基于信息時代背景下檔案管理工作的創新

文/淄博環球市政工程質量監督檢測中心 王倩

基于信息時代背景下檔案管理工作的創新

文/淄博環球市政工程質量監督檢測中心 王倩

在我國科學技術不斷發展之下，我國已經正式進入信息時代，各種現代信息技術得到廣泛使用，各行各業、各領域也均呈現出信息化、現代化的發展趨勢。因此在這一背景之下的檔案管理工作也面臨著創新問題，如何有效提升檔案管理成效，使其能夠符合信息時代的發展要求已經成為廣大檔案管理人員最為關注的焦點問題之一。基于此，本文將通過簡單分析實現檔案管理工作信息化的重要優勢，針對如何在信息時代創新檔案管理工作，提出幾點措施和建議。

信息時代；檔案管理工作；創新措施

一、引言

信息時代人們對檔案管理的效率與質量等均提出了多樣化的要求，而實現檔案管理工作的優化與創新，也是推動檔案管理工作實現長久穩定發展的重要舉措之一。針對傳統管理方法下檔案不易保存、難以運輸等種種缺陷，本文將分別從管理模式、信息共享以及管理人才等角度出發，針對基于信息時代下檔案管理工作的創新措施進行簡要分析研究。

二、檔案管理信息化的重要優勢

（一）信息采集更便捷。在信息時代，檔案管理工作實現信息化發展與建設已經勢在必行，而信息化的檔案管理工作在采集信息方面，能夠有效利用計算機網絡的高效性和強大的交互性、共享性等重要優勢，用最短的時間搜集整理出海量的檔案信息，在有效保障檔案信息采集時效性的同時，進一步加快了信息的采集速度，為有效提升檔案管理效率奠定了良好基礎。

（二）檔案管理更高效。通過推動檔案管理信息化建設，在檔案管理工作當中積極運用包括電子計算機以及現代信息技術等，能夠將原本分散的檔案信息進行集中處理，而通過將不易保存和運輸的紙質版檔案匯總整理成電子檔案，并將其上傳至相關管理庫當中能夠實現對檔案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助專業管理軟件下，使得檔案信息分析、處理速度更快，準確性更高，對于提升整體檔案管理水平具有積極意義。

三、信息時代如何創新檔案管理工作

（一）創新管理模式。信息時代檔案管理需要對其現有的管理模式進行創新，將原本分散化的檔案管理系統建設工作進行集中化轉變，在有意識地將各種先進的管理技術、管理軟件、管理理念靈活運用在檔案管理工作之余，對全部檔案進行統一登記造冊，并按照相關標準規范整理成統一的格式進行妥善保存。為防止出現檔案遺漏、丟失等情況，還需要注重對現有的檔案信息等進行備份處理，并定期升級和維護管理信息化管理設備，在檔案管理系統當中加裝防火墻、殺毒軟件等以有效防止其受到網絡病毒、惡意程序攻擊等進而影響檔案管理的安全性和完整性。

（二）創新信息共享。在以往的檔案管理當中，工作人員的管理意識呈現出明顯的“被動性”，只對眼前的檔案信息進行歸檔處理，鮮少能夠主動搜集其他檔案信息，并推動其實現高效共享，而這也在一定程度上影響檔案管理水平的有效提升。為此，在信息時代，檔案管理工作需要積極建立起檔案信息共享平臺，將管理人員的管理意識從被動轉為主動，敦促其積極主動搜集整理其他檔案信息的基礎之上，充分利用內部局域網和強大的互聯網，配合使用信息搜索引擎功能，優化檔案信息共享平臺。在平臺當中通過增設檔案信息上傳和在線查詢、離線下載、討論交流等多種功能，使得平臺使用者可以根據自身的實際需要實現對檔案信息的在線查詢、下載等處理，進一步提升檔案信息共享的高效性、便捷性。

（三）創新管理人才。在信息時代，檔案管理人員不僅需要掌握基本的檔案管理知識與技能，同時還需要具備較高的信息素養與創新精神，從而可以不斷為檔案管理工作的發展與創新提供必要的幫助。管理人員在通過互聯網等積極主動學習檔案管理方面最新的技術理念、方法手段的同時，還需要積極同他人就檔案管理中存在的問題等進行討論，通過集思廣益的方式為創新檔案管理工作、提升檔案管理水平提出有效建議。而管理人員在相互討論的過程中也能夠彼此相互吸收和借鑒先進管理經驗、管理措施等，為進一步優化自身管理工作提供便利。

四、結束語

總而言之，進入到21世紀以來，全世界迎來了信息時代。在信息時代，出現了越來越多電子化的檔案信息，檔案數量和檔案種類均實現不同程度的發展，因此繼續套用傳統的檔案管理模式和工作方法顯然已經不合時宜。因此本文通過提出培養具有信息素養和創新精神的優質管理人才、積極建立檔案信息管理與共享平臺，并加大檔案管理工作信息化建設力度、創新管理模式與管理方法等一系列措施，不斷為檔案管理工作增添新的生機與活力，使其能夠在信息時代下繼續發揮重要作用。

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