創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

汝玉平

【摘要】隨著檔案信息化管理步伐的加快，檔案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、現(xiàn)代化，按照國家檔案行政管理部門的要求，要全面取締人工檔案管理的模式，提高檔案管理的信息化建設(shè)。這就需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，構(gòu)建新檔案管理模式，確保檔案信息化管理發(fā)揮時(shí)效性。本文針對(duì)創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的應(yīng)用展開研究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新理念；信息化

一、創(chuàng)新檔案管理理念與實(shí)現(xiàn)信息化的必然聯(lián)系

檔案管理信息化就是在檔案管理的整個(gè)過程中采用信息化技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，按照相關(guān)規(guī)定整理檔案信息，將整理好的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，在檔案信息管理中，還需要將信息化的檔案管理模式構(gòu)建起來，以推進(jìn)檔案信息管理工作順利展開，并根據(jù)檔案管理實(shí)際不斷優(yōu)化。隨著檔案管理信息化工作的不斷深化，還需要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新。針對(duì)兩者之間所存在的必然聯(lián)系進(jìn)行研究是非常必要的。

（一）檔案管理信息化的落實(shí)要以創(chuàng)新檔案管理理念作為前提條件。檔案管理信息化的落實(shí)，就要打破傳統(tǒng)的檔案管理理念，從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)予以創(chuàng)新，將檔案管理信息化所具備的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。檔案管理理念的創(chuàng)新，需要從意識(shí)形態(tài)上就要對(duì)檔案管理重新界定，注重信息技術(shù)的合理運(yùn)用，使得信息技術(shù)在管理中的效能得以充分發(fā)揮。

在傳統(tǒng)的檔案管理理念中，往往注重檔案管理形式，卻沒有將檔案管理落實(shí)到具體的服務(wù)工作中，使得檔案管理就是將檔案資料封存起來，不提供社會(huì)性的服務(wù)，就必然難以發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的服務(wù)作用。在目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，要使檔案資料發(fā)揮作用，就要將檔案資料的服務(wù)作用充分發(fā)揮出來，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中走服務(wù)化發(fā)展道路，并提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理切實(shí)發(fā)揮作用才能得發(fā)展。雖然目前檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，但是，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有給予高度重視，就會(huì)導(dǎo)致信息技術(shù)設(shè)備不夠完善，檔案信息化管理存在著滯后性，給檔案管理工作的展開造成了阻礙。要想使檔案管理信息化有所保障，就要根據(jù)檔案管理工作實(shí)際對(duì)檔案管理理念予以創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新檔案管理理念的主要目的是更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。檔案管理中注入創(chuàng)新管理理念，就是在檔案管理工作融入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，包括檔案建立、檔案資料的歸檔等等各項(xiàng)管理工作都要應(yīng)用信息技術(shù)來完成，同時(shí)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得檔案資源共享，更好地為社會(huì)提供服務(wù)。檔案管理信息化使得傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了改變，應(yīng)用電子信息技術(shù)實(shí)施檔案管理，使得檔案管理效率有所提高，而且還保證了檔案管理質(zhì)量。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的帶動(dòng)下，檔案管理范圍不斷擴(kuò)展，要使檔案在社會(huì)領(lǐng)域中發(fā)展起來，就要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念。

二、創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑

（一）檔案工作者要建立多樣性的檔案服務(wù)模式。信息環(huán)境下，檔案工作者要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用予以高度重視，以摒棄傳統(tǒng)的被動(dòng)式的檔案管理為主動(dòng)式的檔案管理，使檔案管理工作落實(shí)到服務(wù)層面，將檔案服務(wù)落實(shí)到實(shí)際工作中，并采取多樣化的服務(wù)形式，以使得檔案服務(wù)落實(shí)到位。檔案管理的服務(wù)化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術(shù)的支持下開放化，以滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求。檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為社會(huì)提供服務(wù)，所以，檔案管理服務(wù)化就是將檔案工作向社會(huì)延伸，落實(shí)到社會(huì)實(shí)踐中，使得檔案信息得以合理利用。

（二）檔案信息化建設(shè)中要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案信息化建設(shè)使得傳統(tǒng)的文本管理轉(zhuǎn)向信息化管理，就必然對(duì)檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創(chuàng)新理念，基于信息技術(shù)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構(gòu)建非常必要。制定檔案信息化管理規(guī)范，檔案管理工作按照規(guī)范執(zhí)行，同時(shí)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際將行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)明確。將檔案管理工作落實(shí)到信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為載體延伸到各個(gè)職能部門，形成溝通網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行，使檔案管理部門獲得高效準(zhǔn)確的信息。

（三）應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案管理予以優(yōu)化。云計(jì)算技術(shù)逐漸滲入到檔案管理工作中，使得檔案信息化建設(shè)跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理中應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，就是應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件對(duì)檔案資料在“云”端管理，檔案資料存儲(chǔ)在“云”端的檔案數(shù)據(jù)庫中，所有的檔案信息資料因此而實(shí)現(xiàn)了集成化管理。應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，就是檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理之后傳輸?shù)健霸啤倍说臄?shù)據(jù)庫中。如果用戶需要檔案資料，登錄到“云”端進(jìn)入到一站式檢索界面就可以獲得相關(guān)的服務(wù)，由此保證了檔案信息管理質(zhì)量，提高了檔案資源的使用效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代的檔案管理工作中融入了現(xiàn)代信息技術(shù)，使得檔案管理質(zhì)量和管理效率都有所提高，同時(shí)，檔案資料以及管理工作也呈現(xiàn)出復(fù)雜化。為了保證檔案信息化切實(shí)地發(fā)揮作用，就要在檔案管理理念上不斷地創(chuàng)新，改進(jìn)并完善檔案信息管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理向服務(wù)化方向發(fā)展，以使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。

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