初探信息時代檔案管理工作存在問題及對策

郭亞軍

摘 要：隨著我國信息技術的不斷發展，在檔案管理工作中也逐漸凸顯出了信息技術的優勢。與傳統檔案管理工作不同，信息時代下的檔案管理工作主要借助了計算機技術與信息化技術來進行的。因此，在實際中就要分析出現階段檔案管理工作中存在的不足，采取有針對性的方法，提高管理的效果。基于此本文針對信息時代下的檔案管理工作進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題分析；對策探究

在社會經濟的的發展下，我國已經進入到了互聯網時代中，且信息管理與公開已經成為了社會發展的重要體現之一。作為一項比較復雜的、工作量較大的工作，就要利用好信息技術，以此來提高檔案管理工作的質量。但是由于我國的檔案管理工作信息化發展時間相對較短，所以在實踐操作中不可避免的出現了較多的問題。因此，就要做好解決工作，滿足檔案管理工作的發展需求。

1 現階段信息時代檔案管理工作中存在的不足

1.1 通用性不足

就目前的檔案管理軟件來說，存在著不統一的特點，且相關部門中所使用的計算機型號以及系統軟件上也存在著較大的差異，這樣也就給我國的檔案管理軟件研發工作帶來了問題。其次，對于電子政務系統以及辦公自動化系統來說，也存在著統一研發難以實現的問題。由于軟件上的通用性不足，使得檔案信息不能實現共享，從而也就限制了檔案的信息化發展。

1.2 標準程度不足

對于不同地區中的檔案管理工作來說，在建立內部網站的過程中并沒有采取統一的標準與規范化的建設形勢，這樣也就使得后期管理上出現了風格迥異等問題，最終也就難以滿足標準化與規范化的管理需求，不僅降低了標準化管理的程度，同時也難以滿足高效化的要求[1]。

1.3 安全性與保密性不足

借助信息化的管理手段，雖然減少了檔案管理工作中的工作量，但是由于現階段的網絡病毒與黑客影響，使得管理系統很容易受到攻擊而造成系統癱瘓問題，嚴重的還會出現重要資料丟失等問題。其次，在不穩定網絡環境的影響下，也降低了檔案管理的安全性，最終也就難以滿足信息時代下的檔案管理工作需求。

1.4 綜合素質不足

對于信息時代檔案來說，與傳統的檔案管理上存在著較大的差異，也就要求工作人員要掌握好現代化的計算機技術，這樣才能操作好計算機，同時也可以在軟件出現問題時及時采取有效的措施來進行處理。但是通過調查可以看出，現階段的檔案管理人員在工作素養上存在著一定的不足，這樣也就難以滿足檔案管理工作的健康發展需求。

2 信息時代下的檔案管理工作措施

2.1 做好信息化建設工作

隨著信息時代的不斷發展，檔案信息化管理的目的就是要實現檔案資源共享，以此來發揮出的那桿管理的價值。所以為了實現這一目標，就要做好檔案資源信息化建設工作。第一，要及時采用先進的技術措施，以此來滿足檔案信息化管理的需求，確保檔案、文件等方面可以實現一體化的管理需求，同時也可以提高信息檢索的速度。在面對不同載體的檔案來說，借助信息技術也可以對文字類與圖像類等方面進行數字化的存儲，同時也可以借助計算機技術等對信息資源進行整合，將其轉變為圖文并茂的資源，從而豐富好檔案信息的形式。第二，要借助計算機網絡來提高信息的傳輸與交流效果，避免受到距離上的影響，保證信息資源共享的目標。可以說，在這種管理模式下，不僅可以實現檔案信息的海量存儲，同時也可以預防檔案老化以及人為損壞等問題的出現[2]。

2.2 建立出高質量的數據庫

在信息時代下，檔案的基本形式往往是借助數字來進行的，且對于追類數字來說，就是人們所稱之為的數據信息。作為數據傳輸中的重要平臺，可以實現檔案信息的快速傳遞與發展。隨之差生的數字化檔案是需要存儲的，而存儲的地方就是數據庫。所以在實際中就要建立出高質量的數據庫，從而確保檔案管理工作的順利開展。可以說馬澤涵中數據庫不僅要滿足網絡傳輸的標準需求，同時也要滿足人們的閱讀需求與對數據的讀取標準。此外，在建設信息庫的過程中，還要綜合好檔案的未來發展情況，選擇科學的軟件，從而滿足未來的發展需求。在完成數據庫建設工作后，也要做好運行與維護管理工作，從而保證信息的安全性與完整性[3]。

2.3 完善安全保障體系

對于我國的信息資源來說，檔案資源有著極為重要的地位，尤其是在政治建設以及經濟建設中都有著極為重要的地位。就現階段來說，檔案信息化得到了快速的發展，相應的其安全性問題也受到了人們的廣泛關注。為了保證信息的安全性，就要建立出相應的檔案信息安全保障體系，其次，不僅要防范黑客等方面的入侵，同時還要加強身份認證，借助管理手段來保證系統的安全性。

2.4 做好人才培養工作

在信息化的不斷發展，計算機網絡技術也得到了普及，因此，在實際中就要求檔案管理人員要掌握好管理知識，同時還要掌握好現代化的信息技術，以此來提高檔案信息的管理質量。其次，對于檔案管理人員來說，不僅要具備高度的事業心，同時還要具備一定的正是鑒別能力與責任感，這樣才能及時采取有針對性的措施，不斷提高自身的綜合素養與專業能力，提高工作的質量[4]。

3 結語

綜上所述可以看出，隨著信息時代的不斷發展，檔案管理工作也要做好創新與完善，同時還要積極引進先進的管理技術，以此來滿足檔案管理的健康發展需求，解決好存在的問題，保證檔案的安全性與保密性，提高管理的效果。

參考文獻

[1]柳青.董娟.林雪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國成人教育，2005，（04）：45-46.

[2]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012，（23）：124-124.

[3]陳琳.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].時代報告：學術版，2012，（12）：88-88.endprint