縣級醫院數字化檔案管理的問題與對策探析

向玉蓉

【摘要】：隨著計算機技術全面普及，縣級醫院辦公信息化的步伐逐步加快，形成的檔案逐步由紙質的向數字化過度。本文通過對數字化檔案管理的現狀、存在問題及對策進行探析，以期推進縣級醫院數字化檔案管理的規范化。

【關鍵詞】縣級醫院；檔案；數字化；問題；對策

隨著科學技術的不斷進步，微型計算機在各個領域得到大量普及，微型計算機及網絡技術在縣級醫院管理中得到廣泛運用。縣級醫院管理手段大力改進，辦公基本實現了自動化，過去用紙墨、照相形成和傳遞的公文以及影像、圖形、圖書、科技情報、商業信息、文獻資料，等等，都可用微型計算機進行管理，由此就自然產生了許多數字化（電子化）文件。及時的收集和歸檔這些文件并長期保存，是縣級醫院檔案管理信息化的重要內容。為此，本文以四川省平昌縣人民醫院為例，著力就加強縣級醫院數字化檔案管理的現狀、問題與對策作以下闡述。

1 我院數字化檔案管理的現狀

由于數字化文件形成的檔案有重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份數字化文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求，因此，近幾年在我院發展很快。

1.1數字化信息檔案逐步普及。隨著計算機和信息化技術的發展，檔案信息的載體日趨多樣化，文件種類不斷增多：數據文件、網頁文件、視頻文件、圖像文件、數字化郵件和文本文件、數字化報表、圖形等，在信息互動、載體形式、管理方式等方面沖擊著紙質檔案。縣級醫院以前的檔案管理模式已難以適應數字化檔案管理的需要，因此，實現檔案管理的檔案工作的信息化和計算機化，“實現檔案信息資源的有效開發和信息資源的社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提”[1]。

1.2 數字化檔案收集范圍逐步擴展。近幾年來，凡是在我院醫療工作好的行政管理中形成的、真實反映我院各項工作活動情況并且有考察與利用價值的計算機上或光盤等載體上的文件都是收集歸檔對象，主要包括：多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現反映出來的文件；各種會議或重要活動通過視頻設備并經計算機處理的動態圖像文件；通過數碼相機拍攝的圖像文件；通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等定稿的正式的數字化等文本文件，等等。

1.3 數字化檔案開發利用得到加強。檔案管理的最終目的就是合理運用聲像、文本、圖片等數字化檔案，讓其服務于醫院的中心工作，在醫院建設和發展中貢獻力量。比如，在本院建院周年慶典和爭取升級為三乙醫院的宣傳中，我院就利用保存的聲像、圖片、文本、網頁檔案等數字化檔案制作了專題片并刻制了光盤，為增強醫院凝聚力、激發廣大職工的使命感，宣傳我院近幾年的站成就等方面，發揮了及較大作用。同時，將影像、圖片等數字化檔案通過我院的院報上和門戶網站上展示出來，圖文并茂地提高了院報和網站的可讀性。

2 我院數字化檔案管理的問題與不足

2.1 數字化文件有取代紙質文件的傾向。醫院的數字化文件只是紙質文件生成、運轉過程中產生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質文件的存在，然而，據調查有些縣級醫院的部分檔案管理人員對紙質檔案有些忽略，認為一切可以從電腦上查找、網站上去搜索，實際上這是沒有正確認識數字化檔案的性質和地位，有些本末倒置了。

2.2 聲像檔案歸檔沒有統一到檔案室。一般來講，縣級醫院的聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項活動主要由宣傳科負責拍攝。因此，多數聲像檔案都還保存在宣傳科，沒有統一到綜合檔案室里保管。同時，我院其他科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開展的新業務、新技術，護理部、醫務部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解其他科室的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔，造成縣級醫院綜合檔案室里面缺少聲像檔案歸檔，給統一管理和有效利用帶來不便。

2.3數字化檔案管理技術缺乏。由于數字化檔案形成的時間就在近幾年，管理者缺乏貯存的有效技術，因此，數字化檔案中原始文件的長期保存的技術性、有效性問題還缺乏。

2.4 檔案管理人員信息技術知識好欠缺。檔案管理人員新技術知識貧乏，加強檔案管理的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

3 縣級醫院數字化檔案管理的對策

3.1數字化文件歸檔要確定份數。對于長久保存的數字化文件，拷貝到耐久性強的載體上，建議一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進行復制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。

3.2 數字化檔案保存對策。由于數字化文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備要求有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，還要特別注意對數字化檔案進行定期檢測和拷貝，因此，數字化文件應存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。

3.3配齊數字化檔案管理硬件設備。用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

3.4 健全數字化檔案管理制度。由于數字化文件具有分散性，醫院每個科室都有可能成為數字化文件的形成者[2]。因此，必須建立醫院檔案管理員網絡。為防止重要資料的遺漏，在醫院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的數字化文件資料。

3.5加強檔案管理人員數字化知識培訓。傳統的紙質檔案都是在文件辦結后在次年的上半年收集資料歸檔。數字化文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統和國家對數字化文件管理的標準規范不依托，對各種類型的數字化文件從其產生開始就實行檔案化管理，將數字化文件從產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保數字化文件的真實性、完整性和有效性，保證數字化文件長久保存和有效利用[3]。因此，縣級醫院檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

【參考文獻】

[1]王寧.醫院檔案現代化管理的途徑[J].研究與探討，2007（2）.

[2]楊薇.醫院數字化文件的管理與利用[J].江蘇衛生事業管理，2006（6）.

[3]嚴瑾.略論數字化文件的管理對策[J].蘭臺世界，2006（6）.endprint