合級(jí)著錄；對(duì)于涉及到重要或龐大、復(fù)雜內(nèi)容的卷宗，則實(shí)行文件級(jí)著錄。減少一些不必要的著錄環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的速度。

3、樹立現(xiàn)代化管理觀念

為實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，就必須加強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)，這樣才能使現(xiàn)代化管理意識(shí)逐漸深入到檔案管理人員的管理理念中，有效的規(guī)范工作態(tài)度和行為，從而有效的提高檔案管理現(xiàn)代化水平。在檔案管理工作中，現(xiàn)代化的管理理念是有效實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要提前和保障，所以，作為檔案檔案管理人員，必須樹立現(xiàn)代化管理觀念，加強(qiáng)工作嚴(yán)謹(jǐn)性。因此，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中，管理人員一定要樹立正確的價(jià)值觀和價(jià)值取向，并且提高自身的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素質(zhì)，此外，還要科學(xué)有效的從國(guó)外引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及管理方式，只有不斷的提高工作效益，才能促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的健康穩(wěn)定發(fā)展。

4、建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)起著關(guān)鍵性作用，因此要注重實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方法和技術(shù)的不斷改善，為了更好地應(yīng)對(duì)各項(xiàng)挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，不同知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)的人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)交流，從而各顯其能，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使檔案管理工作能夠達(dá)到最優(yōu)的狀態(tài)。此外，還要注重對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且建立公平健全的績(jī)效考核機(jī)制，鼓勵(lì)員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而不斷提高自身的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案資料作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)中重要地位，隨著信息技術(shù)發(fā)展水平不斷提高，在各個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造了良好外部環(huán)境。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須明確其特點(diǎn)及主要內(nèi)容，從管理觀念、手段、人才等多方面入手，建立起科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量與效率，更好的為用人單位服務(wù)，以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

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