高校學生檔案工作問題與策略

王燕

摘 要：本文主要通過闡述高校學生檔案的重要性、存在的問題，分析問題的原因，從而提出解決問題的方法。

關鍵詞：高校學生檔案；問題；策略

1 高校學生檔案的概念

高校學生檔案的含義：《高等學校檔案管理辦法》中明確所謂高校學生檔案，就是指高校學生在高校學習、生活和參加各種活動形成的具有保存價值的各種材料所組成的檔案材料。

2 高校學生檔案的重要性

（一）高校學生檔案是人事檔案的源頭與母本

1、按照我國人事檔案的定義而言：是組織、人事部門或人力資源管理部門在人力資源管理活動中形成的，記錄和反映人員社會經歷和德才能績的方面數據和信息的，以個人為單位集中起來的，具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。

2、我國各類學校的任務是培養“有政治覺悟的、德智體美全面發展的、社會主義事業合格的建設者和可靠的接班人”，將來他們大多是要派上用場的，所以必須有其“成長的記錄”，是為人事檔案產生的源頭。高校學生類檔案，既是上述信息的延伸，又是以后（干部）人事檔案形成的母本。

3、高校學生類檔案是個人人事檔案形成過程中—個階段性的材料積累過程和管理環節。學生檔案是學生社會發展和合法利益的“第二身份證”。

（二）高校學生檔案對于學生本人與用人單位同等重要

1、檔案是學生未來人生道路中不可脫離的標簽，是學生進入社會必不可少的“通行證”，對于學生的事業和人生都具有重大影響。

2、高校學生檔案的管理工作對于用人單位來說也十分重要。高校學生檔案是學生步入社會的“通行證”，那么，對于用人單位來說，高校學生檔案則幾乎是了解這些未曾涉世的學生的唯一途徑。因此，高校學生檔案重要性顯而易見了。

（三）學生檔案是學校人才培養成果的重要記載方式

學校培養的畢業生，是學校人才培養的重要成果之一；如同學生畢業證書一樣，共同構成合格畢業生的完整性。從學校培養人才與服務社會的功能看，學生是學校的“產品”，學生檔案則是“產品說明書”。

筆者認為，沒有完整準確學生檔案的畢業生是不完整的“產品”，建好、管好學生檔案是學校培養和輸送合格人才的內在要求和應有義務；嚴密地管理好學生檔案，如同認真地培養學生一樣，是學校質量立校、內涵發展的體現，折射著學校教育教學管理水平和人才培養質量。

3 高校學生檔案存在的問題

（一）人員配備不合理、管理人員隊伍薄弱

大多數檔案工作者身兼數職，高校學生檔案涉及部門多，時間集中，每學年開始是新生檔案的集中收集歸檔時間；每學年底是在校學生檔案材料集中收集整理的時間，也是學生畢業離校前檔案集中轉遞的時間等因素。不僅時間、精力難以保障，也缺少專業知識和技能，流動性大，這是造成學生檔案管理不規范、存放不嚴格、轉遞出現錯誤等問題的主要原因。

（二）檔案知識的宣傳不夠、信息化進展緩慢

對學生檔案重視程度不夠的問題，認為學生檔案管理是常規陛工作，科研、教學才是學校工作重點。再加之學生檔案是學校檔案系統的一個分支，學校對檔案工作的關注點更多放在教學檔案管理上，造成學生檔案管理工作投入精力相對較少，這是高校學生檔案管理工作難以提升的重要原因。

高校學生檔案紙質版居多，電子版較少，檔案信息化資源開發程度小、層次低、功能少，檔案管理工作信息化水平不高。

（三）體制機制不健全、檔案意識淡薄

目前，大多數高校均按照《高等學校檔案管理辦法》及教育主管部門要求組建了工作機構，完善了各項規章制度，但在具體實踐中因條件限制很難落到實處，也沒有建立起嚴格的管理程序和監督制度。

許多學生對檔案的內容、作用、轉遞方式等一無所知 ，對自己的檔案漠不關心 ，認為有沒有檔案都無所謂 ，豈知到了需要用檔案的時候，才匆忙來到學校詢問、查找。

4 解決高校學生檔案問題的策略

（一）加強隊伍建設，吸收新型人才

檔案工作急需革新、換血、引進、提升。隨著人才儲備的充實和不斷成長，檔案界必定在未來的社會進步大潮中，獨樹一幟、獨當一面、獨領風騷。

（二）加大學習宣傳力度，強化師生檔案意識

提高對學生檔案工作的認識，積極關心支持學生檔案工作，就必須在高校有關部門加大宣傳學生檔案重要性的力度，向廣大教師、管理工作人員發放有關檔案法規及有關學習材料。

（三）提高檔案管理人員的業務能力

搞好高校學生檔案工作，必須建立一支強有力的管理隊伍，應從以下幾方面入手，一是設置專職學生檔案管理人員；二是聘任兼職學生檔案管理人員。三是加強業務培訓。

（四）建立健全各項規章制度

建立健全規章制度，是做好高校學生檔案工作的重要保證。一是建立嚴格的檔案登記、轉遞制度。轉遞時要嚴格轉遞手續，使每一份畢業生檔案都查有去處；二是建立檔案材料的收集補充、定期移交歸檔制度。三是制定學生檔案管理制度、借閱制度。大學生檔案的保管要專人管理，專柜專用，存放既要系統排列，又要根據專業、年級、班級的特點，分門別類，規范存放，便于查找。嚴格借閱登記手續，防止學生檔案損毀、丟失。

（五）學生檔案工作現代化與信息化

學生檔案工作現代化。隨著招生規模的擴大，檔案內容的完善，學生檔案數量將逐年增加。面對現實，高校學生檔案管理人員要大膽探索，立志改革，遵循檔案和檔案管理工作的客觀規律進行科學管理，做到管理工作標準化、規范化。充分利用新技術、新設備，力爭采用以電子計算機為核心的現代技術，有計劃地形成網絡，有步驟，有程序地把學生檔案分類存檔。實現檔案管理的現代化。

5 小結

高校學生檔案管理工作是一項系統工程，需要在學校黨委的統一領導、各部門的協同配合下，嚴格落實好《高等學校檔案管理辦法》及教育主管部門要求，認真系統地做好各項工作，確保學生檔案真實全面、準確安全。

參考文獻

[1]高艷.高校畢業生就業派遣存在的問題及解決對策研究.

[2]梁增智.高校學生檔案管理存在問題與應對措施.《山西檔案》2014

[3]代微 張洪江.高校學生檔案管理工作探析.《科學管理》

[4]段義嚴.高校學生類檔案概念辨析及管理模式探討.《科學管理》

[5]趙天宇鮑風雨田一蕾.普通高校畢業生檔案及戶口的處理.《熱點研究》

[6]楊紅霞.提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑探究.《統計與管理》2013.2

[7]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望.《檔案學研究》2011.5

[8]丘如華.強化高校學生檔案管理的思考.《廣西社會科學》

[9]高淑俠.淺談高校學生檔案管理.《徐州工程學院學報》2006.10

[10]趙娜.淺談大學生檔案、戶口的重要性.《管理智庫》2014.endprint