關于城建檔案管理數字化建設問題的思考

張東方

摘 要：城建檔案管理數字化建設是檔案管理發展中的一種科學、高效的新形式，通過這種方式不但可以保證信息的規范性，同時還能對檔案管理做出及時更新和改善，對于城市建設來說具有十分重要的意義，是一個城市信息數據保障的基礎。這種新興的管理方式不僅符合信息化時代的潮流，同時也推動了社會經濟發展。因此檔案館需要不斷革新管理模式，適應數字化理念，讓檔案信息發揮出更大的作用。本文圍繞城市檔案管理中現有的問題進行分析，并對如何提高城建檔案管理數字化建設提出了幾點建議，供大家參考。

關鍵詞：城建檔案；數字化建設；問題

中圖分類號：A 文獻標識碼：G270

引言

隨著數字技術、信息技術、網絡技術逐漸滲透到社會生活的各個方面，城建檔案管理也正在向數字化邁進。所謂城建檔案數字管理是指以數字形式存貯和處理城建檔案信息，以網絡化的相互連接集中管理，將計算機技術、通訊技術、微電子技術相結合的城建檔案信息服務系統，它具有收藏數字化、操作電腦化、傳遞網絡化、信息存貯自由化、資源共享化等特征。

1推進城建檔案館數字化建設的重要性

1.1實現現代化管理模式的主要手段

當前，我國各地的城建檔案館在對入館資料進行接收的環節中往往采用的都是文字、照片或是圖紙等形式，其中最主要的仍然是紙質檔案。在當前城市建設不斷發展的過程中，各地城建檔案館每年整理和歸檔的檔案數量顯著增加，這一問題的出現不僅使得越來越多的城建檔案館出現庫房緊缺的問題，同時也在一定程度上影響了查檔工作實效性的推進。所以，開展城建檔案的數字化建設是當前需要重點關注的問題。城建檔案工作應緊緊跟上時代發展的步伐，用更為現代化的管理方式對傳統工作方式進行替代，更好地應對和滿足整個社會對這項工作的基本要求。

1.2發揮檔案價值的重要手段

數字化城建檔案對于服務效率有著明顯的提升作用。在之前的工作中，城建檔案館采用的多為人工管理，在對資料或數據進行調閱的過程中均需借助人工進行查找，這種方式不僅會降低工作效率，同時還容易對檔案造成損壞。而城建檔案的數字化建設采用的是信息技術和網絡技術，在實際工作中完全可以對各種紙質、照片或錄像等媒介進行數字化轉變，這樣檔案管理人員在實際工作中完全可以借助相關的設備對資料、信息進行檢索和超越，對提高工作效率、保存檔案資料有著極大的幫助[2]。

2城建檔案管理數字化建設的現狀及問題

2.1硬、軟件基礎設施不夠完善

在城建檔案數字化管理中，硬件設施與軟件設施是最基本的前提條件。在硬件設施方面，不僅僅體現于計算機、消毒柜、密集架、掃描儀、除濕機、溫控機等設備設施的購置，而更應體現在硬件設備的及時更新以及如何智能化地利用這些設備，使檔案管理操作真正達到數字化，以進一步提高管理效率和質量。在軟件設施方面，大多停留在利用檔案管理系統進行檢索、查詢等基本功能，系統開發較緩慢且滯后，也沒有充分利用計算機和互聯網的優勢，對城建檔案進行信息開發與利用，檔案管理應用系統的功能還有待進一步完善。

2.2存檔方式落后

雖然我國城建檔案管理正在進一步加強數字化信息管理的應用，但是仍有很多地方沒有得到普及。根據當前的收錄狀況來看，還是有很多有待改善的不足之處，特別是一些極其落后的地方對檔案管理數字化建設的認識還遠遠不夠，仍舊在使用紙質方式對城建檔案進行收錄，不但浪費了資源也消耗了大量的人力。因此需要城建檔案管理建設的工作者引進數字化信息管理方式，早日適應現代化的信息管理方式。

2.3城建檔案數字化優先級問題

館藏檔案數字化是目前各級檔案館十分重視的問題，有的省會及發達城市的存量城建檔案高達幾十萬卷，這些檔案形成時間有的長達幾十年，一旦保管條件發生問題，就會發生檔案發霉、生蟲、受潮等現象，造成檔案數字化困難。另外，過去的檔案紙張有薄有厚，有輕有重大小極不規范再加上生產工藝差，數字化掃描中無法采用全自動掃描儀等先進掃描設備，只能人工一張一張掃描，影響了檔案數字化效率。最后還應該考慮城建檔案利用率問題，工程檔案利用率最高的一般是甲方文件和圖紙。綜合以上問題可以看出，認清檔案數字化的優先級具有以下工作上的優勢：一是分清主次，要者為先，提高檔案數字化的質量；二是合理利用人工，節省人力資源，提高檔案數字化效率；三是調節數據庫結構，優化組合，提高檔案數字化服務社會能力。

3城建檔案管理數字化建設的策略及方法

3.1重視城建檔案管理數字化建設

目前，很多城市剛開始接觸城建檔案管理數字化建設，對這項工程的認識還不夠到位，因此作為主管部門應當重視這項工作，將其放在城市建設工作中的重要位置。同時，主管部門也應當通過積極開展城市規劃建設管理的相關活動，適當地將城建檔案管理數字化建設的內容放在城市建設中，在此過程中也要保證技術檔案資料的完整性，并加強檔案管理部門的驗收工作，為了使該項工程順利完成，一定要讓所有的工作驗收合格。與此同時，對于數據的采集以及文件的收集方法也應當進行嚴格把控。目前，通常采用的技術有自動化電子掃描法，通過信息的輸入、校對、管理等程序，最終使檔案完整地形成數字化信息資源。在此過程中，工作人員也要經過無數次的審查以確保原始材料的精確性、完整性和實效性。

3.2完善基礎設施，開發管理系統

城建檔案管理數字化需要依靠硬件設施與軟件系統的支撐。完善基礎設施，根據實際檔案工作需要，購置數字化設施設備，逐漸用智能硬件設施替代傳統重復單一的人工工作，例如用折圖機代替人工折圖，不僅可以提高工作效率，節省人力資源，還可以促進城建檔案管理數字化建設。同時開發多功能管理應用系統，豐富管理應用系統功能，在現有的檔案錄入、檢索、查詢、統計等基本功能基礎上，結合大數據和物聯網等新興數字信息技術的特征，利用RFID射頻識別技術，定位檔案實況，及時監測及調控檔案存放條件指標，尤其是溫度、濕度等關鍵指標，拓展開發和利用的深度，將被動的服務模式轉變為主動的服務模式，探索更加智能的數字化管理和服務方式。

3.3優化城建檔案數字化設備選擇

選擇適合的數字化設備首先要對檔案數字化中的卷宗進行統計分析，通過判斷檔案新舊程度來決定數字化設備的選擇。如：采用什么樣的掃描儀，是高速掃描儀還是平板掃描儀？高速掃描儀相對來說，效率高、速度快，掃描的圖片質量好，適合用于近幾年的、紙張質量好、大小規范的檔案；而對那些大小不一，紙張厚薄不一的檔案則采用平板掃描儀為好。合理地選擇數字化設備，發揮設備的優勢，節約成本，加大效率，才能使檔案數字化做到“磨刀不誤砍柴功”。

結束語

城建檔案管理數字化建設不是一個簡單的工程，面對當前存在的問題需要一個一個去攻克，無論結果如何，相關部門都應當深刻認識到，城建檔案管理數字化建設對于整個社會發展具有十分重要的意義。雖然看上去只是將數字化技術應用到檔案管理中，但是這項技術的應用成果在未來會給人們帶來非常大的便利，從某種意義上講，也可以被視為現代化城市中一抹獨特的色彩，具有重要的作用。總而言之，城建檔案管理數字化建設是當今社會的必然趨勢，對社會的進步和發展具有不可估量的作用，希望我國能夠早日將數字化管理理念應用到各個地方，讓人們享受到先進技術提供的便捷服務。

參考文獻

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[2]胡靈娟.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2015（10）：12-13.

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[5]劉宇，曹強.城建檔案管理系統的設計與實現——以江蘇某城建檔案館為例[J].山西檔案，2012（05）：58-61.

（作者身份證號碼：410521197007140012）