淺析會計電算化檔案管理

唐玲

摘 要 隨著我國信息技術的發展，各單位信息化水平和精細化管理程度日益提升，會計電算化的運用也得到了迅速普及，由此產生的會計檔案資料也發生了變化。如何對會計電算化的檔案進行信息化管理，就成為會計基礎工作的一個重要組成部分。

關鍵詞 電算化 會計檔案 管理

一、會計檔案的定義及作用

第一，隨著我國信息技術的發展，各單位信息化水平和精細化管理程度日益提升，會計電算化的運用也得到了迅猛發展。對會計檔案進行信息化管理已經是社會發展的趨勢，也是必然要求。越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，從而形成大量電子會計檔案。

為規范會計檔案管理工作，提高會計檔案現代化管理水平，財政部、國家檔案局于2015年12月11日重新修訂通過了《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的定義進行了更加全面的概括。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第二，會計檔案的作用。會計檔案是一個單位的重要檔案，是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案可以了解每項經濟業務的全部信息。其次，會計檔案提供的原始數據，可以科學地預測未來，為企事業單位制定最優的管理方案提供依據，從而以最低的成本獲取最大的經濟效益。

二、會計電算化檔案存在的問題

會計電算化使會計人員從傳統的簡單重復而又枯燥乏味的記賬、算賬中解放出來后，在會計核算領域迅猛發展，由此擴展了會計檔案的管理內容及范圍，但也帶來了一系列問題。

第一，會計電算化檔案內容不僅包括傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了會計檔案的內容。有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，很多單位對會計檔案的組成內容不太了解，只是將打印出的紙質檔案進行歸檔保存，并沒有把存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上進行歸檔，從而影響了會計檔案的完整性。

第二，對軟、硬件要求較高。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在備份盤上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。也就是會計電算化檔案的調用需要考慮軟硬件環境。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷更新，更需要與之相配的硬件來兼容，電算化會計檔案需要在一定的系統內才可視，但很多單位因為沒有很好地保存不同會計軟件的版式及軟件系統，導致在電算化軟件升級后不同版本的會計數據無法調用。

第三，會計電算化檔案管理不僅涉及會計專業，還涉及軟件、系統維護及網絡安全等專業問題，而單位通常只是對會計人員的會計電算化軟件的操作進行培訓，缺乏對計算機系統維護與網絡安全知識的了解。

三、如何做好會計電算化檔案管理

為了做好會計電算化檔案工作，我們必須根據會計電算化檔案的現狀與特點，分別做好會計檔案的輸出、管理與保存等方面的工作。

第一，首先建立健全會計電算化檔案管理制度，確保會計檔案管理的規范化。為適應會計電算化檔案管理的需要，各單位應按照《會計檔案管理辦法》《會計電算化制度》《會計電算化工作規范》的相關規定，并依據單位會計電算化的實際情況制定《會計電算化檔案管理制度》，分別就存檔管理、分類管理，借用、查閱、審批及銷毀手續、保存期限等方面制定切實可行的會計電算化檔案管理制度，為實現檔案管理的規范化、制度化，提高會計電算化檔案管理水平提供保障。

第二，做好電子數據的備份工作。在一定的時間間隔內，如每月把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到存儲介質上，建立副本備份，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統和資料；對于備份文件應進行定期更新；在保存備份電子檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的備份檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，年末應把完整的賬套數據備份出來，存入備份盤。另外，還應了解計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等，清楚計算機操作系統、財務軟件的系統名稱、版本號、財務軟件，明確公司的名稱、地址、電話與聯系人，設置與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。同時，完善硬件設施建設，有條件的單位還應提供環境清潔，溫度與濕度穩定適宜的專用會計檔案存放場所。

此外，還應注意會計電算化檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案的會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生用現在的高版本軟件不能查閱調閱原會計檔案或者產生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外，還應保存其升級后的會計賬套，二者的一致性是非常必要的。

第三，加強檔案管理人員的隊伍建設，提高會計人員的綜合素質，完善人員配置結構。會計電算化檔案管理工作中，要保證會計檔案的真實、完整、安全。檔案管理人員是關鍵，不僅要精通會計業務和檔案管理的相關知識，還要了解計算機的應用，更要具備良好的職業道德。因而，需要積極支持與組織會計人員學習計算機等相關知識，加強對復合型人才的培養，為本單位建立高效的會計信息系統創造條件。

四、結語

會計電算化提高了會計記賬的效率和準確性，降低了管理成本，因而得到了迅速普及。管理好與之緊密相關的會計電算化檔案，提高會計檔案的利用率，就能充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，更好地為企事業單位的經濟運行提供服務。

（作者單位為江蘇省江都水利工程管理處）

參考文獻

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