煙草零售客戶檔案動態分類信息化分析

周慶偉

摘 要 隨著社會的進步，煙草行業越來越發達。在我國，絕大多數煙草企業對零售客戶的檔案管理工作都是采用靜態化以及手工化的傳統管理形式，而這樣的管理形式已然無法滿足目前煙草零售業發展的要求，這也就給煙草零售客戶的檔案管理工作造成了一定的阻礙。本文結合目前煙草零售客戶的檔案管理工作中出現的問題，探討了煙草零售客戶檔案動態分類信息化系統的設計和實現。

關鍵詞 煙草零售業 客戶檔案 動態分類 信息化

一、目前煙草零售客戶的檔案管理工作中出現的問題

（一）零售客戶數量的增加導致管理上的缺失

零售客戶數量的增加導致管理上的缺失主要體現在以下兩個方面：第一，在我國市場經濟高速發展的大環境之下，許多公司都采用重組或者兼并的方式對公司加以整合和調整。而人口數量的增長和城市化進程的加快，讓社會人口的類型越來越多，比如外來務工人員、待業人員以及離退休人員等，對這個群體的檔案管理工作顯得更加復雜。第二，煙草零售業的客戶檔案通常都是來自對他們的抽檢，或者有關部門的收集。不過由于煙草零售行業參與人員的數量急劇上升，煙草營銷團隊在人員配備上出現了問題，導致絕大多數的煙草零售客戶檔案不能得到及時、有效的更新，這對煙草營銷工作的開展是極為不利的。

（二）管理形式十分落后

目前，我國的煙草零售行業當中還不具備一套科學合理的客戶檔案管理信息化的系統。我國在煙草業信息化管理工作上顯得較為落后，這也就導致有一些偏遠的山村中出現了無證經營的情況。最為重要的原因就在于，我國煙草零售行業客戶檔案管理體制不夠健全，沒有將現代網絡信息化技術加以有效地應用。與此同時，因為管理方式沒有更新，面對大量的零售客戶所對應的檔案資料，還是采用人工抄寫、輸入以及記錄等方式，經常出現數據丟失的情況。因為煙草零售的客戶檔案管理方式所呈現的手工化和靜態化特征，大量資金、人力以及物力的浪費，導致煙草管理檔案的相關工作呈現出較大的片面性以及局限性，利用現代網絡信息化的工具對檔案管理工作加以革新已經顯得迫在眉睫。

二、煙草零售的客戶檔案動態分類信息化系統設計

針對煙草零售行業的客戶檔案進行分類信息系統的構建，能夠實現對客戶檔案更為精確的分類以及評分，可以協助相關工作人員完成對于煙草專賣管理工作的動態化分類。

（一）需求分析

具有科學化、系統化以及規范化特征的煙草零售檔案的動態信息分類系統，能夠實現零售商戶檔案管理的時效性，同時更為公正地分類以及評價。利用動態化分析的方式，能夠實現準確地查找合法經營商戶，對銷售態度積極的合法商戶，管理部門要給予重點的扶植與培養；針對違法經營，同時態度消極的商戶，管理部門則要強制處罰，同時勒令整改；針對存在問題但是能夠積極配合整改的商戶，煙草管理部門要給予幫助；存在著潛在違規操作的商戶，煙草管理部門則要進行說服教育，要保證把相關的法律法規良好地應用于煙草零售客戶身上。對零售商戶檔案進行動態的分析，才能夠實現在稽查程序上更加的公平，同時顯現出更好的時效性，對他們實施的分類以及評分才可以讓每一個商戶信服，繼而自主地遵從相應的專賣制度。

（二）系統設計

為了推動動態信息分類的系統構成，相關工作人員要結合對商戶的評分，把市場監管的信息及時地反饋到零售商戶的檔案管理系統當中，然后結合計算機技術和評分規則，對每一個煙草零售商戶的檔案分數加以動態的計算，繼而對所有商戶的檔案進行分類以及排名。每一次工作人員進行稽查之后的反饋，都可以形成新的歸類以及排名，這樣就可以實現對零售商戶動態的監控。同時，利用對每一次歸類和排名所形成的歷史記錄加以歸檔處理，再利用圖表呈現所有零售商戶在一段時間之內守法和誠信經營的狀況曲線，這也就給零售商戶的經營行為考核以及預測提供了依據。另外，系統還可以實現把某一個分數段的零售商戶根據地理位置向工作人員推送，幫助他們更為靈活、機動地進行監管工作。

三、動態分類信息化系統實現

（一）制度公正

想要從制度層面保障煙草零售商戶的檔案在分類管理方面的公正，首先就要對當前的檔案分類規則以及記錄的方法加以改進和創新；應該對目前在宏觀方面的管理形式加以細化，細分成為分類形式的考核規則；把這種細化之后分類的考核規則添加上分值，使得規則跟零售商戶的經營以及服務態度加以逐個核對，繼而利用更為科學的分類評分標準實施分值的核算，更加精準地將目前煙草零售商戶的檔案分成各種等級，其檔案動態分類最終的結果會成為今后監察計劃的制定重要的依據。

（二）客戶檔案分類細致化

要對零售商戶的檔案評分條例加以細化，讓工作人員在任何狀況下進行評分的時候都能夠有據可依，形成一種公平的程序。新形式的評分分類標準是將以往的分類原則作為前提和基礎，繼而進行更為深入的貫徹。對以往的評分條例加以細化，同時讓經過細化的條例以及評分量之間產生緊密的聯系，這是實現評分過程呈現出原則性以及公平性最為基礎的決定條件，同時也是評分量化的良好基礎。

（三）評分算法的完善

改進零售商戶檔案評分算法，繼而融入加權值計算方式，不僅能夠實現對一些特定性質行為的著重減分，同時還能夠結合當地煙草銷售實際的發展狀況更為合理地對加權值進行修改以及調整，形成一種零售商戶檔案更加科學的評分模式。評分算法是針對零售商戶檔案加以評分的一種計算準則，是構建以及實施管理系統的一個最為重要的步驟。只有保證評分方法的精確程度，才能夠實現評分制度真正的公平。新形式的評分算法不僅僅是簡單地針對零售商戶進行分值方面的加減，同時還應該對具體的行為加以合理判斷。與此同時，還能夠將時間段作為單位，針對該時間段之內遞增的時間進行加權積分的相關處理。

（四）執行力度的加強

煙草零售檔案的動態分類形式的信息系統能夠實現對評分標準以及方法的精細化和量化，同時還能夠針對評分最終的結果實施合適的懲罰。對以往的檔案結合分值的高低進行排名，從而利用排名的具體走勢得出目前正處在改善階段的商戶，以及哪些零售商戶正處在違規的邊緣。而這些動態形式的分類檔案可以為煙草工作人員提供預測的依據，繼而在不良狀況出現以前投入人力、物力進行解決，對違規行為做到防患于未然。在結果的統計方面，為了讓檔案數據具備更強的完整性、精確性以及即時性，一定要保證評分電子化與結果之間的同步化。在手持形式的智能移動設備當中加設稽查客戶端，協助工作人員利用移動客戶端針對零售商戶進行具體的考核，考核的結果將會和分類結果在最快的時間之內實現信息系統的傳輸，繼而由檔案管理的智能后臺進行分類以及評分，并傳輸給工作人員。

四、結語

為了協助煙草行業相關稽查人員的工作，更好地實現對零售商戶的分類和評分，規范整個煙草市場的秩序，對零售商戶的檔案進行動態分類的信息化分析具有非常重要的意義。

（作者單位為山東聊城煙草有限公司）

參考文獻

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