新時(shí)期提高辦公室檔案管理有效性的對(duì)策探究

勞麗

摘要：要想進(jìn)一步做好檔案管理工作，就要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，建立并創(chuàng)新知識(shí)資源管理的體系。同時(shí)還要注重對(duì)于檔案管理工作重要性的宣傳，提高檔案管理工作的重要地位。與此同時(shí)也不能忽略創(chuàng)新檔案管理方式。鑒于此，下文對(duì)新時(shí)期辦公室檔案的管理進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；辦公室；檔案管理；對(duì)策

一、加強(qiáng)辦公室檔案管理的必要性

不同辦公室之間以及同一辦公室不同檔案之間的差異很大，其內(nèi)容與性質(zhì)也各有不同，重要程度更是相差甚遠(yuǎn)，部分檔案屬于單位的內(nèi)部機(jī)密文件，與本單位的發(fā)展息息相關(guān)。對(duì)于檔案管理人員來講，首先就是要做好對(duì)檔案的管理與保密工作。盡管部分辦公室人事檔案資料機(jī)密級(jí)別較低，但是也與個(gè)人發(fā)展緊密相關(guān)，因此，必須做好相應(yīng)的管理與保密工作，極力減少由于檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致的工作問題。對(duì)于個(gè)人檔案而言，其內(nèi)容多是由個(gè)人在工作過程中所積累的社會(huì)閱歷，是對(duì)其在不同時(shí)期工作生活的記錄，將個(gè)人檔案進(jìn)行妥善保存與管理能夠?yàn)閭€(gè)人在未來的工作崗位發(fā)展以及所需手續(xù)的辦理保駕護(hù)航。

二、辦公室檔案管理中存在的問題

1、缺乏監(jiān)督力度

缺乏監(jiān)督力度主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是辦公室缺乏相應(yīng)的管理制度，以致于檔案管理工作松散、效率低下。二是檔案管理職能沒有充分發(fā)揮，一些辦公室的檔案管理工作主要是行政部門負(fù)責(zé)，但是行政人員并沒有專業(yè)的檔案管理水平，從而導(dǎo)致檔案管理工作的滯后，而且辦公室也并沒有重視檔案管理工作的監(jiān)督。

2、檔案管理工作質(zhì)量不高

檔案管理工作是一項(xiàng)十分繁雜的工作，考驗(yàn)的不僅僅是檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，更考驗(yàn)一個(gè)人工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力是一個(gè)方面，綜合素質(zhì)包含的內(nèi)容則更多。如果檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，沒有耐心就很難做好檔案管理工作，很容易造成檔案管理工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象發(fā)生。比如檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的質(zhì)量問題有：檔案分類混亂、分類不合理、檔案材料歸檔不夠及時(shí)、檔案信息化程度低等問題。同時(shí)當(dāng)前管理制度的不完善也不利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3、缺乏一定的利用率

目前，我國(guó)的檔案強(qiáng)調(diào)管理模式，但對(duì)檔案的利用效率明顯不夠。一些辦公室對(duì)檔案信息實(shí)行封閉化管理，即使是開放性的，也是具有局限性，大眾要想查找檔案，具有一定的難度，使之檔案成為一種固然不變的資源模式，未能夠起到檔案所應(yīng)該具有的意義。而檔案的記載和保存，其最大的意義就是在于，記錄成長(zhǎng)變化，為今后的學(xué)習(xí)和工作提供便利條件，但從現(xiàn)階段工作來看，這項(xiàng)意義體現(xiàn)的不足夠明顯，有待進(jìn)一步的加強(qiáng)管理。

三、新時(shí)期提高辦公室檔案管理有效性的對(duì)策

1、充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公的作用

在辦公室檔案管理中，引入網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的集中立卷管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)普通新聞檔案文件的處理。通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公的幫助，除了可以把復(fù)雜多量的檔案資料進(jìn)行分類管理，還能夠?qū)?fù)雜的檔案資料進(jìn)行處理，以及發(fā)現(xiàn)檔案資料中的漏洞并進(jìn)行修復(fù)，避免檔案資料的長(zhǎng)時(shí)間堆積。因此，在有需要時(shí)，對(duì)檔案的檢索會(huì)變得更加便捷，大大提升了檔案管理的效率。此外，如若有新資料需要插入原文件時(shí)，檔案管理人員的操作也會(huì)更加快捷高效。這種操作方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理相比，網(wǎng)絡(luò)電子信息化辦公不僅減輕了管理人員的工作量，而且提升了辦公室檔案資料編排的準(zhǔn)確性，表現(xiàn)出極高的工作效率。

2、加強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新

首先應(yīng)培養(yǎng)其敬業(yè)精神和求實(shí)的科學(xué)精神，敬業(yè)是創(chuàng)新的基石，只有熱愛本職工作，真正從思想上重視工作，才能積極思考，勇于探索改進(jìn)及創(chuàng)新，而求實(shí)的科學(xué)精神則需要檔案管理人員在準(zhǔn)確把握當(dāng)前路政檔案管理形勢(shì)的基礎(chǔ)之上，不斷進(jìn)行總結(jié)思考，以求實(shí)創(chuàng)新的精神積極探索、開創(chuàng)性地進(jìn)行工作。其次，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)路政檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，可通過在職繼續(xù)教育、組織工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、舉辦培訓(xùn)班、開展研討會(huì)等多種方式，不斷提升路政檔案管理人員的專業(yè)檔案知識(shí)、路政業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案材料的收集整理能力、各類載體檔案的管理方法、現(xiàn)代信息技術(shù)能力等業(yè)務(wù)能力，才能勇于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)陳舊觀念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新辦法，突破檔案管理工作，在業(yè)務(wù)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

3、提升檔案管理者綜合素質(zhì)

辦公室要定期對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)和工作能力進(jìn)行培訓(xùn)和測(cè)評(píng)。例如，每月舉行兩次培訓(xùn)訓(xùn)練和專家講座，舉辦一些提高管理素質(zhì)的活動(dòng)，使大家在工作之余能夠緩解工作壓力，在錄用人才上，也有較高的要求，通過一系列審核后，才可以進(jìn)行上崗實(shí)習(xí)。

4、建立健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作

辦公室應(yīng)在內(nèi)部設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，專門從事檔案資料的收集、整理工作，保證檔案管理工作合理化、規(guī)范化。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則繁瑣。政府相關(guān)部門應(yīng)針對(duì)各個(gè)辦公室檔案管理工作的狀況和存在的問題，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。政府要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)制性規(guī)定，保證檔案管理工作有法可依，有章可循。規(guī)范檔案管理的專業(yè)人員資質(zhì)、具體流程、應(yīng)包含的資料和內(nèi)容等，避免檔案管理工作中出現(xiàn)問題和漏洞。

5、加大宣傳力度，提高員工對(duì)于檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作應(yīng)該得到員工的重視，但是很多人對(duì)檔案管理工作并不了解才導(dǎo)致大家對(duì)檔案管理工作不夠重視。所以作為檔案管理部門就要積極做好檔案管理工作的宣傳工作，通過組織各種活動(dòng)給大家認(rèn)識(shí)檔案管理的機(jī)會(huì)，讓員工重視檔案管理并配合檔案管理工作。對(duì)于檔案管理部門人員，更好兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，把努力做好檔案管理工作當(dāng)成自己的光榮使命。所以檔案部門首先要自己重視自己，才能得到社會(huì)和員工的認(rèn)可。

6、提高對(duì)檔案管理工作的意識(shí)

檔案管理工作意識(shí)主要是指了解檔案管理工作的內(nèi)容、形式，并具有保護(hù)文件的自覺意識(shí)。提高工作人員的檔案保護(hù)意識(shí)是加強(qiáng)檔案管理工作的前提。同時(shí)提高工作人員的檔案意識(shí)也是一種加強(qiáng)辦公室內(nèi)部管理的重要方式。因而應(yīng)當(dāng)重視提高全員的檔案意識(shí)，并采取合理的措施使檔案管理滲入到全員中。另外，還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)鼓勵(lì)全員積極參與到檔案管理工作中，結(jié)合自身的工作內(nèi)容，在工作的每個(gè)環(huán)節(jié)中落實(shí)檔案管理。

結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，辦公室內(nèi)部的運(yùn)行體制也不斷完善，辦公室檔案管理工作的重要性也得以提升。因此，必須不斷提升辦公室檔案管理的效率，不斷加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，采用現(xiàn)代化科技的力量促進(jìn)管理，以保障辦公室日常工作的開展。

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