推動資料檔案信息化管理的策略

趙志紅

【摘 要】 檔案信息化使檔案管理工作的效率得到了很大提高，使檔案信息的獲取與利用更加方便快捷，許多前所未有的嚴峻挑戰層出不窮，管理對象的數字化，管理手段的現代化，管理模式的多樣化，都促進了檔案管理的理念與方法逐步發生著策略。

【關鍵詞】 推動資料 檔案信息化 管理策略

1、實現技術檔案資料信息化管理的意義

實現技術檔案資料信息化管理，將會提升技術資料管理的安全性、穩定性，最大限度的提高工作效率。技術資料管理信息化的最大優點是計算機的處理能力非常強，通過建立相關系統，運用計算機技術資料信息化軟件的強大處理功能，使技術資料的收集、統計、分類、歸檔存儲、借閱查閱和更新維護等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財力、物力的過多浪費，提高了管理人員的工作效率。具體簡要歸納如下：

1.1 有利于技術資料管理簡潔化、規范化，提高工作效率

在現有技術資料管理過程中，需要進行大量的整理及管理工作，耗費人力、物力、財力，并且查找不方便，管理起來復雜。采用技術資料信息化管理，資料以信息的形式存在系統數據庫中，管理非常簡潔。并且杳詢速度快、檢索能力強。利用信息技術提供的便利，能提高技術資料管理的工作效率，確保項目歸檔資料的完整性和可靠性，提升了技術資料管理的質量。

1.2 有利于日常業務工作中技術資料的查詢、應用

完整的技術資料是進行項目建設和日后運行、維護以及進行改造的重要依據（例如：各類建筑圖紙、設施設備技術說明、安裝記錄、調試試運行記錄等。）。實現對這些技術檔案資料方便、快捷的查詢和應用，為項目的進一步建設或改造以及項目系統的合理、安全運行奠定了基礎。

2、檔案信息化是現代檔案管理工作的需求

2.1 檔案信息化的概述

檔案信息化有多種表述，一般來說是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理，實現檔案信息的社會化和網絡化服務的活動。

隨著現代社會信息化進程的不斷加快，信息資源已成為人類經濟社會活動的戰略資源，成為社會發展的一個舉足輕重的要素，正逐漸引起各方面的密切關注。國家資源戰略已將現代的檔案事業置于一個集理念、方法和技術于一體的綜合環境之中，對檔案信息化的前景也越來越看好。

2.2 推進檔案信息化，保證檔案管理工作與社會同步、協調發展

隨著科學技術的飛速發展，電子計算機和現代通信技術等各種科技手段已在社會生活中得到廣泛運用，人類社會步入了嶄新的信息化時代，其顯著標志就是幾乎所有的信息都可以轉化為可被計算機識別和處理的電子文檔，這給檔案工作帶來了前所未有的巨大挑戰。為了能應對挑戰，使檔案工作更好地與社會同步、協調發展，加強檔案信息化建設，構建信息化檔案管理系統也就成為歷史發展的必然。建設信息化檔案管理系統的目的在于使信息的傳遞網絡化，信息的檢索智能化，用戶使用共享化，逐步建立起以數字化信息為檔案管理內容，以計算機應用為管理手段，以網絡傳遞為利用方式的一種新型檔案管理體系，使其更好地為檔案管理服務。當前，檔案部門的工作應以電子政務工程為契機，把現行公開文件信息納入檔案信息化建設中來，加快檔案工作的數字化步伐，有計劃、有步驟地建立公開的文件目錄信息和全文信息數據庫，逐步實現公開文件的計算機查詢、觸摸屏自助查詢以及網上查系統，同時，加強區域公開文件信息共享建設，構建共享信息網絡。

3、信息化推動管理的策略

3.1 觀念策略與認識的提升

檔案信息化是檔案管理的基礎性工作。開展檔案信息化工作，檔案管理者需要改變一些傳統的觀念，在認識上要有一定的提高，檔案管理者對信息化工作的認識需要從無到有，由淺入深，對信息化應用系統的使用也應從初級應用的階段逐步發展到能夠提出更多、更深檔案工作業務需求的研究與發展階段。

3.2 行政管理方法的策略

打破檔案傳統的行政管理方法，實施需求驅動戰略。需求驅動是檔案信息化建設應該遵循的重要戰略，實現從“分散式”管理向“集中式”管理模式轉變，從環節式分段管理向無縫式流程管理的戰略轉型。

檔案信息化工作的有效開展，不僅能夠提高檔案管理工作的效率和服務質量，而且能夠為檔案行政管理人員提供新的思路、方法、手段和信息，促進行政管理的進一步提升。

3.3 工作模式的策略——現代化管理方法的應用

3.3.1 提高認識，統一思想是文檔一體化管理的基本要求。文檔一體化的實質是將各部門相對分散獨立的文件與檔案統一為一個有機的整體實施集中管理，這不僅能夠加強檔案部門對文件管理的超前控制，更加確保了檔案的質量。

3.3.2 加強電子文件管理的標準化與規范化。實施文檔一體化管理對電子文件與電子檔案之間的關系更為密切，二者同處于一個綜合管理信息系統中，統一地組織和控制整個文件生命周期的全過程。

3.3.3 加強培訓和繼續教育，提高檔案工作者的綜合素質。文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學基礎理論知識及專業知識，還要掌握現代信息技術，熟練運用各種信息技術工具來使用檔案管理信息系統，不斷調整自身的知識結構提高技能，加強綜合素質的培養。

3.4 人才戰略思維的轉變

檔案管理人才隊伍建設的目標是采取各種有效措施實施人才戰略，造就一支具備現代信息素質，具有寬廣知識背景，能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍。傳統的檔案管理模式及其封閉式運轉體系造成了檔案行業內部人員在信息技術方面的技能有所欠缺。因此，適時引進綜合素質高，檔案意識強的信息技術人員到檔案隊伍中來，對檔案事業的發展會有很大的促進作用，對提高檔案管理人員的技術技能也有很好的幫助。

總之，檔案信息化過程是一項長期的、艱苦的，專業性和技術性較強的過程，而檔案管理的思路與方法也在不斷的推陳出新，無論人類社會處于哪個階段，無論采用怎樣的手段來管理檔案，都是為了使檔案得到更好的利用，使它在信息社會發展過程中發揮更加重要的作用，讓人類優秀的文化和燦爛的文明得以更好的傳承下去，為推動人類社會的發展做出自己不可磨滅的貢獻！

【參考文獻】

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