基于數字化的檔案管理分析

程秀艷

摘 要：隨著我國計算機和網絡技術的快速發展，檔案管理信息化建設的進程也隨之加快，檔案管理工作在迎來新的發展機遇的同時，也面臨了極大的挑戰。傳統的人工管理模式已經難以滿足社會發展的需要，數字化技術開始在廣泛應用檔案管理工作中。本文主要基于數字化的檔案管理進行分析，以期能夠通過本文對我國檔案數字化管理的發展提供一定幫助。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；數字化

作為一種新型的信息管理模式，檔案數字化管理就是把來自不同渠道的檔案信息進行資源交換，進而形成檔案文本，并采用數字化的形式進行保存處理。在對檔案進行數字化處理的過程中，主要使用網絡技術和計算機技術作用檔案傳遞以及應用的工具。利用數字化技術進行檔案管理，可以將海量的檔案信息納入到檔案數據庫中，有利于提升檔案信息的利用率，同時還能實現檔案信息資源的共享。隨著近年來我國信息科技水平的不斷提高，數字化的檔案管理模式在全國各地紛紛啟動，在國家政府部門的重視和支持下，檔案管理數字化正在不斷的深入發展中。

1 數字化檔案管理模式的內涵和特點

數字化的檔案管理模式與傳統的檔案管理模式有很大區別。在傳統的檔案管理模式中，從采集、整理資料數據到歸檔保護都是采用人工操作這種形式來進行。而人們要查閱使用檔案信息就必須到檔案管理室或檔案館才能滿足需要，檔案利用受到極大的時間和空間限制。加之在傳統的檔案管理模式中，大多數檔案都是孤本，因此檔案信息的安全保障系數很低，檔案利用率難以提升，更不要提信息共享的實現了[1]。而數字化的檔案管理模式則是建立在計算機技術、網絡技術以及現代通信技術基礎上的一種現代化、科學化的檔案管理新模式，通過對檔案原件進行掃描、壓縮、轉化這種方式將其制作成為聲音、圖片等文件并納入到檔案數據庫中，之后再利用查詢檢索工具即可輕松的滿足使用目的。數字化檔案管理中，檔案信息的存儲和查閱都是通過計算機和網絡來完成，數字檔案館將有價值的館藏紙質資料利用動態計算機技術進行識別、錄入和分析，最終整合為電子信息，并通過網絡實現高度的信息共享，這種集挖掘、管理、查詢、發布于一體的檔案管理模式，能夠將數字檔案館真正打造成一個名副其實的海量資源庫和電子化的信息資源共享平臺。

2 檔案數字化管理的必然性

實行數字化的檔案管理是時代發展的必然。隨著當前網絡信息技術的發展，分散于不同地點或或載體的檔案信息得以實現數字化的存儲，并通過互聯網實現共享利用這種方便快捷的方式，由此形成了大量的數字化檔案，大幅提高了人們的工作效率。因此，在未來的發展中，檔案管理數字化是必然趨勢。同時數字化檔案管理還有很多不可替代的作用。一是采用數字化管理這種方式對于保護檔案信息更加有利。在對原有的紙質檔案進行數字化轉換的過程中，相關工作人員還能發現其中一些不完整的部門，有利于檔案工作人員及時補齊資料。二是數字化的檔案管理模式能夠有效的彌補紙質檔案字跡模糊或污損的問題[2]。對紙質檔案進行數字化轉換之后，相當于多了一份備份，有效的提升了檔案元件的完整性和安全性。三是數字化的檔案管理模式對于提升檔案管理的工作質量，提高立卷、歸檔和查詢效率有很大幫助。

3 數字化檔案的優缺點

（一）數字化檔案的優點

一是能夠有效的減少相關工作人員的工作量，使工作效率得到大幅提高。只需要少量的人員遍可以完成過去需要大量人力才能完成的工作，使得檔案管理工作人員能夠從繁重的文字工作中解脫出來。同時在網絡信息技術的支持下，數字化檔案信息的利用范圍和查詢速度也有了極大的提升。二是資源管理的虛擬化。各檔案館可以通過網絡互聯或館際互借的方式建設虛擬資源，從而實現檔案信息資源的共享。三是檔案信息管理的智能化。通過職能化檢索工具，使得檔案檢索的速度更快、效率更高、范圍更廣。四是使用更加便捷化。檔案使用者可以無視時間和地域的限制對檔案信息加以利用，有效的節省了人力、物力和財力等資源。

（二）數字化檔案的缺點

一是數字化的檔案資料有可能出現失真。數字化檔案可以被原樣復制，但是在復制的過程中也可能變質，而且還不會留下任何修改痕跡。因此，在數字化檔案的建立和保存過程中，必須保證信息資料的真實性。數字化檔案信息失真并不是數字化文件本身的問題，這種情況主要是因為在形成數字化檔案的過程中，由于所采取的方法或采用的軟件和格式不同所導致的，因此，相較于傳統紙質檔案，數字化檔案信息“出錯”的概率會更高。二是與傳統紙質檔案相比數字化檔案資料的安全性還有待提高。數字化檔案中的文字、數據以及影像資料可能會遭到非法更改，例如“黑客”攻擊可能導致檔案信息被隨意篡改。這對數字化檔案的安全性和可靠性會造成嚴重的損害。除此以外，如磁盤等一類的載體由于容易產生靜電，也會影響檔案信息的再現，致使檔案信息難以安全保存[3]。三是數據文件丟失的問題。在當前辦公自動化的趨勢引領下，人們的工作更加便利，工作效率也得到了極大的提高。然而，我們在享受科技帶來的方便之余，也不得不重視因為電腦突然出現故障或網絡突然癱瘓所導致的文件數據丟失問題。

4 完善數字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規

電子檔案由于其自身的特殊性，因此在其建檔、歸檔、存儲和利用等各個環節都有可能出現被更改或丟失的風險，因此必須通過建立相關的法律法規來規范電子檔案的保管和使用行為，促使相關部門和人員自覺遵守，從制度上對電子檔案的安全性做出保障。除此以外，在相關法律法規中還應明確電子檔案的法律憑證作用，確保檔案行政管理部門依法對電子檔案進行管理。

（二）增強防寫技術措施

當前，很多軟件中都可以將電子文件設置為“只讀”模式。在此模式下，用戶只能讀取信息，無法對其作出任何更改。此外，只讀式光盤用戶只能讀取信息，不能擦除或追加信息；一次性寫入式光盤只能供使用者一次寫入，可以追加信息，但是無法擦除原有信息。利用這些存儲載體來防止用戶更改電子檔案資料有很好的效果。接入網絡的計算機必須注意對防火墻的使用，盡可能避免網絡黑客對檔案信息資源的非法訪問，防止重要信息從網絡上非法流出，保護電子檔案的真實性和安全性不被損害。

（三）加強對光盤、磁盤等存儲介質的保護

首先要加強對磁盤的保護，存放磁盤應選擇無塵、無震動、無強磁場干擾的環境中，各業務部門應加強對電腦病毒的防范，定期進行電腦病毒檢測，確保保存電子檔案的磁盤中沒有病毒。其次是要加強對光盤的保護。保存光盤除了要注意避光以外，還用保持存放環境良好溫濕度。在使用光盤時，應避免由于摩擦或劃痕對光盤造成的損傷，存放光盤應直立放置于盒中，不可大量堆疊放置，以避免光盤翹曲。

（四）加快檔案管理工作人員業務能力的提升

作為檔案管理工作人員，必須盡快適應當前數字化檔案管理的要求，掌握熟練應用相關軟件的能力和一定的計算機維護處理技能。因此，加強檔案管理工作人員在計算機和網絡信息技術方面的培訓是現階段實現檔案管理數字化的關鍵，只有讓檔案管理工作人員具備了相關的知識技能，才能保證檔案管理數字化工作更好的開展。對于檔案管理人員來說，除了要掌握必要的知識技能以外，還應不斷拓展知識面，不斷充實和提高自己的知識技能水平，以適應信息化時代的需要。

5 結束語

總而言之，檔案管理數字化是信息時代檔案管理工作的基本要求。在此背景下，傳統的檔案管理工作模式已經難以滿足時代發展的要求，檔案管理數字化建設迫在眉睫。因此，檔案管理工作人員必須緊跟時代發展步伐，不斷探索檔案管理數字化的新方法和新思路，使檔案管理工作更加了學規范，加強檔案信息的利用率，從而使檔案管理工作的服務職能得到更加充分的發揮。

參考文獻

[1]杜文軍.檔案管理數字化中的信息安全風險及其控制[J].辦公室業務，2016，（09）：33-33，35

[2]閆成聚.新時期檔案數字化管理及其創新策略[J].中國管理信息化，2017，（05）：175-177

[3]宋茜.大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理[J].管理觀察，2016，（23）：88-89，93endprint