加強高職院校計劃生育檔案管理策略研究

歐鐵梅

加強高職院校計劃生育檔案管理策略研究

歐鐵梅

高職院校的計劃生育工作主要是針對學(xué)校的教職工和廣大的學(xué)生群體，做好高職院校的計劃生育檔案管理工作，是做好高職院校計劃生育管理工作的重要前提。當前高職院校在計劃生育檔案管理方面還存在一些問題，本文就這些問題進行分析，探究高職院校計劃生育檔案管理的有效途徑，為高職院校計劃生育管理工作提供思路參考和經(jīng)驗借鑒。

高職院校 計劃生育 檔案管理

一、高職院校計劃生育檔案管理的重要性

在計劃生育政策推行的整個進程中，檔案管理發(fā)揮著重要作用。高職院校的計劃生育管理關(guān)系著廣大高職院校校內(nèi)計劃生育工作的有效實施和記載，對于我國計劃生育的整體工作具有一定的指導(dǎo)意義。校內(nèi)學(xué)生和教職工的計劃生育情況數(shù)據(jù)也是我國人口和計劃生育政策調(diào)整和改革的重要依據(jù)之一。

二、高職院校計劃生育檔案管理工作中存在的主要問題

（一）重視度不足，檔案管理工作滯后

當前，高職院校對于校內(nèi)計劃生育檔案管理工作中存在的突出就是學(xué)校對于這一管理工作的重視度不足問題，很多高職院校幾乎沒有設(shè)立計劃生育檔案管理部門，其教職工和學(xué)生的計劃生育情況記錄多是由當?shù)氐慕值烙媱澤?wù)機構(gòu)著手進行，高職院校本身缺乏校內(nèi)專門管理計劃生育檔案的機構(gòu)設(shè)置和人員安排，導(dǎo)致高職院校計劃生育檔案管理工作滯后，對教職工和學(xué)生計劃生育管理和記錄不全面，影響了我國全面的計劃生育工作的開展。

（二）國家財政投資不足，政策法規(guī)不完善

我國的計劃生育部門尤其是基層計劃生育部門的計劃生育檔案管理相關(guān)機械設(shè)備比較落后，管理不善。出現(xiàn)這種情況的主要原因之一就是國家財政對于高職院校計劃生育部門的投入經(jīng)費有限，也沒有制定相關(guān)的政策法規(guī)來保障高職院校基層計劃生育部門的規(guī)范發(fā)展，高職院校管理部門缺乏資金支持，就沒有改善其管理能力的經(jīng)濟支持和動力，難以實現(xiàn)高效管理目標。

（三）檔案管理方法傳統(tǒng)，管理效率低下

目前，我國大部分的高職院校計劃生育檔案管理部門使用的計劃生育檔案管理設(shè)備很陳舊，偏遠落后的山區(qū)及經(jīng)濟不發(fā)達的地區(qū)的高職院校主要還是利用人力進行管理。人力管理容易造成信息檔案的歸檔次序混亂，查找不便，造成檔案損壞及遺失，管理效率低下，當?shù)赜媱澤芾聿块T及國家計劃生育部門也不能全面系統(tǒng)地掌握地區(qū)高職院校計劃生育管理的具體情況，不利于計劃生育政策的調(diào)整和改革，不利于我國根據(jù)實際的人口發(fā)展情況制定新的計劃生育政策。

（四）缺乏計劃生育檔案專業(yè)管理人才

目前，大部分高職院校計劃生育管理部門對于計劃生育檔案的管理人員要求不高，把檔案管理人員看成是普通的文員，他們不需要掌握很多的專業(yè)技能，有的管理人員甚至就是倉庫的管理員，對于自己所管理的計劃生育檔案信息一竅不通，因此，他們對于檔案的管理很難做到有效的編排分類，造成檔案的混亂歸類局面。我國不乏高素質(zhì)的管理人才，但是高職院校計劃生育檔案管理對于人才的任用上沒有嚴格要求，也沒有意識到管理人才的重要性，在人才的待遇上也有所忽視，導(dǎo)致人才流失，不利于高職院校計劃生育檔案的高效管理，阻礙了高職院校計劃生育檔案管理職能的發(fā)揮。

三、高職院校加強計劃生育檔案管理的有效措施

（一）學(xué)校提升重視度，加強計劃生育檔案管理工作

作為高職院校的管理者，要明確當前高職院校加強計劃生育檔案管理工作的必要性和迫切性，從而不斷提升計劃生育檔案管理工作的重視度。在日常的校園管理中增加和完善計劃生育檔案管理，為廣大教職工和學(xué)生群體提供全面的計劃生育檔案管理服務(wù)，保證學(xué)校計劃生育檔案統(tǒng)計信息的完整全面，為地區(qū)計劃生育管理工作助力。

（二）加大管理投資，完善相關(guān)法規(guī)

要加強高職院校的計劃生育檔案管理工作，除了要高職院校自身不斷提升認識和采取措施外，國家計劃生育部門也要積極提供助力。首先要完善高職院校計劃生育檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，為高職院校計劃生育檔案管理提供規(guī)范和依據(jù)，其次，要加大高職院校的計劃生育檔案管理專項資金投入，解決高職院校在計劃生育檔案管理工作中的設(shè)備引進和人員任用問題。

（三）實行信息化管理，提升管理效率

當前信息化管理已經(jīng)成為一種新型高效的管理方式，高職院校要提升計劃生育檔案管理效率，實現(xiàn)信息化管理是有效途徑之一。

今年以來，山東職業(yè)學(xué)院校內(nèi)計劃生育服務(wù)中心通過加強專業(yè)培訓(xùn)、制度管理和動態(tài)監(jiān)管，實行校內(nèi)計生檔案電子化管理。檔案管理電子化，不僅使校內(nèi)計生工作人員能夠及時掌握學(xué)院最新工作動態(tài)，讓學(xué)院計生主任少跑腿，還避免了以往紙質(zhì)計生檔案保存期有限、容易散失、不易查找等缺點，提高了檔案的可利用性，進一步提升了基層計劃生育工作的信息化、規(guī)范化服務(wù)管理水平。該學(xué)院通過開展檔案電子化管理專題培訓(xùn)班，分別從計生業(yè)務(wù)、電腦操作、檔案保護、檔案利用和電子文書管理等方面進行培訓(xùn)，強化檔案管理法規(guī)宣傳教育，增強學(xué)院計生主任的檔案法制意識和思想認識。經(jīng)過培訓(xùn)，校內(nèi)計生主任特別是部分年齡較大的村計生主任的業(yè)務(wù)能力和計算機操作水平得到顯著提高。此外，學(xué)院還將基層計生業(yè)務(wù)進一步細化，分為黨政重視、計劃統(tǒng)計、技術(shù)服務(wù)、流動人口、協(xié)會工作、藥具管理、宣傳教育、依法行政、分娩補助等類別，制成電子檔案目錄。學(xué)院計生主任根據(jù)目錄分類整理檔案。校內(nèi)計生專干每月最后一周定期審核，并將審核結(jié)果計入學(xué)院年終考核成績，確保形成制度化、常態(tài)化措施。將學(xué)院分成幾個主要片區(qū)，學(xué)院計生工作人員擔(dān)任片長，負責(zé)審核各自片區(qū)學(xué)院的電子檔案，查找各片區(qū)電子檔案存在的問題和遺漏環(huán)節(jié)，并將所有問題標記，與學(xué)院計生主任對接，指導(dǎo)各片區(qū)計生工作人員及時整改，補充電子檔案。

該高職院校計劃生育檔案的信息化管理大大提升了計生檔案管理效率，值得推廣學(xué)習(xí)。

（四）組織相關(guān)培訓(xùn)，提升管理人員工作能力

現(xiàn)階段，高職院校計生檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升，高職院校可以通過組織培訓(xùn)的方式來提升管理人員的工作能力。各地區(qū)的市衛(wèi)生計生局可通過組織在高職院校開展基本公共衛(wèi)生服務(wù)校內(nèi)健康檔案管理、組織管理、績效考核培訓(xùn)等形式開展計劃生育檔案管理工作人員的專業(yè)管理能力。

培訓(xùn)中，可以通報各個季度或上一年度高職院校的績效評估整體情況，列出和分析高職院校各項目主要指標排名和優(yōu)劣勢。進行校內(nèi)計生管理工作人員健康檔案管理的授課，介紹新舊服務(wù)規(guī)范的區(qū)別，從服務(wù)對象、服務(wù)流程、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求、工作指標等方面，系統(tǒng)闡述了高職院校計生工作健康檔案管理項目的工作要求和方法。授講績效評估的方式、方法、指標和要求等，并以組織管理為例，詳盡闡述了績效管理流程和內(nèi)容。

要提醒校內(nèi)各衛(wèi)生計生局、各相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生單位提高認識，加強組織管理；要強化督導(dǎo)，注重問題整改；要加大宣傳，提升居民知曉；要落實經(jīng)費，做好資金保障；要加強培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。高職院校還可以開展其他項目的培訓(xùn)，以進一步鞏固工作成果，提升業(yè)務(wù)水平，扎實開展好高職院校基本公共衛(wèi)生服務(wù)項目工作。

四、結(jié)語

高職院校的計劃生育檔案管理是我國計劃生育管理工作中的主要組成部分，當前高職院校在計劃生育檔案管理中還存在一些問題，需要高職院校不斷加強認識，采取積極措施，實現(xiàn)計劃生育檔案管理工作的高效目標。

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湖南財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

歐鐵梅（1970-），女，湖南衡陽人，高級政工師，研究方向：計劃生育。