醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)初探

徐海捷

摘 要：在信息技術(shù)日漸發(fā)達的今天，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)難以適應(yīng)當前社會的發(fā)展需要，為了能夠跟上現(xiàn)代化醫(yī)院管理的進程，提高醫(yī)院人事檔案管理水平，積極推進醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)勢在必行。本文主要闡述了醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在此基礎(chǔ)上分析了當前我國醫(yī)院在在人事檔案信息化建設(shè)中主要存在的幾個問題，探討了應(yīng)對措施。以期能為醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化建設(shè)

隨著近年來我國社會和經(jīng)濟水平的快速提升，檔案資料在各項工作中的作用也越來越重要，而檔案資料的準確性和完整性問題也日益凸顯出來。醫(yī)院人事檔案管理部門由于任務(wù)重，責任大等原因，通過檔案管理信息化的建設(shè)，不但能夠使檔案的準確性和完整性得到大幅度的提高，同時還能明顯提高檔案的使用效率和查閱速度，進而更好的促進現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式的發(fā)展。由此可見，人事檔案管理信息化建設(shè)將是醫(yī)院未來發(fā)展中的必然趨勢和要求。

1 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

首先，在醫(yī)院的管理和決策中，人事檔案資源具有非常重要的作用，在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，加強醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)有利于醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[1]。隨著醫(yī)療體系管理方式和人力資源管理方式的同步改革，人事檔案管理工作的作用越來越重要，因此，加強醫(yī)院人事檔案管理水平，將檔案資料數(shù)字化、信息化是實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息資源有效利用的一個必要環(huán)節(jié)。

其次，在檔案管理信息化建設(shè)中，醫(yī)院可通過局域網(wǎng)建立人事檔案管理平臺，集合傳遞、存儲、修改、共享等多項功能，既可以實現(xiàn)檔案信息的高度共享，同時還能避免因各個部門輸入相同數(shù)據(jù)而出現(xiàn)的重復(fù)勞動，從而使檔案管理部門的工作效率得到大幅提升[2]。人事檔案管理信息如果需要更新，檔案管理工作人員可通過局域網(wǎng)快速在平臺上完成，以便讓各個部門都能及時接收到最新信息，確保檔案信息的時效性。

最后，對于有人事檔案查詢需求的人員，醫(yī)院可為其開通訪問權(quán)限，使其能夠利用人事檔案管理信息化平臺完成對信息的查詢，通過這種方式能夠有效的彌補過去人工查詢服務(wù)費時費力的缺點，既降低了醫(yī)院的服務(wù)成本，同時還能提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

2 現(xiàn)階段我國醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對人事檔案信息化管理工作缺乏重視

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國大多數(shù)醫(yī)院的管理重心都是醫(yī)療事業(yè)，并將醫(yī)院所有資源都投入到醫(yī)療、護理等可以給醫(yī)院創(chuàng)造直接利益的工作項目上，而人事檔案管理工作則一直得不到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，除了很少得到資源上的投入以外，也沒有將人事檔案信息開發(fā)力用所產(chǎn)生的效益進行廣泛宣傳，以至于到目前為止還有很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員都沒有意識到人事檔案管理信息化建設(shè)會給醫(yī)院的發(fā)展帶來什么好處[3]。因為缺乏對人事檔案管理工作的重視，所以人事檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院的日常管理中難以得到充分利用，最終導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)原地不前。

（二）醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)上缺乏資源投入

由于人事檔案管理信息化建設(shè)沒有引起醫(yī)院管理層的足夠重視，因此醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入也很少，尤其是一些正處于發(fā)展階段的中小型醫(yī)院，用于醫(yī)療的空間都非常緊張，檔案管理可用空間就更少了，而且由于資金缺乏的問題，檔案管理所使用的設(shè)備大多比較陳舊，難以滿足醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的基本要求。

（三）人事檔案信息化建設(shè)管理人員專業(yè)水平有限

從檔案管理人員方面來看，很多醫(yī)院都不愿意花費高額的成本來培養(yǎng)或聘請同時具備計算機技巧和檔案管理相關(guān)知識技能的綜合性人才，這些醫(yī)院的檔案管理人員多是以兼職的形式存在，缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識技能培訓，所采用的檔案管理方式也是以傳統(tǒng)的管理模式為主，很少在原有的工作基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。推進檔案管理信息化建設(shè)需要現(xiàn)代化的人才隊伍支持，檔案管理人員應(yīng)具備先進的技術(shù)水平和較高的知識層次，不能僅僅滿足簡單的計算機操作。然而，目前很多醫(yī)院的人事檔案管理人員雖然具有一定的檔案管理知識，但是對于計算機操作技能還有很多不足，因此在檔案信息化管理中很難做到快速、準確、高效地錄入、整理和查找各種信息資料，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平也難以提高[4]。

3 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案信息化建設(shè)的重視度

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，優(yōu)秀人才隊伍的作用越來越重要，醫(yī)院對綜合型人才的需求開始不斷增加。傳統(tǒng)的人事管理模式對于人力和時間的花費巨大，醫(yī)院要想從傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中解脫出來，就必須先改變管理觀念，加強對信息化建設(shè)的認識，尤其是醫(yī)院管理層，更應(yīng)加強對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并將其作為醫(yī)院人事檔案管理改革的首要環(huán)節(jié)，從源頭上開始抓好信息化建設(shè)工作，加強對信息化知識的學習，讓醫(yī)院全體員工對檔案管理信息化建設(shè)有一個正確的認識。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院還要進一步對人事檔案管理制度加以完善，明確檔案管理部門責任，并將規(guī)范制度具體落實到每一項實際工作中，從而激發(fā)檔案管理人的責任心和積極性，促使醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)越來越規(guī)范。

（二）加強設(shè)施資源的投資力度

硬件設(shè)施是醫(yī)院推進人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院應(yīng)加強對檔案管理部門的硬件設(shè)施投入，并設(shè)立專門的檔案管理室，要求其能夠滿足防火、防塵、防潮等基本要求。除此以外，還應(yīng)分別設(shè)置單獨的檔案辦公室和檔案閱覽室。同時醫(yī)院還應(yīng)為檔案管理部門配置如計算機、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、打印機、復(fù)印機、打包機、文件儲存柜等基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)備。并通過采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序以及技術(shù)標準等等，建立起信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，從而真正實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通。

（三）提升信息化檔案建設(shè)管理人員的專業(yè)水平

一是在進行人事檔案信息化管理時，首先必須要保證檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)技術(shù)水平。因此，醫(yī)院在招聘工作人員時，應(yīng)該有目的的招收一些具有檔案資源管理工作經(jīng)驗同時還擅長計算機操作技能的專業(yè)技術(shù)人才。此外，醫(yī)院還應(yīng)加大對網(wǎng)絡(luò)管理型人才和技術(shù)開發(fā)維護型人才的引進，通過加強人才隊伍建設(shè)，確保檔案管理工作人員專業(yè)技術(shù)水平的提升，以滿足之后在進行檔案信息化建設(shè)和管理時對工作人員專業(yè)素質(zhì)的需求。二是要按照工作人員的知識結(jié)構(gòu)對其進行合理的崗位調(diào)配，把具有較高信息化素養(yǎng)的工作人員分配到合適的工作崗位上，盡可能做到人盡其用，從而使醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)水平得到真正的提升。除此以外，檔案管理人員還應(yīng)學并掌握無核移除員工電子檔案并進行長期保存的方式以及如何采用數(shù)字簽名技術(shù)或電子加密技術(shù)來進行電子文件的歸檔管理，以避免因計算機系統(tǒng)損壞或其他意外事故所導(dǎo)致的檔案信息丟失。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深化，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的日常管理中開始得到廣泛的應(yīng)用，為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理效益的最大化以及為醫(yī)院提供更加更加準確、全面的人事檔案管理信息，為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分結(jié)合本院的實際情況，積極推進醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的進度，確保醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻

[1]黃鴻輝.論信息化在醫(yī)院檔案管理中的重要性和應(yīng)用[J].中國管理信息化，2017，（11）：151-152

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[3]黃建福.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價值分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（05）：47-47，62

[4]楊忠雍.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2016，（16）：1174-175endprint