學院研究生管理扁平化改革

宋新華+王建興+紀洪芳+陳志偉

摘要：學院作為研究生培養的實體單位，研究生管理的工作效率、服務水平直接影響著研究生人才培養與教育質量的提高。通過合理分權、設置AB崗、引入新社交媒體、再造扁平化服務流程等幾項具體的管理措施改革，可以有效地實現學院研究生管理的扁平化，提高管理服務水平。

關鍵詞：扁平化管理；分權；社交媒體

中圖分類號：G642.0 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）43-0010-02

研究生教育具有培養創新拔尖人才、創造高水平科研成果的重要使命。研究生管理工作服務于研究生的人才培養與教育質量提高工作，是值得深入研究與探討的重要課題。學院的研究生管理是金字塔式管理架構和扁平化管理架構共存的[1]，但是學院作為研究生培養的實體單位，扁平化管理架構更有利于服務職能的體現，更有利于研究生培養質量的提高。

一、目前學院研究生管理存在的問題

（一）學院研究生管理架構過于行政化

校院二級管理體制賦予了學院相當大的教學、科研和行政事務管理權，普通高校的研究生管理重心也正在向學院轉移，但是目前學院的研究生管理構架基本上傳承了學校的金字塔式行政管理構架，院長是決策層，副院長是具體的負責人，研究生秘書、研究生輔導員是決策的執行者，學院的教授委員會發揮的作用有限。在這種結構中，只有處在金字塔頂端的人才能掌握足夠的信息而做出熟悉情況的決定，院長的管理決策要經過兩個層級才能到達執行者，信息的反饋也要經過兩個層級才能到達決策層，這種垂直的、自上而下的管理構架拉長了管理者和師生之間的距離，強化了管理人員的行政化思維方式和工作作風，利于行政權威的樹立，利于管制而弱于服務。管理者滿足于完成上級安排的工作，服務意識弱，為導師、研究生切身利益考慮的少。

（二）研究生管理手段落后

隨著國家更加重視研究生的培養質量，研究生日常培養管理工作所涉及到的信息量也急劇增加。研究生復試、師生互選、開題、中期檢查、論文送審、答辯、學位授予等學位工作，個人培養計劃制定、課程教學、考試、成績錄入等教學工作，研究生學籍、班級管理、獎助學金評定等學生管理工作都是自上而下傳達，最后由研究生秘書、研究生輔導員通過網站信息平臺結合手工管理手段傳達給導師和研究生，不僅傳遞效率低，還容易導致信息失真。研究生秘書、研究生輔導員整天忙于上邊安排的各種事務性工作，處于疲于應付的狀態。研究生遇到的問題一般也是通過研究生秘書、研究生輔導員層層反饋。在“互聯網+”的時代，通過網絡可以建立起多邊的、雙向的交流平臺，這樣的交流平臺沒有在學院研究生管理中得到充分應用。

生命科學是一個飛速發展的學科，進入20世紀以來，生命科學更加備受關注，科研經費大幅度增長，重要科研成果不斷涌現。“十三五”學科發展戰略報告也指出，生命科學是優先資助領域。作為生命科學學院的研究生，在日常的學習中科研任務重、科研成果多。面對這樣優秀的研究生團隊，學院的管理工作更應該積極改革，提高工作效率，進一步提高研究生的培養質量。

二、學院研究生管理改革措施

（一）合理分權，強化扁平化管理架構的職能

首先是減少管理層級，強化扁平化管理架構職能。學院研究生管理的重要事務由院長提交會議提綱，學院教授委員會充分討論后決定，研究生管理的具體事務由分管副院長、研究生秘書和研究生輔導員合理分權，共同執行。通常分管副院長也是教授委員會的成員，所以會分屬于兩個層級。這樣，原來的3級管理層級就壓縮為厚實的2個層級。這樣減少了管理層次和不必要的管理環節，形成了一條最短距離的指揮鏈，拉近了決策層和導師、研究生的距離，也就是減少了信息反饋和決策的中間環節，增加了決策的合理性[2]。

其次，建立管理人員A、B崗工作職責，實現服務的互補性。在決策層，把院長和分管副院長分為AB崗，院長為A崗，副院長為B崗。院長不在崗時，由副院長向教授委員會提交工作報告和討論提綱，由副院長安排研究生秘書和研究生輔導員具體執行。在執行層，副院長、研究生秘書和研究生輔導員在合理分權的基礎上互為AB崗。A崗不在崗時，B崗及時頂上，履行A崗職責。AB崗制度的實施，實現了管理的無縫隙服務，大大提高了工作效率和服務質量。

（二）綜合應用新媒體，強化信息渠道

隨著學校管理權下放，學院研究生工作的復雜程度和職能范圍都進一步加大。充分利用權限扁平化的新媒體網絡技術，實現管理人員、導師和研究生之間互聯互通和資源共享的網絡型辦公環境，可以減少學院管理人員、導師和研究生的行政負擔，提高服務質量。

微信、QQ是當前研究生喜聞樂見的社交媒體，絕大多數研究生都有通過手機隨時登錄、查看微信和QQ信息的習慣。微信、QQ等社交媒體是權限扁平化的社交平臺，所有的群成員都有發布和讀取權限，這利于管理人員與師生間的直接交流。QQ群還具有資源共享平臺的功能，可以把重要的文件資料共享，避免一切事情都要集中開班會、層級傳達的工作習慣。據此學院征求研究生和導師的意見后，分別建立了研究生、導師微信群和QQ群，明確微信和QQ群信息渠道是研究生管理的主要渠道，研究生秘書、輔導員等都是通過同一個微信群或QQ群傳達精神、安排工作，可以避免研究生秘書和研究生輔導員之間工作的不協調之處，提高工作效率。研究生通過本渠道可以及時反饋意見和建議，加快信息的互動和流通。分管研究生的副院長甚至院長也都是群成員，可以直接通過微信和QQ群安排工作；也可以通過微信群、QQ群和研究生、導師交流看法；還也可以通過微信和QQ群及時了解研究生管理工作的進展和學生的反饋意見。微信、QQ等流行社交媒體的使用，加強了管理人員和師生之間的多邊、雙向交流，強化了管理人員的服務意識，提高了工作效率。

（三）再造簡潔明快的扁平化服務流程

再造簡潔明快的扁平化服務流程重點在于轉變管理理念，以滿足研究生、導師的需求為工作目的，梳理服務過程、減少不必要的管理環節、細化關鍵環節，使服務更貼近師生，服務更加精細化[3]。

首先，建立了基于扁平化組織框架的決策服務流程。研究生管理的重要事務由教授委員會討論決定。每次召開教授委員會會議，院長或副院長都需要準備會議提綱，并提前3個工作日在QQ共享，會議提綱寫清楚需要討論的問題和收集的信息，并且具體任務要責任到人。

研究生管理的執行性常規事項，以方便于師生服務為目標，實現精細化服務為原則，重新整理出具體事項服務流程圖并公布在QQ群資源共享平臺中。研究生秘書、導師和研究生都可以按照流程執行辦理具體事務。比如研究生獎學金的評定，研究生獎學金通過課程成績、科研實踐成果、民主評議和獎罰情況四部分組成的綜合測評成績進行評選。整理后的服務流程如下：研究生秘書收集匯總研究生的課程成績和科研實踐成績在QQ群公示；研究生班干部組織班級民主評議，評議成績在QQ群公示；輔導員統計公寓衛生、運動會加分、參加課外學術活動加分、紀律減分等獎懲情況在QQ群公示。三天公示無異議后，研究生輔導員匯總計算總成績排名，確定獲獎者名單，進一步在QQ群公示后再執行獎學金發放。經過扁平化決策流程、具體事務服務流程的梳理，研究生管理工作更加公開透明，更加精細化，服務也更加貼近師生的需求。

培養高質量的研究生創新人才，不僅需要卓越的學術能力培養，研究生綜合素質的提高一樣重要。公開、便捷、友好的管理方式，無縫隙連接的服務流程都對研究生綜合素質的提高有潛移默化的作用。當然，提高研究生綜合素質是一個系統工程，需要多方面協同作用，研究生師生互選辦法、三助一輔制度等都需要進一步研究。

參考文獻：

[1]蘇君陽.我國學校內部組織管理：科層化與扁平化的沖突和協調[J].北京師范大學學報，2010，（1）：13-20.

[2]董宏志.扁平化管理理論對我國高校組織結構改革的啟示與借鑒[J].中國電化教育，2012，（11）：130-134.

[3]王英，王寧，楊新涯.圖書館扁平化服務流程再造——以重慶大學為例[J].圖書情報工作，2014，（24）：62-65.endprint