關于獨立學院教學秘書提高工作效率的幾點思考

王樂

摘要：教學秘書在獨立學院教學管理中起著重要的作用，本文根據自己在教學秘書崗位的工作經驗，闡述了獨立學院教學秘書工作現狀，并就如何提高教學秘書工作效率進行了探討。

關鍵詞：獨立學院；教學秘書；工作效率

教學管理是獨立學院教學工作的核心內容，教學秘書作為教學管理隊伍中最基層的管理者，協助領導管理教學各方面的常規事務，他們對保證教學工作有序進行，提高教學質量，促進學校發展起著至關重要的作用。而教學秘書工作涉及范圍廣，從課表編排、調停課、安排考試、教材征訂，到培養方案的修訂等都屬于教學秘書工作范疇。這就決定了教學秘書工作復雜多樣，面向人群廣泛，對教學管理工作全程參與，教學秘書工作內容和狀態出現繁雜忙亂的現象。故而，提高工作效率對教學秘書而言就顯得尤為重要。

一、獨立學院教學秘書工作現狀分析

隨著獨立學院辦學規模的不斷擴大與調整，以及教學改革的實施與推進，教學秘書的工作量及難度也越來越大，同時各方面對教學秘書的工作要求也越來越高，落后的工作方法及現有的工作思路也不能滿足教學改革后的工作需要，同時也使很多教學秘書工作中的矛盾和問題凸顯出來，嚴重影響了工作效率。

1、教學秘書隊伍層次復雜，層次參差不齊，學習提高的機會較少。

目前獨立學院教學秘書來源復雜，大多非教育專業人員擔任，職業素質參差不齊，并且大部分沒有經過專業培訓和相關教學管理工作方面理論學習。部分人員缺乏一定的教學管理經驗，在進行教學管理研究時也存在一定的困難。此外，高校常常有各種培訓和學習的機會，大部分都是針對教學崗位的教師，教學秘書培訓學習的機會卻很少有，這也是教學秘書自身素質和工作能力得不到提升的原因之一，從而慢慢對工作失去激情，不利于工作效率的提高。

2、教學秘書工作的重要性與教書秘書地位偏低之間的矛盾.

獨立學院教學管理工作相當復雜與瑣碎，工作量大且任務重，工作服務性突出。教學管理在整個教學運轉過程中相當重要，而且對教學質量也起到監督、管理的作用；同時，教學秘書在教學管理中也承擔著許多教學事故的風險責任。可是，盡管如此教學秘書往往還得不到應有的肯定，在多數人眼中，教學秘書只是為教學及教師服務的人，不是教學的主體，工作性質簡單而程序化，能力偏低，沒有得到應有的重視和尊重。

3、獨立學院師資結構加大了教學秘書管理的難度。

獨立學院師資隊伍由專職教師和外聘教師兩部分組成，外聘教師一般都有自己的專職工作單位，只有兼任課程時才會來學校，這就加大了教學秘書管理的難度。在排課的過程中，為避免上課時間沖突，要多次和教學中心的老師溝通，將外聘教師的上課時間合理安排，確保教學秩序的穩定。同時還要解決外聘教師在授課期間存在的各種問題，并檢查監督外聘教師的教學質量，并及時反饋給領導。

二、提高獨立學院教學秘書工作效率的對策

1、加強學習，提高業務能力素質，增加教學秘書培訓機會。

作為一名教學管理人員，必須具備良好的業務素質。這就要求教學秘書必須加強學習，與時俱進，不斷更新知識，拓展知識面，將最新的理論、工具運用到教學管理工作中去，從而提高工作效率。同時教學秘書也要學會合理的安排工作，對每天的工作做到合理規劃，按事情的緩急重要性排序，并對臨時發生的事情做好記錄，以防不及時處理或是遺忘。站在學院的角度，定期組織教學秘書參加多種形式的培訓，如院系部之間的教學秘書交流研討、外出參加教學秘書專業短期培訓等，讓教學秘書有更多的機會取長補短，自我提高，不斷改進工作方法，提高工作效率和服務質量。

2、轉變思想觀念，重視教學秘書工作。

要提高獨立學院教學秘書的整體素質，改善教學秘書在教學管理中存在的問題，領導者應從根本上轉變觀念，應充分認識到教學秘書對提高學校教學管理管理和教學質量的重要性，肯定教學秘書的工作成果。還應認識到教學秘書隊伍建設是與院系發展息息相關的，只有更好地提高教學秘書的工作效率和工作質量，才能更好的提高教學水平，從而使院系的發展上升到更高的水平。

3、注重工作方法，在實踐中提高工作效率。

由于獨立學院教學秘書工作具有繁重、時間緊、雜亂的特點，所以不會有很多時間和機會去專門學習，而只能在工作中學習和提高。教學秘書要把工作當做提高自己的課堂，珍惜每一次實踐的機會。從實踐中來，到實踐中去，多實踐，勤積累，善總結，努力在工作中掌握規律，提高工作效率。同時，注重溝通，協調關系，也是提高工作效率的重要方面。教學秘書工作涉及面廣，經常要和教學中心、學生中心、黨政部門、院領導、教師和學生打交道，要求其必須具有良好的溝通和協調能力，彼此建立良好的關系，互相配合、互相支持，才能保證工作順暢，心情舒暢，高效工作。

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