新時期人事檔案管理信息化建設研究

文/廣西欽州市欽南區工信局節能監察中心 李恒基

新時期人事檔案管理信息化建設研究

文/廣西欽州市欽南區工信局節能監察中心 李恒基

在現代社會經濟快速發展的背景下，人事檔案是一種非常重要的戰略資源，也是人力資源管理過程中的重要部分。在新時期強化人事檔案信息化建設具有重要的現實意義。通過具體分析當前人事檔案管理的現狀，并提出具有針對性的人事檔案管理信息化建設策略，旨在提升人事檔案管理水平。

人事檔案；信息化；建設策略

在新時期，強化人事檔案管理信息化建設是為了更好地適應現代社會發展的需求。由于人事檔案管理工作具有較強的持續性和完整性特點，所以需要采取系統化的管理措施。其中，信息化建設的重要性主要凸顯在以先進技術代替傳統的紙質檔案管理，從而保證人事檔案管理的準確性和科學性，有效提升檔案資料的利用效率。

一、新時期人事檔案管理的現狀

目前，在單位人事檔案管理過程中，由于受到傳統觀念的影響較深，所以對人事檔案管理的現狀認識不全面，缺乏有力的組織領導，常常造成人事檔案丟失現象嚴重。同時，部分人事檔案資料均以紙張形式的原件或者復印件進行管理，這樣在經過時間的洗禮之后，導致檔案資料的部分字跡無法辨認，制約了人事檔案后期的開發利用。其中，因為單位人事檔案管理工作具有較強的專業性和特殊性，所以需要檔案管理人員必須掌握較高的檔案管理技能，而當前人事檔案管理工作人員的綜合素質參差不齊，難以靈活處理人事檔案管理過程中出現的問題，從而影響了單位人事檔案管理工作的效率。

二、新時期人事檔案管理信息化建設策略

（一）創新信息化檔案管理理念。在新時期人事檔案管理過程中，為了有效提升信息化建設水平，便需要積極樹立信息化檔案管理工作理念，創新人事檔案管理工作策略，促使人事檔案管理工作逐步朝著數字化、現代化和質量化的方向發展。其中，在單位人事檔案管理過程中，工作人員應該始終堅持以科學的發展觀作為重要的指導思想，充分認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，敢于創新，與時俱進，切實解決好人事檔案管理中存在的問題，從而全面提升單位人事檔案管理工作的水平。

（二）強化人事檔案信息基礎建設。為了能夠更好地實現人事檔案管理信息化，需要強化人事檔案信息基礎建設。首先，應該創建良好的人事檔案庫房保存環境，為人事電子檔案的保存和信息化建設提供良好的環境條件。其中，在建設新的檔案庫房過程中，應該嚴格按照新的建設標準，合理引進信息化設備。合理改造已建成的人事檔案管理庫房，對于紙質檔案管理庫房應該嚴格滿足溫度和濕度控制條件，創設良好的人事檔案管理環境；對于信息化檔案資料的管理庫房，應該切實完善網絡中心機房、服務器、電子檔案庫房，完善信息化檔案資料的防靜電設備和防磁設施，有效提升人事檔案資料的管理技術，從根本上防止人事檔案信息泄露；針對已經建設完成且投入使用的紙質檔案，應該根據實際情況進行區分保存，綜合考慮做好庫房的功能型結構改造，從而保障人事檔案資料管理的合理性。其次，網絡環境是人事檔案信息化建設中非常關鍵的一個條件，所以我們應該采取科學有效的措施來布置網絡，提升設備共享率，從源頭上消除人事檔案的安全隱患。

（三）實現動態化檔案管理機制。目前，雖然人事檔案的信息化管理工作具有一定的要求，但也并未禁錮在固定的模式中，明確規定人事檔案資料應該全面反映單位內部組織的綜合情況和動態變化歷程。因此，在新時期單位人事檔案信息化建設過程中，應該積極構建動態化的檔案管理機制，充分利用現代信息化平臺同步更新人事檔案資料，從而保證人事檔案資料能夠全面真實地反映出單位發展情況。其中，人事檔案管理工作人員應該積極整理詳盡的檔案原始資料，并創建專屬檔案管理內容，全面提升人事檔案管理的關注力度，從而推動人事檔案管理資料不斷更新，有效提升人事檔案管理的信息化建設水平。

（四）提高檔案管理人員專業水平。在新時期人事檔案管理過程中，為了有效提升人事檔案管理信息化建設水平，便需要全面提升人事檔案管理職業能力。其中，一方面應該提升人事檔案管理人員道德素質。不斷提升人事檔案管理的監督力度，有效增強人事檔案管理人員的責任意識、法律意識，逐步構建以愛崗敬業、服務群眾和嚴格管理的觀念，合理制定科學合理的法律法規，從而保證人事檔案內容的全面性、正確性，切忌借助權利查閱人事檔案內容；另一方面，應該逐步提升人事檔案管理工作人員的業務素質。通過指導工作人員定期不定期參與人事檔案管理培訓工作，或者安排人事檔案管理人員到附近單位進行學習，積極引入先進的檔案管理方法，指導工作人員學習網絡化管理理論知識，全面了解網絡化管理技術和手段，有效提升新時期人事檔案管理效率。只有通過采取上述幾項措施，才能夠從根本上提高人事檔案管理工作人員的綜合素質，最大限度發揮人事檔案資料的利用價值。

三、結論

總之，檔案管理信息化是人事檔案管理今后發展的重要趨勢。人事檔案管理信息化建設是一項系統化、復雜化且耗時較長的工作，所以需要創新人事檔案的信息化管理理念、強化人事檔案信息基礎建設、實現動態化檔案管理機制、提高檔案管理人員專業水平。只有這樣，才能更好地實現人事檔案管理信息化，從而更好地滿足現代社會經濟發展的要求。

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