政府投資主體下業主單位工程檔案管理體系研究

于立華

摘 要 本文針對政府投資主體下業主單位工程項目管理特點，創新性地提出“統一歸檔、專人管理；雙崗同責、各司其職；全員參與、全員負責”的工程項目檔案管理體系，以期進一步強化工程項目檔案管理的重要性，完善管理體系，明確管理流程，建立長久有效的管理機制。

關鍵詞 政府投資 主體工程項目 業主單位 雙崗同責 檔案管理

一、政府投資主體下業主單位工程項目檔案管理現狀

檔案管理工作至關重要，而且檔案管理、工程項目檔案管理都不乏法律制度、規章規范的制約，如《中華人民共和國檔案法》《建設工程文件歸檔整理規范》等，但在實際工作中，工程項目檔案管理尤其是政府投資主體下業主單位的工程項目檔案管理往往存在著這樣或那樣的問題。

第一，由一名或多名專職工程檔案管理人員，對整個單位所有工程項目檔案進行統一管理。這種方式看上去是最佳的管理方式，但也存在著很大的弊端。一是工程項目檔案管理不同于普通的檔案管理，它要求專職檔案管理人員具有一定的工程管理經驗，只有了解整套工程項目管理流程，知曉分管范圍內工程檔案涉及的工程項目具體情況，才能保證工程項目檔案具有明晰性、完整性、可靠性及可用性。二是即便進行了基本培訓，工程管理變數很大，專職檔案管理人員與項目工程師之間的信息稍不對稱，都會有損工程項目檔案的明晰與完整。

第二，由各項目工程師或其助手對所管項目工程檔案進行全面統一管理。工程項目檔案的逐一出現反映了工程項目的進度。筆者認為這種管理方式符合“經手負責制”，具有責權統一的特點。項目工程師或其助手對于工程項目全過程具有絕對的知情權和發言權，文檔資料必經其手，收集整理工作順理成章、得心應手，全盤掌握、統一管理，對整個項目管理工作意義重大。因而，這種管理方式具有很強的科學性。

二、政府投資主體下業主單位“雙崗同責”的工程項目檔案管理體系

工程項目檔案管理工作不同于普通的檔案管理，政府投資主體下業主單位的工程項目檔案管理也不同于施工企業及其他業主單位的工程檔案管理，要想切實抓好這項工作，全員參與勢在必行。明確各自責任，不推諉、不扯皮、分工協作，本著“統一歸檔，專人管理；雙崗同責，各司其職；全員參與，全員負責”的方針，結合具體工作實際，提出“雙崗同責”的工程項目檔案管理體系。

（一）體系建立

設立檔案室管理員及各工程項目資料管理員兩個崗位，共同對項目工程檔案負責。這樣既符合工程項目復雜性的特點，又符合專人管理的原則。政府投資主體下業主單位工程項目檔案管理“雙崗”設置如圖1所示。

崗位一：工程項目資料管理員對所管工程項目的全部檔案負責，承擔收集、整理、歸檔的職責，并協同檔案室管理員共同完成檔案的查閱、借閱、歸還工作。崗位二：檔案室管理員類似于倉庫保管員，承擔整體把握、鑰匙掌管、區域劃分、各項檔案目錄與實際文檔核對一致的職責，并協同工程項目資料管理員共同完成檔案的查閱、借閱、歸還工作。這種崗位職責的劃分具有“搭接焊”的優點，以高保險的方式保障了工作銜接過程的無間斷性。政府投資主體下業主單位工程項目檔案管理“雙崗”職責范圍示意情況如圖2所示。

（二）體系運行

工程項目資料管理員負責收集、整理工程項目管理全過程的文檔資料，并對任期內的資料管理工作負責。項目資料管理工作以工程項目為主線進行，輔以其他形式，本著誰經手誰負責的原則，具體問題具體分析。

對于已形成的檔案資料，由各項目資料員整理、歸檔。由于各項目工程師或項目資料員所管項目不同，工作間歇時間也不一樣，因此各項目工程師及資料員可以自行安排時間，整理各自的資料，如需統一協作，則自行商討時間及工作安排。

對于新增文件檔案資料的歸檔問題，本著集中管理、提高效率的原則，由各項目工程師及資料員整理、存放，于每月固定日期與檔案室管理員共同歸檔于檔案室，同時共同更新各項文件目錄，其他時間不進行歸檔工作，如遇特殊情況另作安排。

關于檔案的查閱、借閱工作。檔案室不是圖書館、閱覽室，檔案資料的查閱、借閱工作本著檔案室能不動盡量不動的原則進行，否則大量的查閱、借閱工作既增加了無效的工作量，又很難保證檔案資料的齊全、完整。建議各項目工程師及資料員提前做好數據整理以及部分資料備份工作，因為這些并非無意義的工作，對整個工程項目的意義重大。如確需借出檔案室文件資料，需要借出經手人及檔案室管理員共同填寫《檔案借出登記表》，嚴格執行借出、歸還登記手續。

三、長效機制

隨著工程項目的逐漸增多，單位內的項目工程師人員數量有限，項目工程師或工程項目資料員的工作量日益加大，為控制工作量，保證各項工作質量，需建立長效機制。

培養一名項目工程師很難，但培養一名工程項目資料管理員則很容易。建立與工程項目增多進度相匹配的漸進式人員逐級培養、逐級增長機制，即隨著工程項目的增多而增加人員，首先培養其成為既有項目或新增項目的工程項目資料管理員，若是既有工程項目資料管理員，需以交接手續進行交接。

四、結語

“雙崗同責”的工程項目檔案管理體系，在管理方法上具有科學性，在實際操作上具有可行性，在后續發展上具有持續性，相信對于政府投資主體下業主單位的工程項目檔案管理工作具有可借鑒的價值。另外，由于工程項目管理體制及側重點不同，本文提出的“雙崗同責”的工程項目檔案管理體系，僅適用于政府投資主體下的業主單位，對其他業主單位或施工單位不具有適用性。

（作者單位為黃驊市交通運輸局）

參考文獻

[1] 鄭逸靜.淺談工程項目檔案管理的重要性[J].建筑工程技術與設計，2015.

[2] 王善華.淺談工程項目檔案管理難點及對策[J].科技與企業，2015.

[3] 吳迪.工程項目管理中文件控制體系的建立和運作[J].項目管理技術，2010.endprint