試論高校檔案管理存在的問題及解決措施

謝連賜

摘 要：高校檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，在高校管理中具有重要意義。高校檔案管理工作可以對學校處于各個階段的教學科研、編史修志以及行政管理等進行全方面的真實反映，有利于高校更好的發展。本文針對目前高校檔案管理中存在一些問題進行分析，并且提出了有效的解決措施。

關鍵詞：高校；檔案管理；問題；解決措施

1 高校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理工作在高校的日常管理中占有重要地位，可以說，高校檔案管理的水平和質量直接影響了高校的辦學質量。高校檔案可以為編史修志提供符合實際的材料，可以為教學評估和評價提供原始的數據，可以為教職員工宣傳教育教學提供有力的素材，可以說，高校檔案管理工作跟高校的發展具有密切聯系。現代社會講究依法辦事，根據規章制度辦事，高校檔案真實的反映了學校教職員工的各種信息，為依法辦事、依據規章制度辦事提供了依據，對于學校提高教學質量具有重要意義。高校檔案相當于高校教職員工的憑證，具有權威性和真實性，可以為學校的教學建設、科學研究、教學質量評估等等提供真實可靠的參考依據，高校檔案管理工作的正常運轉關系到高校管理能否正常實現，高質量的高校檔案管理是高校管理工作的重要保障，高校檔案管理工作的優化可以促進高校管理進程的加快，提高高校的辦學質量和教學水平，有助于提升高校在社會中的競爭力，對于促進社會的全面發展具有重要意義。

2 高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理對于高校的長遠發展來說具有重要意義，為了提升高校在社會中的競爭力，必須要做好高校檔案管理工作，但是目前高校檔案管理工作中還存在一些問題，制約了高校檔案管理工作水平的提升。

1. 高校領導對于檔案管理工作的重視程度不夠

高校檔案管理工作應該是一項長期性、連續性的工作，但是目前高校檔案管理工作缺乏這一發展原則，這主要是高校領導對于檔案管理工作的重視程度不夠。在高校開展檔案管理達標工作時，工作人員加班加點的對檔案進行整理和升級，但是一旦達標任務完成，檔案管理工作馬上恢復到之前不管不問的狀態。還有一些高校領導對于檔案管理工作認識不清，參與程度不夠，沒有意識到檔案管理工作對于高校發展的重要性，有些人甚至錯誤的認為檔案管理就是保存一些沒什么用處的資料，并沒有認識到檔案室的實際作用，正是這種錯誤的認識阻礙了高校檔案管理工作的發展。

2. 高校檔案管理工作 的管理程序不完善

高校檔案管理工作中還存在缺乏制度化管理程序的問題，主要表現在以下四個方面：首先是對檔案的收集不規范，高校檔案管理的工作人員在收集檔案時，沒有一個完善系統的檔案收集制度，工作存在隨意性，教職員工檔案相交就交，不想交就不交，造成了高校檔案收集工作存在許多的漏缺。其次是檔案整理不規范，近年來高校發展十分迅速，教職員工的數量在不斷的增加，檔案管理工作越來越繁重，因此檔案管理部門也引進了一批新的檔案管理工作人員，但是這些剛進入的工作人員專業素質水平不同，有的缺少實踐經驗，造成了檔案管理過程中出現了很多問題。第三是高校檔案管理工作的領導設立不規范，現在高校檔案管理體系大多是獨立存在的，不受行政部門的管理，因為檔案管理部門的人員在進行某項工作時，需要直接向上級主管領導進行匯報，而一般高校檔案管理的主管領導都是由學校其他領導兼任的，本身的各項工作比較忙碌，檔案管理工作人員與領導溝通的時間有限，造成了許多檔案管理工作開展困難。最后是檔案利用管理不規范，主要是檔案外借之后，沒有如期歸還，這給其他工作帶來了困難。

3. 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行改造

隨著科技的進步，我們的日常工作生活已經離不開計算機，但是在高校檔案管理工作中，還是缺乏對辦公自動化軟件的應用，檔案管理和提供利用中對計算機網絡化的應用還比較少，落后的檔案管理手段給現代高校檔案管理工作帶來了困難。高校檔案管理工作中缺乏運用辦公自動化改造的原因主要有兩點：第一是部分高校領導對于檔案管理重要性認識不夠，在檔案管理辦公自動化改造方面投入較少，導致了高校檔案管理遲遲沒有實現辦公自動化，檔案管理工作效率低下。第二是檔案管理的工作人員大多年紀比較大，即使學校購買了先進的檔案管理設備，工作人員也不能夠熟練的掌握和操作這些設備，最后還是使用傳統的紙質管理辦法進行檔案管理工作，無法實現檔案管理的辦公自動化。

4. 高校檔案管理的人才匱乏

高校檔案管理中存在人才匱乏的問題，目前我國大多數高校檔案管理工作中都存在這一問題，這主要是因為早期高校對于檔案管理工作不重視，沒有注意培養檔案管理專業的人才，負責檔案管理工作的領導大多是其他崗位領導人兼任的，這就造成了目前高校檔案管理工作中存在很多不具備檔案管理專業素質的人，這些人沒有經過專業的檔案管理培訓，不能夠積極主動的學習新的檔案管理方法，造成了高校目前無法建立起一支高素質、技術型的檔案管理人才隊伍，人才匱乏給高校的檔案管理工作造成了影響。

3 提高高校檔案管理工作水平的措施

1. 加強高校領導對檔案管理工作的重視程度

提高高校檔案管理的水，首先要做的就是加強學校領導對檔案管理工作的重視程度，讓領導意識到高校檔案管理對于高校發展的重要性，這樣才能夠將這種檔案精神傳達給教職員工。其次還要做好宣傳工作，向學校教職員工和學生普及檔案管理的重要性，讓大家都能夠積極配合高校檔案管理工作。還要做到完善高校檔案管理工作制度，讓檔案管理工作做到有法可依，有章可循，根據規章制度來規范檔案管理工作，減少檔案管理工作中各種問題的出現，建立起從上到下層層監督的體制。最后，要加強檔案服務意識，高校檔案管理工作具有重要意義，其主要原因就是檔案對于教職員工的發展非常重要，通過檔案可以清除的了解到教職員工和學生的個人履歷信息，通過檔案服務，實現各類檔案信息的資源共享，從而更好的促進學校人才儲備工作的發展，提高學校的社會競爭力。

2. 提高高校檔案管理工作人員的專業素質水平

提高高校的檔案管理工作的水平，要注意提高高校檔案工作人員的專業素質水平。檔案管理工作人員的素質水平，對高校檔案管理工作具有非常重要的作用，而要建立一支高素質、專業化的檔案管理人才隊伍，就必須要加強對現在高校檔案管理工作人員的培訓，提高他們檔案管理的專業素質和業務水平，定期對管理人員進行新的管理方法和管理理念的培訓，不斷的豐富他們檔案管理的知識和方法。除了提高管理人員的專業技能之外，還要注意提高他們的綜合素質，培養檔案管理工作人員愛崗敬業、無私奉獻的精神，檔案管理工作對于高校的發展具有重要作用，工作人員必須要重視檔案管理工作，積極地投身到工作之中去，認真負責的對待自己的工作，不敷衍、不應付。

3. 規范高校檔案管理工作的標準

提高高校檔案管理工作的水平，還應該規范高校檔案管理工作的標準。規范高校檔案管理工作的標準程序，首先從收集檔案開始，就要有標準化的規范，對教職員工和學生的檔案收集進行明確的規定，杜絕出現檔案隨意不提交的現象，其次是對檔案進行整理組合，實現案卷的規范化，重新對檔案進行分類整理。最后對檔案的題名進行規范，保證檢索時查準率，按照規范序號進行查找，提高檔案利用的效率。

參考文獻

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