企業財務會計檔案管理問題及對策分析

劉 彤

企業財務會計檔案管理問題及對策分析

劉 彤

企業財務會計檔案是企業生產經營活動的反映。企業要重視財務會計檔案管理工作，完善財務會計檔案管理制度，通過專業化的人才加強財務會計檔案的專業化管理工作，充分發揮財務會計檔案價值，

為企業經濟活動提供更真實、全面的依據。

財務會計檔案 企業 管理問題 對策

財務會計檔案即機關、企事業單位以及其他社會組織在其生產經營活動中所形成的各類會計憑證、賬簿、報表以及其他會計資料等核算專業資料，是對經濟業務進行記錄與反映的重要資料和證據。財務會計檔案記錄并反映了單位經濟活動，成為各單位、國家檔案的一個重要部分。分析會計檔案，能夠了解各單位在每項經濟活動中的業務來往，了解其在財經紀律上的遵守情況，為國家和各單位的經濟統計分析提供詳實的資料，使單位經營決策、國家宏觀經濟政策有切實的依據。做好財務會計檔案管理，是企業財務會計工作的一項重要內容。

一、企業財務會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案整理缺乏標準化

會計檔案資料是包括會計賬單、會計憑證等紙質專業資料以及企業經濟活動數據備份等電子資料在內的資料。但企業在整理會計檔案時，往往更重視紙質資料，而忽視了電子資料的收集與整理，或者對一些經濟數據故意或無意忽視，企業會計檔案數據缺乏完整性，檔案資料數據無法與實際經濟活動相符合。

（二）紙質檔案資料與磁介質檔案資料管理不同步

財務會計檔案主要包括紙質以及磁介質兩種儲存方式，兩者信息之間的不同步問題較為嚴重，是管理的問題之一，會使企業經濟活動信息紊亂，企業對于磁介質會計信息的管理較為忽視，更新不及時以及存儲介質損壞等問題造成了信息丟失。由于會計電算化軟件更新較快，部分企業不能妥善保存會計軟件版式和軟件系統，造成后期磁介質檔案調閱問題。

（三）財務會計檔案利用不充分

檔案的管理是為了檔案利用的便利性，但多數企業財務會計檔案缺乏充分地利用，企業在開展經濟活動時很少對會計檔案進行分析。一些企業收集會計檔案時，不能將財務報表、企業合同、上級財務文件以及財務活動分析等資料進行全面、準確地歸檔，檔案資料缺乏完整性，對于企業經濟活動和經營狀況的反映不完全，企業無法有效運用會計檔案對其經營狀況進行準確地分析。

二、企業財務會計檔案管理對策

（一）完善財務會計檔案管理制度

通過財務會計檔案管理制度的健全與完善，解決財務會計檔案完整性問題是根本策略，從思想上保持足夠的重視度，從制度上制定規范化措施，并在執行過程中嚴格落實，才能使檔案管理更為嚴謹，確保企業賬目清晰，會計核算數據完整。第一，在公司實際章程以及相關法律的基礎上，制定完整的檔案管理制度，為檔案保存、歸檔、整理、查閱、銷毀、移交等程度提供規范化的制度依據，確保財務會計檔案完整性與規范化，尤其要重視對會計檔案資料的鑒定、維護以及銷毀管理，對有價值的會計檔案進行分類整理，及時維修損壞檔案，定期銷毀不需要的檔案。第二，加快財務會計檔案專業人才隊伍的建設，將更多具有計算機技術以及會計檔案管理技術的復合型人才放到財務會計檔案管理崗位上，在制度化的基礎上，發揮專業技能，妥善管理檔案數據，對會計檔案進行專業化的整理與管理。第三，加強企業領導對于檔案管理工作的指引性，企業領導要定期對會計檔案管理工作進行巡視檢查，監督管理工作的開展情況，協助管理人員解決一些特殊問題，消除管理人員的工作難點。

（二）檔案文件與電算化軟件系統的管理同步化

會計電算化使會計檔案管理有了很大的便利性，在管理工作中，要重視軟件系統與檔案文件的同步升級，在電子會計檔案存儲與管理上采取更為有效的措施。第一，要將存儲介質多樣化，除磁介質外，也要做好異地備份等工作，并做好相應的網絡安全管理工作。第二，完善電子檔案保存措施，做好防磁、防潮、防火以及防塵工作，定期檢查并復制磁介質檔案，保持電子檔案和財務軟件版本的一致性。第三，電子檔案管理規范化，建立電子會計檔案管理制度，加強電子檔案和保管制度的多樣化，用光盤刻錄電子檔案，確保數據實體和檔案安全。年終對全部形式的會計檔案進行整理歸類，做好日期、目錄以及經管人的登記工作，并由管理人員及財務工作分管領導簽名，使責任明確到個人。

（三）充分發揮財務會計檔案的作用

在完成企業財務預算后，通過現代化技術將會計檔案作為網絡信息，對企業職工開放，為員工提供會計檔案目錄以及數據的查詢服務，加大對會計檔案資料的開發力度，及時更新會計檔案，提高信息時效。將財務會計檔案管理理念向服務理念轉化，重視自我宣傳，豐富服務內容，提升服務水平，改善檔案利用條件，加大對財務會計檔案管理與利用的軟硬件投入力度，對檔案用戶進行跟蹤調研，及時收集各種反饋信息，根據企業需求完善檔案管理工作，為企業各階層員工提供更好的檔案服務。

三、結語

財務會計檔案是企業經營活動的全面反映，企業要重視財務會計檔案管理工作，運用專業人才，完善管理制度，加強會計檔案管理，全面收集企業財務會計資料，充分發揮財務會計檔案的作用，為企業經營活動提供全面的資料依據。

[1]張紅兵．試論會計檔案管理中存在的問題及對策[J]．商,2016(1)：146～147．

[2]謝珩．企業財務會計檔案管理問題及對策[J]．現代商貿工業,2015,36(23)：183～184．

長江大學管理學院）