人事檔案管理中的知情權(quán)與隱私權(quán)分析

張黎黎

人事檔案管理中的知情權(quán)與隱私權(quán)分析

張黎黎

檔案在每個人的一生中都很重要，檔案里存有你所有的個人信息。人事檔案關(guān)系著每一個公民的信息安全，用人單位擁有對當(dāng)事人的檔案知情權(quán)。當(dāng)事人也有權(quán)保護(hù)好自己的檔案隱私權(quán)，兩者的關(guān)系只有在平衡后，人事才能做好檔案的管理工作。

人事 檔案管理 知情權(quán) 隱私權(quán)

一、前言

企業(yè)用人單位的人事在用人的時候有對應(yīng)聘當(dāng)事人檔案的知情權(quán)，但是當(dāng)事人也有對自己檔案保護(hù)的隱私權(quán)。所以當(dāng)二者發(fā)生沖突的時候，在一種什么樣合理的情況下才能夠解決這一問題，讓人事了解了當(dāng)事人的信息檔案也讓當(dāng)事人保證了檔案信息的隱私不被泄露。本文將就人事檔案在管理中的知情權(quán)與隱私權(quán)的平衡關(guān)系展開研究分析，希望為企業(yè)人事在今后的檔案管理中提供一個具有價值的參考資料。

二、人事檔案知情權(quán)的內(nèi)涵

人事檔案的知情權(quán)指的是企業(yè)用人單位的相關(guān)部門和相關(guān)人員保管的與當(dāng)事人信息有關(guān)的檔案情報，當(dāng)事人有權(quán)利知道自己的檔案信息，企業(yè)的人事也有種擁有對當(dāng)事人信息的知情權(quán)[1]。檔案就像一種符號一直伴隨著我們成長，是公民的第二張身份證，檔案里包含了公民的所有個人信息，包括：個人基本情況、家庭住址、電話號碼、教育經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷和感情狀況等在檔案里面都會有記載。

三、人事檔案隱私權(quán)的含義

因人事檔案具有了一定的知情權(quán)，所以相應(yīng)的也會具有一定的隱私權(quán)。隱私權(quán)指的是當(dāng)事人有權(quán)利對自己人事檔案中的信息和個人隱私進(jìn)行保護(hù)的權(quán)利，也包括了企業(yè)人事依法對當(dāng)事人隱私的保護(hù)權(quán)利。當(dāng)事人有權(quán)利對自己的隱私進(jìn)行保護(hù)，對當(dāng)事人隱私進(jìn)行保護(hù)保證當(dāng)事人不會受到侵犯是人事檔案管理工作中的首要任務(wù)。為了更好的保證公民的人事檔案中的隱私不被泄露，我國出臺了《公正檔案管理辦法》為人事檔案的隱私管理提供法律支持和法律保護(hù)。

四、如何維護(hù)人事檔案在利用中的公民知情權(quán)

在人事檔案的管理工作中，由于人們對自己檔案享有的知情權(quán)不足，所以導(dǎo)致了自身的利益受到損害，因此檔案的管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的維護(hù)工作，要充分的保證當(dāng)事人的檔案信息不被侵害。在企業(yè)用人單位的人事檔案管理工作中，所有的人事檔案都要經(jīng)當(dāng)事人本人親自簽字、或經(jīng)當(dāng)事人親自授權(quán)，企業(yè)才可以將當(dāng)事人的檔案進(jìn)行歸檔管理。但是現(xiàn)在的企業(yè)用人單位中并沒有嚴(yán)格得按照相應(yīng)的管理程序進(jìn)行檔案的管理。

五、人事檔案在利用中如何保證公民的隱私權(quán)不被侵犯

公民依法享有檔案的隱私管理權(quán)，我國于1992年實施《各級國家檔案管開放檔案的辦法》，其中第二條規(guī)定凡涉及國防，外交，公安以及國家安全類的檔案的開放期限為30年[2]。對個人檔案的開放并沒有相關(guān)的涉及，因此在認(rèn)識檔案管理中，對于那些非法公布檔案隱私內(nèi)容的行為應(yīng)當(dāng)給予嚴(yán)厲的打擊。對于非法獲取或買賣個人檔案的行為應(yīng)當(dāng)在充分保證公民檔案隱私權(quán)的基礎(chǔ)上對其違法行為進(jìn)行追究。在人事檔案的管理工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的保密工作教育，在培養(yǎng)其職業(yè)道德的同時還要提高其道德素質(zhì)。

六、平衡人事檔案知情權(quán)與隱私權(quán)的具體方法

（一）重視起對人事檔案的管理工作

只有重視起對人事檔案的管理工作，才能保證人事檔案的利用在知情權(quán)與隱私權(quán)之間的動態(tài)平衡，人事檔案的管理部門應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督力度，讓人事檔案的管理工作完全的透明化，要保證當(dāng)事人能夠及時的了解到自己檔案中的信息變化。保證當(dāng)事人的知情權(quán)，也保證了檔案的真實性。人事檔案的管理人員在對當(dāng)事人的檔案翻閱時應(yīng)該嚴(yán)格的按照相應(yīng)的借閱程序，在查證信息后要及時的將檔案進(jìn)行歸還。人事檔案管理人員應(yīng)該做好對檔案的保護(hù)工作，對將檔案進(jìn)行不當(dāng)行為的人員要進(jìn)行嚴(yán)厲的打擊。

（二）把握好對當(dāng)事人信息檔案的知情權(quán)與隱私權(quán)的界線

在人事檔案的管理工作中，要想保證兩者之間的動態(tài)平衡，就要把握好兩者在使用中的可用范圍，要掌握好對人事檔案的保密限度。當(dāng)事人不可以對檔案進(jìn)行過度的保護(hù)，而檔案的管理人員也不可以將當(dāng)事人的檔案進(jìn)行過度的公開。在兩者中和的基礎(chǔ)上，要實現(xiàn)檔案信息的完整、真實和透明。公民對檔案有知情權(quán)，但不是無限的知情權(quán)，在不違背兩者利益的基礎(chǔ)上要適當(dāng)?shù)膶n案進(jìn)行對人事的公開。而人事在了解了當(dāng)事人的檔案信息后不應(yīng)該對當(dāng)事人的隱私進(jìn)行公開和擴(kuò)散傳播。只有正確的處理好兩者之間的界線，才能使檔案的管理工作更好的進(jìn)行。

（三）建立健全人事檔案知情權(quán)與隱私權(quán)的保護(hù)制度

要想人事檔案管理工作中知情權(quán)與隱私權(quán)之間和諧的發(fā)展，就應(yīng)該建立健全相應(yīng)的管理制度，在管理中加大監(jiān)管力度，使檔案的管理程序是透明的，公開的。企業(yè)人事在對當(dāng)事人檔案的查證中，要嚴(yán)格的按照相應(yīng)的借閱程序，借閱完成后要及時的歸還檔案。在檔案管理部門、社會用人單位以及當(dāng)事人之間要形成相互的監(jiān)督機(jī)制，要及時的制止對檔案的篡改行為，要充分的保證當(dāng)事人的權(quán)利不被侵害。

七、結(jié)語

人事檔案作為國家和企業(yè)用人到位了解當(dāng)事人信息的第一途徑，在其管理工作中一定要處理好知情權(quán)與隱私權(quán)之間的關(guān)系。在管理中健全相應(yīng)的管理制度，及時的將人事信息進(jìn)行完善和改進(jìn)，保證人事檔案發(fā)揮出其真正的價值。

[1]關(guān)紹鵬.人事檔案知情權(quán)保障問題淺析[J].經(jīng)營管理者,2017(03):253.

[2]方衛(wèi)紅.平衡人事檔案知情權(quán)與隱私權(quán)的利用[J].才智,2017(08):280.

（作者單位：攀鋼集團(tuán)公司海綿鈦分公司）

張黎黎（1984-），女，遼寧開原人，本科，攀鋼集團(tuán)公司海綿鈦分公司，助理經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人事檔案管理。