檔案管理工作的重要性分析

劉春蓮

摘 要：在我國快速發展的過程中，隨著國家政策的完善，檔案管理工作也被越來越重視，檔案的丟失、散亂會給政府、社會、公民帶來極大的麻煩，而有序的檔案管理能為以后的工作提供方便。另外，就目前的形勢而言，全國參加高考的人數越來越多，因此，極其嚴峻的就業形勢，就必須搭配一定得當的管理，在就業檔案管理工作方面，檔案管理工作就更加重要，它關系民生，是國民經濟發展的一個重要環節。

關鍵詞：檔案管理；就業檔案；重要性；措施

引言

隨著社會經濟的發展，人們對于檔案利用也愈加重視，這是因為檔案信息本身的真實性較強，能夠給國家機構以及社會組織提供依據。并且，無論是什么行業都會進行檔案的形成，記錄的內容也比較的廣泛。在人們遇到問題的時候，可以通過檔案的查閱來了解相關的問題，并找到問題解決的策略。檔案管理工作主要通過管理檔案幫助人們更好的獲得比較有效的信息。

1檔案管理工作的重要性

隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作越來越重要，檔案管理的是在各項工作中形成的具有保存考察價值的資料，是對工作的記錄和考究的憑證。在企業中，檔案管理工作起著重要的作用。檔案作為一種信息資源，是對企業生產活動、技術科研和經營活動的真實記錄，也是企業的一種無形資產。檔案管理工作是否科學規范是影響一個企業管理水平的重要原因，檔案管理的作用在企業管理等各方面發揮著積極的重要作用，規范化、科學化的檔案管理是企業必須要做好的一項基礎工作，科學規范化的檔案管理體系使得檔案工作的發展不置后于企業的發展速度，它將為公司各項業務的開展創造必要的條件，對規避和抵御各種風險起到一定的作用。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經滲透到企業活動的方方面面。

2做好檔案管理工作的相關策略分析

2.1重視檔案管理人員素質的提高

檔案管理人員本身的綜合素質會直接決定檔案管理的實際水平，這便要求企業或者相關單位必須認識到檔案管理人員素質提高的重要性。首先，應該選拔那些素質比較高，并且水平比較高的人員來從事檔案管理。其次，對于選拔的工作人員，應該對其進行專業培訓，確保其能夠掌握和檔案管理有關的專業知識。在進行培訓的時候，企業應該給這些人提供一個比較好的環境，讓其更好的學習，切實提高管理人員本身的綜合素質。在進行培訓的時候，還可以組織一些活動，比如知識競賽等，這些活動的開展能夠對大家的合作精神進行培養，將其學習熱情真正的激發出來，切實提高其綜合素質，從而更好的開展檔案管理的相關工作。

2.2實現管理人員素質的現代化

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質起著關鍵性的作用，因此要注重管理人員的現代化。檔案管理工作是一項科學性、系統性的專業工作，工作人員素質的高低直接影響到檔案管理工作的質量，隨著計算機技術等現代化設備的廣泛應用，檔案管理方式和技術在不斷地進步以及改善，檔案管理現代化的新形勢對檔案管理工作人員的素質提出了新的要求，為了更好地適應現代化檔案管理工作的需求，要及時對檔案管理人員進行素質培養，要求檔案管理工作人要轉變成綜合性的檔案人才，加強對檔案管理工作人員的教育，使得檔案管理工作人員樹立起愛崗敬業，樂于奉獻的精神，加強不同知識結構和不同年齡技術人員的交流，發揮各自的優勢，揚長避短，起到相互學習的作用，建立健全考核機制，鼓勵員工積極學習，從而不斷提升自身的素質。在現代化檔案管理的形勢下，檔案管理工作者應當聯系檔案管理的實際，積極總結檔案管理的經驗，更新發展新的理念，積極創新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破，檔案工作管理人員還要樹立起良好的職業道德精神和創新意識，通過自我學習和實踐不斷提升自己的專業素質，拓展自己的知識面，通過學習相關領域的知識，開闊自己的視野，使得員工自身的發展能夠跟上現代化檔案管理工作的腳步。

2.3提高檔案管理工作的信息化程度

除了使用電子檔案之外，管理系統也可以通過電子系統管理。檔案管理工作部門應當建立自己的區域網絡，配齊所必需的硬件設施，包括計算機、服務器等等。只有當電子系統更加完備，跟得上時代信息化的發展，那么才能夠將檔案進行有效的運用，才能深入民情，促進國民經濟的發展。當需要提取一定的檔案材料時，就可以通過電子系統簡單提取省時省力，而不需要到圖書館或檔案室去，挨個查看紙質資料。

2.4提高信息技術水平

目前，計算機技術已經走入各行各業中，也成為各行各業廣泛運用的技術，同時，計算機技術也給企業帶來了一定的幫助，因此，提高信息技術水平尤為重要。將計算機技術應用到檔案管理工作中可以更加便于檔案管理工作的管理，將不同的檔案進行分類，無論是管理還是調取使用都更加便利。企業領導可以在企業的檔案管理部門中定期開展信息技術的培訓活動，將最新的管理方法等傳授給檔案管理人員，使工作人員具備良好的計算機技術水平。

2.5做好檔案管理信息化建設

企業在進行檔案管理的時候，將信息技術融入進去是非常重要的。信息技術的融入，能夠落實電子檔案管理的相關模式，能夠在很大程度上避免人為因素導致的失誤，切實提高管理工作的實際效率。這便要求，企業必須認識到信息技術使用的重要性，檔案管理工作需要跟上社會和時代的發展，逐步的用電子檔案取代以往的紙質檔案。提高檔案管理信息化水平，需要從硬件建設和軟件建設兩個方面出發。就軟件方面而言，企業需要重視管理人員信息化水平的加強，確保其能夠掌握計算機相關的知識，并且能夠比較熟練的使用計算機，就硬件方面而言，企業應該進行電子設施的制定，比如電腦刻錄機、高速掃描儀以及容量比較大的計算機硬盤等一些硬件，這樣不但能夠減少紙質檔案，將相關的資料存入到電腦中去，還能夠給人們的查閱以及整理提供方便。

結語

檔案管理工作是一項全新的事業，檔案管理在事業單位中具有舉足輕重的作用，現代化科學技術的應用使得檔案管理工作從手動操作轉變為自動化管理的變革，減輕工作人員工作負擔的同時又大大提高了檔案管理工作的工作效率，在當前的時代背景下，實現檔案管理工作的現代化建設不僅僅是檔案管理工作的生存發展的需要，更是契合時代發展的需要，所以這就要求了相關管理人員思想的轉變和工作人員自身素質的提升的同時，利用現代科學技術的手段，幫助企業以及相關事業單位全面的實現檔案管理工作現代化的建設。

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（作者單位：牡丹江市救助站）