文書檔案管理中存在的問題及對策探究

文/江蘇豐縣公路管理站 師明慧

文書檔案管理中存在的問題及對策探究

文/江蘇豐縣公路管理站 師明慧

在我國，文書檔案管理是政府機關、企事業(yè)單位、人民團體等任何管理工作中都不可或缺的一部分，但我國相關管理工作發(fā)展較為緩慢，缺乏相應的經(jīng)驗可以借鑒，使得該管理工作在實際應用中存在種種問題。本文對文書檔案管理工作中存在的問題進行探究，有利于解決其管理模式中的短板問題，使得工作流程更加完善，操作系統(tǒng)更加便捷，具有重要意義。

文書檔案管理；管理問題；管理對策

一、管理體系中的問題

（一）對文書管理的重視度不夠。單位的管理人員往往忽視文書檔案工作的重要性，認識不全面，不細致、不充分，忽略了其邏輯性、科學性以及實踐意義。部分領導只重視實際創(chuàng)造價值效益的環(huán)節(jié)，認為此項管理工作不能帶來收益，因而對其相關部門的設立草草了事。在管理時更是疏忽懈怠，受各綜合因素影響，使其成為單位墊底的部門，因此造成管理效率不高，利用率差，喪失其實際的價值，如此一來，會使得領導認為此部門可有可無，最終陷入惡性循環(huán)。

（二）難以區(qū)分文書與檔案工作。通常情況下，工作人員對文書檔案管理工作的認識不準確，認為這兩部分是一樣的內(nèi)容，將兩項工作混淆。而在實際中，文書工作是檔案工作的前提與基礎，只有在文書工作準確完成的情況下才能有序開展檔案管理工作。當前許多單位兩項管理出現(xiàn)混亂局面，沒能協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，使得銜接工作進展不順利，存在脫節(jié)問題，致使檔案的記載缺乏連接性，或出現(xiàn)重復性，降低了工作效率，使得工作質(zhì)量難以得到保證。

（三）缺乏專業(yè)管理人才。普遍存在缺乏相關專業(yè)管理人員的問題。造成此現(xiàn)象的主要原因是，缺乏對該領域的重視程度；沒有可借鑒的相關經(jīng)驗；忽略對人才的培養(yǎng)，在許多單位存在此部門為將退休人員，或其他部門人員兼顧此崗位等等；缺乏創(chuàng)新的理念等。

（四）檢索體系不健全。雖然現(xiàn)代技術逐步應用文書檔案的檢索，但是普遍情況下，大部分單位通常選取傳統(tǒng)方法進行文書檔案檢索。此方法耗費人力物力，使得文書檔案失去應有的便捷度，降低了工作的效率。此外經(jīng)常出現(xiàn)人工編制檢索目錄時，出現(xiàn)不同人員認知上的偏差，沒有統(tǒng)一的編制標準，使得檢索并未發(fā)揮其應有的工具性。另外對現(xiàn)代信息檢索制度的利用率差，也導致檢索體系不健全。

二、完善管理的對策

（一）提升管理層對文書檔案管理工作的統(tǒng)一認識。要組織領導定期學習相關知識，在單位內(nèi)部進行文書管理工作重要性的宣傳，強化領導管理層對此項工作的正確認識，對相關單位的成功經(jīng)驗進行學習。加強法律法規(guī)的多樣宣傳，從上而下，調(diào)動各個部門人員參與的積極性，形成對此項工作統(tǒng)一的認識，并開展完善建議征集活動，以此加強對文書檔案工作的重視度。并且在年度大會時，進行重點強調(diào)，適當增加經(jīng)費預計，以此來實現(xiàn)對此項工作的全面支持。

（二）區(qū)分文書與檔案，加強銜接環(huán)節(jié)。首先要提高檔案記載及文秘文書的質(zhì)量，以此來保證后續(xù)工作的順利進行。其次要求對文件進行科學、合理的分類整理，運用電子輔助進行目錄編纂，嚴格規(guī)范操作流程，形成正確的編檔。再次，要完善細節(jié)工作，統(tǒng)一規(guī)范模式，如對文件的格式、版式進行統(tǒng)一要求等。同時要注意檔案的審查工作，減少錯漏、遺失等現(xiàn)象的發(fā)生。在此基礎上，將文書與檔案進行銜接，使兩項工作互相監(jiān)督，如文書沒有編纂到位就難以有效完善檔案管理，若檔案管理出現(xiàn)漏洞則浪費文書資源，形成相互制約的模式，來提升管理工作的質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)相關人才，提升管理人員素質(zhì)。首先單位要培養(yǎng)專業(yè)性強的人才來進行相關管理工作，對其進行定期培訓，增強其專業(yè)技能，減少身兼兩職現(xiàn)象的發(fā)生，與此同時，要注意培養(yǎng)其對現(xiàn)代科學技能的掌握。其次要注意把握相關人員的人文情懷、細心耐心度等等提升其綜合素質(zhì)。此外，要注意督促相關人員的再教育、在學習，有計劃地提升其專業(yè)素養(yǎng)。

（四）完善管理制度細化工作環(huán)節(jié)。完善整體管理的體系，建立具體的管理機制，根據(jù)各單位的不同情況進行細化。同時要細致精準刻畫每一項工作環(huán)節(jié)，如配置器械如何分配，軟硬件設施如何協(xié)同發(fā)展等問題；要完善信息化機制的安全性能，保證檔案資料的加密性；同時在單位內(nèi)部，要做到各部門之間資源共享。加強各部門的溝通與聯(lián)系，建立問責機制，減少紕漏，提升文書管理工作的有效性。

（五）建立電子化文書檔案體系。運用信息技術建立電子檔案體系。進行批量審核、批量作業(yè)，節(jié)省工作時間，提升工作效率。同時要注意電子檔案的審核制度與加密制度，合理合規(guī)進行操作，并且注意資料的時時保存、時時備份，減少不必要的損失。

三、結語

對文書檔案的管理工作，應注意理論與實踐相結合，用正確的意識認知來提升管理工作的質(zhì)量。對其相應問題進行優(yōu)化與創(chuàng)新，使其在單位中，更好地與其他部門相配合，保證其價值得以實現(xiàn)。

[1]侯明,白宇紅.談文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策[J].辦公室業(yè)務,2012(03):82+112.

[2]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學學報(社會科學版),2011(03):117-119.