探討信息時(shí)代的檔案電子化管理

蔡建軍

摘 要：本文首先簡要介紹了檔案信息電子化的概念，然后分析了電子化檔案的主要特點(diǎn)，再次針對(duì)現(xiàn)階段我國電子化檔案信息管理工作所面臨的普遍性問題，最后就其問題擬出對(duì)應(yīng)完善措施，以備參考。

關(guān)鍵詞：信息；檔案；電子化；管理；分析

實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理顯然已經(jīng)成為一種必然性的發(fā)展趨勢，這種檔案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特點(diǎn)，能夠更好的滿足當(dāng)代檔案管理工作需求。但是求目前我國各地區(qū)檔案信息的電子化管理工作還面臨著很多問題。因此還需我們?cè)趯?shí)踐的過程中不斷發(fā)掘問題進(jìn)行進(jìn)行解決和完善。

1 檔案信息電子化的具體概念分析

檔案信息電子化的意識(shí)指的是針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行規(guī)范性的收集、整理和歸檔，繼而使其轉(zhuǎn)變成一種以計(jì)算機(jī)軟件形式進(jìn)行應(yīng)用的操作過程。檔案信息的電子化轉(zhuǎn)換工作需要很強(qiáng)的技術(shù)性，同時(shí)還需要相關(guān)部門的積極配合與協(xié)作才能實(shí)現(xiàn)。隨著世界性經(jīng)濟(jì)與科技的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了普及，辦公自動(dòng)化、無紙化、信息電子化已成為當(dāng)今政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各領(lǐng)域的普遍現(xiàn)象。相關(guān)信息的歸檔以及管理工作應(yīng)用的手段正在發(fā)生不斷地變化，這種變化主要體現(xiàn)在從紙質(zhì)材料向電子材料的轉(zhuǎn)換以及更專業(yè)的技術(shù)性等[1]。

2 檔案信息電子化的主要特點(diǎn)分析

2.1 檔案信息電子化具有更高的密度性、快捷性以及共享性

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)的應(yīng)用條件下，檔案信息的錄入手段多種多樣，并且形式特征也在不斷發(fā)生變化，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，信息的檢索更加準(zhǔn)確便捷。用戶可以按照其個(gè)性化需求進(jìn)行信息的組合與分類，這樣就可以通過信息承載介質(zhì)的改變而更加準(zhǔn)確便捷的實(shí)現(xiàn)信息檢索。同一份信息檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在多個(gè)端口進(jìn)行操作，促進(jìn)了信息利用率的提升。

2.2 檔案信息電子化具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)

整理電子檔案時(shí)，工作人員為了更好的區(qū)分種類會(huì)在每份文獻(xiàn)上都加上固定的編碼。光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的，因此相關(guān)信息就能夠進(jìn)行加密等相關(guān)技術(shù)處理，在不了解加密與解壓等技術(shù)的情況下就無法進(jìn)行其中信息的讀取操作。

2.3 檔案信息電子化后，內(nèi)容信息可與其載體分離

它可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)，可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一載體。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字符號(hào)的方式存在于不同存儲(chǔ)空間，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是原件，對(duì)傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。

3 現(xiàn)階段我國檔案信息電子化管理工作面臨的主要問題分析

3.1 片面強(qiáng)調(diào)開發(fā)，忽略應(yīng)用環(huán)節(jié)

一些部門過于注重電子檔案館藏?cái)?shù)量，在相關(guān)工作開展之前并沒有做好檔案信息的分類等處理工作，在這種情況下就將檔案信息籠統(tǒng)的入檔保存，這樣以來，就為信息的后續(xù)檢索與使用造成了很大的麻煩，用戶需要浪費(fèi)不少時(shí)間在信息的檢索以及分類上。

3.2 建設(shè)資金投入有限

充足的資金投入是保證所有工作順利完成的基本保障，但是現(xiàn)階段依然有很多部門不重視檔案管理工作，對(duì)其實(shí)現(xiàn)電子化建設(shè)的資金投入微乎其微，影響了檔案管理向電子化轉(zhuǎn)變的效率。

3.3 推廣的管理軟件品種過多

專業(yè)管理軟件過多首先對(duì)各地區(qū)檔案管理工作的統(tǒng)一與規(guī)范工作帶來了極大的困難，并且在信息共享方面也會(huì)產(chǎn)生一定程度的影響，現(xiàn)階段而我國應(yīng)用軟件市場中所流通的檔案信息管理軟件多為單機(jī)版，這種軟件雖然占據(jù)價(jià)格上的優(yōu)勢，但是卻無法與逐漸發(fā)展的信息化建設(shè)趨勢相適應(yīng)。特別是那些在其推廣的軟件，目前來看嚴(yán)重缺乏網(wǎng)絡(luò)使用的拓展功能。

3.4 工作人員技術(shù)水平整體性不足

目前國內(nèi)從事檔案管理工作的人員只有部分接受過專業(yè)性技能培訓(xùn)，因此，專業(yè)技術(shù)整體水平還需要提升，很多基礎(chǔ)操作以及技術(shù)應(yīng)用根部無法滿足工作要求，從而對(duì)檔案信息的電子化發(fā)展產(chǎn)生一定的不良影響[2]。

4 完善我國檔案信息電子化管理的具體措施分析

4.1 提高信息化建設(shè)意識(shí)

就目前而言，很多部門的檔案管理工作都面臨著建設(shè)資金短缺以及見效慢等相關(guān)問題，部分領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案信息電子化的建設(shè)工作缺乏了解，甚至覺得根本沒有改革的必要，這就為相關(guān)工作帶來了很大的難度。基于此，應(yīng)通過各種宣傳方式來對(duì)此項(xiàng)工作所帶來的利益進(jìn)行全面性的宣傳，以此為大家塑造器新興信息服務(wù)業(yè)的良好形象，從而提高當(dāng)?shù)厣鐣?huì)公眾的檔案信息化意識(shí)。

4.2 拓寬資金投入渠道

我國的檔案工作具有很強(qiáng)的事業(yè)性，因此建設(shè)費(fèi)用的投入主要來自于財(cái)政預(yù)算，想要拓寬資金渠道首先應(yīng)從預(yù)算方面入手，將其列入地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃以獲得更多資金支持。但是通過這種方式獲取的資金支持畢竟有限，所以檔案管理部門還應(yīng)想盡一切辦法，轉(zhuǎn)變投入機(jī)制，充分動(dòng)員社會(huì)力量， “多元化”地建設(shè)檔案信息化工程。例如，通過和當(dāng)?shù)仉娦挪块T之間的溝通、交流與協(xié)作，取得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的無常支持，并爭取和大型IT 企業(yè)取得合作，通過該企業(yè)的跨地區(qū)形象及政策優(yōu)惠獲取其資金、技術(shù)和資源服務(wù)等。

4.3 推廣規(guī)范化檔案管理軟件

軟件產(chǎn)品的選購與其他實(shí)物類產(chǎn)品的選購相比而言具有很大的差別，檔案管理工作軟件要具有足夠的市場穩(wěn)定性和地區(qū)適應(yīng)性，同時(shí)還要滿足實(shí)時(shí)升級(jí)需求。在軟件本市符合設(shè)計(jì)與應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的前提下對(duì)軟件所要應(yīng)用地區(qū)的地方工作特色進(jìn)行把握，保證兩者相匹配。隨著館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、Internet 的迅速發(fā)展，檔案管理軟件越來越需要能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化操作。如果相關(guān)檔案管理部門依然應(yīng)用單機(jī)版管理軟件，那么在OA 系統(tǒng)進(jìn)行初期的電子信息的采集工作后想要完成后續(xù)的信息歸檔和信息管理工作，就一定要于單機(jī)版軟件和OA之間設(shè)置專用數(shù)據(jù)接口。但是現(xiàn)階段很多檔案管理部門所應(yīng)用的信息管理軟件當(dāng)中有很多都不具備這項(xiàng)擴(kuò)展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設(shè)工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件勢在必行[3]。

4.4 對(duì)檔案信息管理工作的安全性加以注意

由于檔案信息的電子化管理具有一定的技術(shù)性，因此有必要做好信息安全的技術(shù)措施。特別是那些涉及到國家安全、商業(yè)秘密以及個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，針對(duì)這樣的檔案信息，首先在進(jìn)行信息錄入工作的過程中一定要格外留心。同時(shí)還要注意提高操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的使用安全，必要情況下要將相關(guān)檔案文件進(jìn)行異地備份。維護(hù)數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作目錄管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理等，從機(jī)制上提高檔案信息安全和檔案信息共享能力。

4.5 提高工作人員的專業(yè)技能

人員是技術(shù)的載體，針對(duì)工作人員技術(shù)水平不足的問題應(yīng)通過加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等方式予以有效解決，并在培訓(xùn)過程中設(shè)置階段性技術(shù)考核，只有通過考試才能允許其重回崗位參與工作。以此提高工作人員的工作積極性與公祖熱情，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)的提高來實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理方式的快速轉(zhuǎn)型。

5 結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理顯然已經(jīng)成為一種必然性的發(fā)展趨勢，這種檔案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特點(diǎn)，能夠更好的滿足當(dāng)代檔案管理工作需求。但是求目前我國各地區(qū)檔案信息的電子化管理工作還面臨著很多問題。因此還需我們?cè)趯?shí)踐的過程中不斷發(fā)掘問題進(jìn)行進(jìn)行解決和完善，從而全面提高檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)得以更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙弋戈.信息時(shí)代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010，（10）：34-35.

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[3]于柏云.淺議信息時(shí)代的檔案電子化管理[J].蘭臺(tái)世界，2012，（S4）：127-128.endprint