淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理

摘 要 隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展，信息化技術(shù)在不同領(lǐng)域都得到應(yīng)用，會計工作也進入了信息化發(fā)展階段，會計檔案管理走向電子化，探討信息化背景下會計檔案的電子化管理對企業(yè)而言具有實際意義。本文闡述了會計檔案電子化管理的特征，通過分析電子化管理存在的問題提出解決對策。

關(guān)鍵詞 信息化 會計檔案 電子化管理

隨著科技的發(fā)展及其各領(lǐng)域的應(yīng)用，我國會計工作走向信息化，會計檔案管理走向電子化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)社會的發(fā)展，電子化管理正在取代傳統(tǒng)檔案管理。電子化管理給檔案管理帶來了便利，同時電子化管理也存在著許多問題。本文通過分析信息化條件下會計檔案電子化管理存在的問題提出具體對策。

一、信息化條件下會計檔案電子化管理的特點

目前對會計檔案進行電子化管理具有信息量大且查閱方便的優(yōu)點，對會計檔案電子化管理主要采用磁盤、硬盤甚至是云存儲的形式。這對存儲環(huán)境提出了更高的要求，同時也具有容易被破壞的缺點。

（一）對存儲環(huán)境提出更高要求

紙質(zhì)檔案相對于電子檔案來說占據(jù)的存儲空間大，在分類、保存和管理方面都更為復(fù)雜。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言占據(jù)的空間小，但是要求存儲在磁盤、硬盤和光盤上，因此對于存儲環(huán)境提出了更高的要求，如果存儲在溫度過高或者過于潮濕的地方就會導(dǎo)致存儲在磁盤、光盤等的信息被損毀。

（二）電子檔案易遭到破壞

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易被破壞，因為紙質(zhì)檔案被人為修改、篡改后會留下一定的痕跡，因此可以得到阻止；但是電子檔案是存儲在磁介質(zhì)內(nèi)，信息被篡改、竊取等不會留下痕跡，很難被發(fā)現(xiàn)。電子檔案的保存還要考慮存儲媒介的使用壽命、病毒感染和黑客入侵等可能導(dǎo)致信息失真、信息損失和信息被惡意篡改等問題，因此相對于紙質(zhì)檔案而言電子檔案容易被破壞。

（三）高速性、共享性

信息化背景下，會計電子檔案對信息的收集、整理等都是通過現(xiàn)代化技術(shù)來進行處理的，具有高速性的特點；會計電子檔案信息可以在互聯(lián)網(wǎng)上進行傳遞和共享，最大限度地發(fā)揮了價值和作用，具有共享性的特點。

二、信息化條件下會計檔案電子化管理存在的問題

（一）缺乏電子檔案管理相關(guān)制度

雖然會計工作正步入了信息化階段，但是很多單位和企業(yè)都是沿用傳統(tǒng)的會計檔案管理方式，對于電子檔案這種新生事物尚處于摸索階段，對電子檔案缺乏了解，沒有建立起與電子檔案管理有關(guān)的制度，沒有明確會計檔案管理人員的工作職責(zé)，沒有規(guī)范化的管理流程，存在很大的隨意性。因此，在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案信息不完整、檔案丟失、歸檔分類錯誤等問題。

（二）沒有良好的存儲環(huán)境

由于電子檔案的特殊性，電子檔案的保存對于紙質(zhì)檔案而言對環(huán)境的要求更高。目前，很多單位和企業(yè)利用傳統(tǒng)的保存方法來保存電子檔案，很多時候當保存環(huán)境出現(xiàn)磁場干擾、溫度過高、過于潮濕等情況時，存儲媒介中的信息可能遭到破壞。此外，很多單位和企業(yè)沒有明確規(guī)定檔案管理工作的權(quán)限，沒有明確規(guī)定會計檔案管理工作人員的電腦應(yīng)由專人使用，因此可能出現(xiàn)電子檔案遭到惡意損壞和篡改等情況。

（三）沒有及時進行數(shù)據(jù)備份

會計電子檔案記錄了企業(yè)和單位重要的信息和數(shù)據(jù)，為了規(guī)避風(fēng)險，對電子檔案進行備份是十分必要的。很多會計檔案管理人員沒有意識到對電子檔案進行備份的重要性和必要性，因此在沒有進行備份的情況下很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損毀的情況，這樣會給企業(yè)或者單位帶來不必要的損失。

（四）缺乏維護計算機專業(yè)人員

會計檔案電子化管理的前提是使用計算機，但是計算機技術(shù)會給會計檔案電子化管理帶來威脅，如黑客侵入和病毒感染等會給會計檔案信息安全帶來巨大的威脅。因此，定時、定期對計算機進行維護是不可或缺的。但是就目前而言，很多單位和企業(yè)在會計檔案電子化管理工作方面沒有安排專業(yè)的維護計算機人員，而是讓會計檔案管理人員經(jīng)過簡單培訓(xùn)后就對計算機負責(zé)日常維護，只有在計算機真正出現(xiàn)問題后才會請專業(yè)人員進行維護，這不僅給企業(yè)和單位帶來了不必要的損失，還可能出現(xiàn)信息泄露等情況。

三、信息化條件下會計檔案電子化管理的對策

（一）完善電子化管理相關(guān)制度

要建立起科學(xué)、完善的檔案電子化管理相關(guān)制度，首先要制定會計檔案電子化管理的流程，所有電子檔案的數(shù)據(jù)和信息都要按照嚴格要求進行保存和備份，按照類別保存到檔案庫，要求會計管理人員對檔案進行定期檢查、維護，保證檔案信息沒有泄露。另外，還要制定嚴格的會計檔案電子化管理的規(guī)范，嚴格明確權(quán)限，要求查閱電子檔案必須經(jīng)過申請和同意，一般情況下除了會計檔案電子化管理人員，其他人不得使用專用電腦。

（二）提高存儲環(huán)境的安全性

電子檔案保存環(huán)境要求比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要高，所以不能用傳統(tǒng)的保存紙質(zhì)檔案的方法來保存電子檔案。要將紙質(zhì)檔案和電子檔案分開保存，保存電子檔案時要進行備份，要注意不讓電子檔案保存在溫度過高、有磁場干擾、過于潮濕、有蟲子的環(huán)境，要讓電子檔案保存在溫度適宜，通風(fēng)的、避免陽光直射的地方，同時還要在保存環(huán)境里安裝監(jiān)控器和防盜報警器。

（三）提高會計檔案電子化管理人員的素質(zhì)

由于會計檔案電子化管理的發(fā)展，對會計檔案管理人員提出了更高的要求，因此提高電子化管理人員的素質(zhì)勢在必行。會計檔案電子化管理人員不僅要熟練掌握會計學(xué)、檔案管理學(xué)相關(guān)知識，還要掌握一定的計算機操作技能，能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)庫進行定期檢查和更新，對已存檔備份數(shù)據(jù)進行核對檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，不讓電子檔案信息發(fā)生泄露等問題。因此，可以采用以下措施提高管理人員素質(zhì)：引進現(xiàn)代化的高素質(zhì)的人才；加大對現(xiàn)有員工的培訓(xùn)力度，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、結(jié)語

在信息化條件下，電子化管理對于會計檔案管理而言是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，對企業(yè)和單位而言具有重要意義。企業(yè)和單位要重視會計檔案電子化管理，通過完善相關(guān)管理制度，提高存儲環(huán)境的安全性以及管理人員的素質(zhì)等途徑來促進會計檔案電子化管理的健康發(fā)展。

（作者單位為建水縣青云中學(xué)）

[作者簡介：李紅英（1972—），女，云南建水人，大專，館員，研究方向：會計檔案。]

參考文獻

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