淺析檔案管理工作內容與模式之轉變

周怡然

摘要：進入新世紀以來，科學技術以日新月異的速度迅猛發(fā)展，檔案管理工作應當抓住新的發(fā)展機遇，與時俱進。本文分析了新形勢下檔案管理工作內容以及工作模式的轉變，希望能對完善當下的檔案管理工作有所裨益。

關鍵詞：檔案管理；工作內容；模式；轉變

當今是信息時代，檔案管理工作應該緊跟信息時代發(fā)展潮流，逐漸推進數字化建設與信息化建設。這是時代賦予檔案管理工作的使命，也是新時期促進檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然之舉。檔案管理員應該積極轉變落后服務理念，完善檔案管理工作內容，創(chuàng)新檔案管理工作模式，更好地迎接時代的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理工作內容的轉變

首先是檔案收集方式的轉變。過去檔案員都是坐等檔案形成，然后進行整理、記錄。這種檔案多以文字形式呈現(xiàn)，時間久了，紙張發(fā)黃，字跡也會變得模糊不清。現(xiàn)在人們較多使用電腦錄入檔案，將檔案資料存儲于計算機之中，更加方便查詢和攜帶。

其次是保存方式的轉變。電子檔案不會受到蚊蟲叮咬，節(jié)省了時間成本和空間成本。只需要將檔案錄入到電腦中生成電子資料，輕輕松松就完成了保存工作。可檔案需要保存很長一段時間，雖然不會經受蟲咬、鼠嚙，但是要注意進行備份，防止資料丟失。重要檔案要及時設置防火墻，以便受到黑客和病毒的入侵。

二、檔案管理工作模式的轉變

（一）引入現(xiàn)代信息技術

現(xiàn)代化的信息技術已經滲透到人們生活的方方面面，檔案管理工作同樣受到了來自計算機和網絡技術的沖擊。這既是一次前所未有的挑戰(zhàn)，又是一次不可多得的機遇。檔案管理工作應該積極引入現(xiàn)代信息技術，采用數字化、信息化管理，更好地滿足用戶需求。當下，國內大部分單位已經開始推廣電子檔案，這要求檔案管理工作引入現(xiàn)代信息技術，以提供更為便捷的服務。例如采用信息技術手段對檔案進行掃描、歸檔以及無縫銜接管理，全面建立集文件管理與檔案管理于一身的資源共享數據庫。在對紙質檔案進行管理時，應該加快信息化和數字化處理，盡量將紙質文件轉化為電子文件，方便進行保管和處理。此外，檔案管理是一項復雜又艱巨的任務，管理員每天要處理成千上萬的檔案信息，信息化檢索技術的應用顯得尤為重要。借助于信息化檢索技術，那些不好排列、分散的檔案可以自動歸類，不需要人工按照日期或者目錄一一進行排放，極大節(jié)省了檢索時間。

（二）建立新型管理制度

時代在進步、科技在發(fā)展，新形勢下檔案存儲載體也發(fā)生了相應改變。除了常見的日常文書類檔案之外，還出現(xiàn)了很多電子檔案、視頻檔案和光介質檔案。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，后者的儲存載體截然不同，因此在對這些檔案進行管理時就必須要區(qū)別對待。但是不可否認的是，由于新型檔案管理經驗有限，所以當下還沒有很多可資借鑒的管理經驗。為了切實增強檔案管理質量，有必要建立一套新型檔案管理制度。

1.規(guī)范新型檔案管理工作環(huán)境。電子檔案、視頻檔案和光介質檔案不僅受到溫度、磁場等因素影響，有時還會受到網絡病毒的侵略。出于保護檔案不受破壞的目的考慮，檔案員要盡量保證工作環(huán)境干凈清潔，嚴禁攜帶具有磁場的物件進入工作環(huán)境。尤其要做好網絡病毒防治工作，以免檔案遭到破壞。

2.明確界定新型檔案管理權限。新型檔案便于查尋搜索，但是另一方面也容易被復制泄露。為了保護用戶個人隱私不受侵犯，應當明確界定新型檔案管理權限，做好檔案保密工作，未經授權，檔案員不得隨意查閱、復制用戶檔案。高級檔案更要進行加密，實現(xiàn)檔案絕密等級控制，面向不同等級檔案員開放。

（二）提高管理人員素質

檔案管理的主體是人，服務對象也是人。新時期的檔案管理工作不僅要優(yōu)化管理手段、建立科學制度，還要注意提高檔案員綜合素質，建立一支專業(yè)化的管理團隊。計算機和多媒體技術是當前每一個管理人員都應當具備的基本素質，檔案員尤其需要注意更新自身信息技術能力，這樣才能游刃有余地進行電子檔案管理。單位要高度重視檔案員隊伍建設，例如針對在職檔案員進行專業(yè)技能培訓，鼓勵檔案員積極接受繼續(xù)教育。再如引進不同方面的高級管理人才，優(yōu)化管理人員隊伍層次。當從事檔案管理工作的檔案員自身素質得以提高時，檔案管理工作質量自然而然也能有效提高。

檔案包含了政治、經濟、文化和歷史等各個方面的信息資源，是我國社會進步的重要保障。面對時代發(fā)展的最新要求，傳統(tǒng)管理內容以及管理模式明顯已經不能適應新的時代發(fā)展要求了。為了全面增強檔案管理質量，檔案管理人員應該創(chuàng)新工作內容以及工作模式，及時適應時代變化的最新節(jié)奏。

參考文獻：

[1]王淑梅.論檔案管理工作內容與模式的轉變[J].檔案學通訊，2007.5.

[2]張俊玲.論檔案管理工作內容與模式的轉變[J].辦公室業(yè)務，2014.12.