企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中問題及策略探究

摘 要：企業(yè)當(dāng)中的檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，然而，企業(yè)的檔案管理人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生人事上的調(diào)動(dòng)，在進(jìn)行交接工作的同時(shí)容易引發(fā)工作上的漏洞，影響檔案管理工作的質(zhì)量。本文針對(duì)企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中存在的問題展開細(xì)致的分析，對(duì)檔案管理工作當(dāng)中的不足提出解決策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；策略

1 前言

企業(yè)的檔案作為記錄考察、調(diào)配、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲和任用員工的重要依據(jù)，同時(shí)也是國家檔案管理工作的重要組成部分。尤其是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期大背景之下，檔案管理工作者想要有條不紊的完善自身的工作，那么就應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

2 企業(yè)檔案管理工作存在的現(xiàn)實(shí)問題及解決措施

2.1 企業(yè)制度不規(guī)范

（1）現(xiàn)實(shí)問題

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)策略的深入發(fā)展，企業(yè)和員工之間建立起勞動(dòng)合同制度，但是一些檔案管理工作者缺忽視了檔案管理工作的重要性，當(dāng)一部分企業(yè)員工解除與公司的勞動(dòng)合同之后，對(duì)這部分員工的檔案不知道進(jìn)行如何管理，因此會(huì)造成檔案的流失，給企業(yè)和個(gè)人造成不必要的損失。甚至在一些民營企業(yè)當(dāng)中并沒有給員工制定合法的勞動(dòng)合同，因此也就不存在檔案管理，大部分員工只是臨時(shí)工、進(jìn)城農(nóng)民工等，這部分員工的維權(quán)意識(shí)薄弱，或者只是為了獲取工作機(jī)會(huì)而不主動(dòng)去維權(quán)。長此以往就會(huì)造成企業(yè)自身建立檔案理念的淡薄。

（2）解決措施

針對(duì)民營企業(yè)和中小型企業(yè)對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄的現(xiàn)實(shí)問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，政府部門應(yīng)當(dāng)專門成立相應(yīng)的檔案監(jiān)督管理小組，對(duì)上述問題進(jìn)行專門的監(jiān)督管理，以便增強(qiáng)企業(yè)和個(gè)人的檔案管理意識(shí)。

企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重與員工簽訂勞動(dòng)保障合同，如果發(fā)生員工流動(dòng)現(xiàn)象，對(duì)于員工的檔案可以再辦完正常的解除合同之后交由人事資源單位或者移交員工個(gè)人管理。員工在新單位任職之后，原單位有責(zé)任協(xié)助員工辦理正常的移交檔案管理手續(xù)。如果員工的新單位沒有管理檔案條件的，原單位還應(yīng)當(dāng)將檔案移交到當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)保障部門，對(duì)檔案進(jìn)行托付管理。

2.2 檔案資料不完善

（1）現(xiàn)實(shí)問題

一些企業(yè)在招聘完員工之后，對(duì)員工的檔案資料完善工作落實(shí)的不到位，不能夠及時(shí)的為其建立新檔案，或者一些企業(yè)雖然建立了新檔案，但是沒有將員工的鑒定表、定級(jí)表等整理到檔案當(dāng)中，導(dǎo)致之后由于時(shí)間原因，遺漏相關(guān)資料。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，一些企業(yè)可能會(huì)面臨著企業(yè)轉(zhuǎn)型或者改制，在轉(zhuǎn)型之后不能夠與員工簽訂新的勞動(dòng)合同，或者對(duì)一些離職或退休的員工不能夠進(jìn)行及時(shí)的解除合同，從而導(dǎo)致檔案管理的混亂。

（2）解決措施

企業(yè)在招聘完員工之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，在檔案整理工作的進(jìn)行過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)秉持著完整、精煉、實(shí)用和真實(shí)的原則，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化管理。

企業(yè)對(duì)于新晉員工的檔案管理工作進(jìn)行整檔時(shí)，必須包含以下幾方面的內(nèi)容：員工的履歷材料、員工的鑒定表、評(píng)定崗位技能定級(jí)表、畢業(yè)證書、政審材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、勞動(dòng)合同、再就業(yè)情況記錄等。

企業(yè)員工在離職或退休之后，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理解除勞動(dòng)合同，并對(duì)這部分員工的檔案移交人才市場部門托管。

2.3 管理方法落后

（1）現(xiàn)實(shí)問題

在一些中小型企業(yè)當(dāng)中，還延續(xù)著較為落后的檔案管理方式和理念，這些檔案管理部門還是由傳統(tǒng)的手工管理為主，不能夠順應(yīng)信息化發(fā)展的熱潮，致使檔案管理工作的速度慢、質(zhì)量差、效率低。中小型企業(yè)的高層管理工作者不能夠?qū)n案管理工作予以充分的重視，對(duì)于檔案管理的資金保障不到位，致使檔案管理服務(wù)與現(xiàn)實(shí)存在脫節(jié)現(xiàn)象，影響檔案管理工作的系統(tǒng)性與完整性。

（2）解決措施

在信息化高度發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展，改變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式。首先需要檔案管理工作者能夠提高對(duì)于現(xiàn)代化媒體技術(shù)的掌控能力，對(duì)現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行充分學(xué)習(xí)與研讀，致力于提高自己的職業(yè)技能。企業(yè)當(dāng)中的中高層管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作予以充分的重視，注重對(duì)檔案管理工作的資金投入，以此來完善檔案管理工作當(dāng)中的現(xiàn)代化管理工具投入，以此來確保檔案管理工作的系統(tǒng)化完善化與效率化。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的超前發(fā)展。

3 結(jié)語

企業(yè)的檔案管理工作，關(guān)系到企業(yè)員工的切身利益，而企業(yè)的員工也關(guān)系到企業(yè)的長久發(fā)展，因此，做好企業(yè)的檔案管理工作是推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要一環(huán)，因此，從企業(yè)的管理工作者到企業(yè)的檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作予以充分的重視，切身做好檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，保障檔案管理工作能夠有條不紊的展開。面對(duì)檔案管理工作當(dāng)中的諸多問題提出切實(shí)可行的解決措施，保障檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大潮流。

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作者簡介

王志芳（1973-），女，漢，青海平安，學(xué)士，研究方向：檔案信息化。endprint