關于人事檔案信息化建設中的信息安全探索

文/南寧市中醫醫院 劉卿

關于人事檔案信息化建設中的信息安全探索

文/南寧市中醫醫院 劉卿

隨著時代的發展，人事檔案的信息化已然成為社會發展的必然趨勢，針對現狀，我們應該正視人事檔案信息化建設中的信息安全問題，加大該問題的研究力度，強化檔案安全管理意識，提出相應的解決策略，不斷對其進行完善，推動人事檔案管理工作順利進行，清除安全隱患，減少不必要的經濟損失，推動人類社會良性運轉。

人事檔案；信息化建設；信息安全；探索

自上世紀中葉計算機誕生之日起，它便以不可阻擋之勢迅速蔓延于社會的角角落落，改變著人們以往的工作和生活方式，早在1979年我國部分檔案局開始將計算機應用于檔案管理領域，21世紀是科技的時代，檔案管理工作隨著信息技術的完善也在優化升級中，有效節省了人力物力財力，帶來了社會經濟效益，但由于人們忽視了人事檔案信息化建設的信息安全問題，沒有建立配套的安全管理體系，嚴重影響了檔案管理的工作質量，影響著社會的長遠發展。我們要加大研究力度，不斷對人事檔案信息化建設進行完善，開拓人事檔案管理工作的新局面，以便更好地為人民提供服務，推動社會可持續發展。

一、人事檔案的重要性

當前學術界對檔案的定義還未得到統一，多數人將其認為是人們參與社會活動時形成的具有價值的記錄，它由來已久，商代稱之為“冊”，秦稱為“典籍”，漢魏后改為“文書”，清代至今稱為“檔案”。人事檔案是獨具中國特色的人事管理制度，是每個人身份、學歷、資歷等方面的一個記錄和憑證，有效記錄著人們個人發展的人生軌跡，人事檔案具有現實性、全面性、真實性、機密性、流動性及動態性等特點，它與人們的工資待遇、組織關系、勞動保障直接掛鉤，人們在職稱申報、辦理養老保險時都需要檔案作為證明材料，具有一定的法律效力，與人們切身利益息息相關。像當前出現的一些畢業生工作幾年后發現自己無法正常轉正或者申報職稱，這多和畢業時檔案存放有關，影響著人們日后工作的正常進行，造成嚴重的經濟損失。

二、當前人事檔案信息化建設中的信息安全問題

隨著時代的發展，傳統的紙質檔案早已被時代淘汰出局，當前以計算機為基礎的人事檔案信息化建設成為檔案管理工作的主要方式，但在實際工作中出現了很多安全問題，影響著該工作的正常進行，像當前黑客猖獗，惡意攻擊人事管理部門，盜取檔案資料，致使人事檔案資料泄露，還要受到各種病毒的侵蝕，不僅影響著該工作的正常進行，還會造成無法預計的經濟損失，影響社會的穩定運行。做好人事檔案的安全管理及備份工作已然成為全體人民的共識，當下人事檔案管理工作涉及內容較多，信息量較大，但部門實際軟硬件設備還不夠完善，人事檔案的信息化建設不僅需要先進的設備還需要專業技術人員，但以往工作人員安全管理意識較為薄弱，專業能力、業務水平及個人素質還有待提高，在實際工作過程中人們只需對權限進行檢索便可進入查詢，很容易導致信息泄露，為不法分子的侵入提供了契機。像2009年某單位的敏感信息被泄露，經查處是因為員工使用外網郵件系統違規操作致使信息外泄。當前部分企業建立了薪酬查詢系統，某單位員工利用不法手段盜取他人密碼將薪資信息截圖發到公共社區網站上，造成嚴重的不良影響。

三、人事檔案信息化建設中信息安全問題的應對策略

加大科技投入力量，構建一個完善的信息工作平臺，及時更新科技設備，組建專業的工作團隊，當前是科技的時代，定期組織工作人員進行專業培訓和素質教育，重視培養員工的安全意識、責任意識及管理意識，建立健全的規范體系，對人事檔案管理工作進行規范化管控，做到權責明確，建立完善的監督體系，加大監管力度，對那些玩忽職守消極怠工者加大懲處力度，讓工作人員從思想上重視檔案管理工作。

要建立健全的人事檔案信息化管理系統，嚴格規范程序的各個流程，使該項工作向科學化、規范化方向靠攏，做好日常檔案信息的備份工作，加大網絡安全的管控力度，構建防火墻，不斷研制新的軟件，對檔案信息進行全面系統的科學監管。檔案管理人員應擁有自己專門的賬號，只能在單位內進行登陸，建立單位獨有的門戶網站或移動終端，根據檔案信息的類別和重要程度進行分別管理，可以進行小組合作操作，這樣不僅可以提高工作質量和工作效率，還便于員工彼此監督，建立相應的預警裝置，特別是在重要數據庫中建立實時監控系統，以便及時發現異常及早進行調整，對所有計算機都進行加密處理，各個程序進入口、不同部門、不同員工都有專門的進入口和密碼要求，加大其訪問權限。像管理人員可以登錄對檔案內容進行調整，其他員工只有查詢權限沒有修改的權利，有需要調整的地方必須經領導批準，找專業人員進行修改。

四、結語

新時期，我們應該重視人事檔案信息化建設中的安全管理工作，構建一個安全可靠的工作環境，做好日常的病毒防護工作，及時對檔案信息進行備份，定期對工作系統進行維護，保證資料的完整性，積極引進先進人才，培養復合型人才，以便更好地為人們提供服務，實現最大的經濟效益和社會效益，推動社會穩步安全向前運行。

[1]賈艷云.淺析人事檔案信息化管理中的安全問題[J].辦公室業務,2017(4):80.

[2]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].山東工會論壇,2011, 17(2):174-175.

[3]丁訓華.人事檔案信息化建設中的安全保密措施初探[J].辦公室業務,2015(24).