醫院人事檔案管理信息化建設初探

徐海捷

摘 要：在信息技術日漸發達的今天，傳統的人事檔案管理已經難以適應當前社會的發展需要，為了能夠跟上現代化醫院管理的進程，提高醫院人事檔案管理水平，積極推進醫院人事檔案信息化建設勢在必行。本文主要闡述了醫院人事檔案管理信息化建設的重要性，并在此基礎上分析了當前我國醫院在在人事檔案信息化建設中主要存在的幾個問題，探討了應對措施。以期能為醫院人事檔案管理信息化建設提供一定幫助。

關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化建設

隨著近年來我國社會和經濟水平的快速提升，檔案資料在各項工作中的作用也越來越重要，而檔案資料的準確性和完整性問題也日益凸顯出來。醫院人事檔案管理部門由于任務重，責任大等原因，通過檔案管理信息化的建設，不但能夠使檔案的準確性和完整性得到大幅度的提高，同時還能明顯提高檔案的使用效率和查閱速度，進而更好的促進現代化醫院管理模式的發展。由此可見，人事檔案管理信息化建設將是醫院未來發展中的必然趨勢和要求。

1 醫院人事檔案管理信息化建設的重要性

首先，在醫院的管理和決策中，人事檔案資源具有非常重要的作用，在當前“互聯網+”的背景下，加強醫院人事檔案管理信息化建設有利于醫院實現可持續發展[1]。隨著醫療體系管理方式和人力資源管理方式的同步改革，人事檔案管理工作的作用越來越重要，因此，加強醫院人事檔案管理水平，將檔案資料數字化、信息化是實現醫院人事檔案信息資源有效利用的一個必要環節。

其次，在檔案管理信息化建設中，醫院可通過局域網建立人事檔案管理平臺，集合傳遞、存儲、修改、共享等多項功能，既可以實現檔案信息的高度共享，同時還能避免因各個部門輸入相同數據而出現的重復勞動，從而使檔案管理部門的工作效率得到大幅提升[2]。人事檔案管理信息如果需要更新，檔案管理工作人員可通過局域網快速在平臺上完成，以便讓各個部門都能及時接收到最新信息，確保檔案信息的時效性。

最后，對于有人事檔案查詢需求的人員，醫院可為其開通訪問權限，使其能夠利用人事檔案管理信息化平臺完成對信息的查詢，通過這種方式能夠有效的彌補過去人工查詢服務費時費力的缺點，既降低了醫院的服務成本，同時還能提高醫院的服務質量。

2 現階段我國醫院人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）醫院對人事檔案信息化管理工作缺乏重視

通過調查發現，目前我國大多數醫院的管理重心都是醫療事業，并將醫院所有資源都投入到醫療、護理等可以給醫院創造直接利益的工作項目上，而人事檔案管理工作則一直得不到醫院領導的重視，除了很少得到資源上的投入以外，也沒有將人事檔案信息開發力用所產生的效益進行廣泛宣傳，以至于到目前為止還有很多醫院領導以及檔案管理人員都沒有意識到人事檔案管理信息化建設會給醫院的發展帶來什么好處[3]。因為缺乏對人事檔案管理工作的重視，所以人事檔案管理系統在醫院的日常管理中難以得到充分利用，最終導致醫院人事檔案管理信息化建設原地不前。

（二）醫院在人事檔案信息化建設上缺乏資源投入

由于人事檔案管理信息化建設沒有引起醫院管理層的足夠重視，因此醫院在檔案管理信息化建設方面的投入也很少，尤其是一些正處于發展階段的中小型醫院，用于醫療的空間都非常緊張，檔案管理可用空間就更少了，而且由于資金缺乏的問題，檔案管理所使用的設備大多比較陳舊，難以滿足醫院人事檔案管理信息化建設的基本要求。

（三）人事檔案信息化建設管理人員專業水平有限

從檔案管理人員方面來看，很多醫院都不愿意花費高額的成本來培養或聘請同時具備計算機技巧和檔案管理相關知識技能的綜合性人才，這些醫院的檔案管理人員多是以兼職的形式存在，缺乏專業、系統的檔案管理知識技能培訓，所采用的檔案管理方式也是以傳統的管理模式為主，很少在原有的工作基礎上有所創新。推進檔案管理信息化建設需要現代化的人才隊伍支持，檔案管理人員應具備先進的技術水平和較高的知識層次，不能僅僅滿足簡單的計算機操作。然而，目前很多醫院的人事檔案管理人員雖然具有一定的檔案管理知識，但是對于計算機操作技能還有很多不足，因此在檔案信息化管理中很難做到快速、準確、高效地錄入、整理和查找各種信息資料，醫院檔案信息化建設水平也難以提高[4]。

3 醫院人事檔案管理信息化建設的具體措施

（一）加強醫院領導對人事檔案信息化建設的重視度

隨著醫院的不斷發展，優秀人才隊伍的作用越來越重要，醫院對綜合型人才的需求開始不斷增加。傳統的人事管理模式對于人力和時間的花費巨大，醫院要想從傳統的人事檔案管理模式中解脫出來，就必須先改變管理觀念，加強對信息化建設的認識，尤其是醫院管理層，更應加強對人事檔案管理信息化建設的重視程度，并將其作為醫院人事檔案管理改革的首要環節，從源頭上開始抓好信息化建設工作，加強對信息化知識的學習，讓醫院全體員工對檔案管理信息化建設有一個正確的認識。在此基礎上，醫院還要進一步對人事檔案管理制度加以完善，明確檔案管理部門責任，并將規范制度具體落實到每一項實際工作中，從而激發檔案管理人的責任心和積極性，促使醫院人事檔案管理信息化建設越來越規范。

（二）加強設施資源的投資力度

硬件設施是醫院推進人事檔案管理信息化建設的基礎，因此，醫院應加強對檔案管理部門的硬件設施投入，并設立專門的檔案管理室，要求其能夠滿足防火、防塵、防潮等基本要求。除此以外，還應分別設置單獨的檔案辦公室和檔案閱覽室。同時醫院還應為檔案管理部門配置如計算機、網絡系統、打印機、復印機、打包機、文件儲存柜等基礎的檔案管理設備。并通過采取統一的數據格式、軟件程序以及技術標準等等，建立起信息資源高度共享的檔案信息化網絡，從而真正實現檔案信息資源的互聯互通。

（三）提升信息化檔案建設管理人員的專業水平

一是在進行人事檔案信息化管理時，首先必須要保證檔案管理工作人員具備較高的專業技術水平。因此，醫院在招聘工作人員時，應該有目的的招收一些具有檔案資源管理工作經驗同時還擅長計算機操作技能的專業技術人才。此外，醫院還應加大對網絡管理型人才和技術開發維護型人才的引進，通過加強人才隊伍建設，確保檔案管理工作人員專業技術水平的提升，以滿足之后在進行檔案信息化建設和管理時對工作人員專業素質的需求。二是要按照工作人員的知識結構對其進行合理的崗位調配，把具有較高信息化素養的工作人員分配到合適的工作崗位上，盡可能做到人盡其用，從而使醫院人事檔案管理信息化建設水平得到真正的提升。除此以外，檔案管理人員還應學并掌握無核移除員工電子檔案并進行長期保存的方式以及如何采用數字簽名技術或電子加密技術來進行電子文件的歸檔管理，以避免因計算機系統損壞或其他意外事故所導致的檔案信息丟失。

4 結束語

總而言之，隨著我國醫療體制改革的不斷深化，計算機網絡技術在醫院的日常管理中開始得到廣泛的應用，為了能夠實現醫院人事檔案管理效益的最大化以及為醫院提供更加更加準確、全面的人事檔案管理信息，為醫院創造更大的經濟效益，醫院領導應充分結合本院的實際情況，積極推進醫院人事檔案管理信息化建設的進度，確保醫院人事檔案管理信息化建設工作持續穩定的發展。

參考文獻

[1]黃鴻輝.論信息化在醫院檔案管理中的重要性和應用[J].中國管理信息化，2017，（11）：151-152

[2]王樹勛.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的實踐探討[J].交通世界，2017，（10）：171-172

[3]黃建福.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值分析[J].辦公室業務，2017，（05）：47-47，62

[4]楊忠雍.醫院檔案管理信息化建設研究[J].中國管理信息化，2016，（16）：1174-175endprint