信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策

文/云南省大理州鶴慶縣檔案局 楊煥英

信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策

文/云南省大理州鶴慶縣檔案局 楊煥英

在社會逐漸轉變?yōu)樾畔⒒慕裉?，信息技術已經不斷地滲透進我們生活的各個領域中。而檔案是國家以及機關組織中是涉及經濟、歷史、文化、教育等多個領域的檔案資料，是代表了這個時期的各項發(fā)展狀況。是為以后的查詢工作提供依據(jù)的重要手段。信息化的檔案管理也是順應時代的發(fā)展需求，能夠更好地滿足社會對檔案資料的檢索需求。本文闡述了現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出了相關的解決對策。

信息時代；信息化；檔案管理；對策

隨著改革開放的不斷深入，經濟水平的不斷提高推動了科技技術的進步。信息技術的發(fā)展使得社會逐漸轉變成一個信息化的時代，而人們的需求也逐漸發(fā)生了相應的變化。檔案管理的信息化提升了檔案管理工作的效率和質量，發(fā)揮了檔案資料對社會的作用。彌補了傳統(tǒng)模式下的檔案管理中存在的弊端。但是同時也迎來了不小的挑戰(zhàn)，伴隨而來的問題也急需我們去解決，只有在信息化時代下發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并進行分析解決，才能提高檔案管理的水平，發(fā)揮有效的價值作用。

一、信息時代下檔案管理工作的必要性

信息時代下對于檔案管理工作主要是從傳統(tǒng)的紙質化管理轉向電子化管理的變革。在傳統(tǒng)的檔案管理中，對于檔案的管理主要是通過紙質的形式存在，這種檔案管理的形式存在一定的弊端。首先是紙質化的檔案加大了管理的難度，容易在整理的過程中丟失或者造成檔案整理的混亂。其次是在檔案的保存方面。紙質化的檔案在保存中需要注意一定的外部條件。比如潮濕、蟲蛀、火災等，都有可能造成檔案的損壞。所以，在這種檔案的管理中，需要更加重視檔案的保管工作，必須要投入更多的精力進行紙質檔案的保管。最后是在查閱檔案方面，紙質化的檔案在查閱中具有一定的難度，查找方面需要消耗很大一部分人力，檔案資料越多查閱的難度就越大。并且相對于信息化的檔案管理來說，通常紙質化的檔案不能進行備份，當檔案資料發(fā)生損害時修復的可能性極小。

在信息時代下的檔案管理就可以很好地彌補傳統(tǒng)的檔案管理中存在的這些弊端。不僅檔案存放的數(shù)據(jù)庫容量很大，并且在進行資料的查閱時具有一定的便捷性，提升了資料的查閱效率。使得檔案資料發(fā)揮了本身的作用。信息化的檔案管理通過計算機技術具有備份功能，當檔案資料發(fā)生損壞時可以通過備份找回原資料。提升了檔案資料的安全性。由此可見，在現(xiàn)代化的發(fā)展中，信息化的檔案管理能夠更好地滿足社會發(fā)展的需要，提高查找的準確性，信息時代下的檔案管理工作具有一定的現(xiàn)實意義。

二、信息時代下檔案管理中存在的問題

（一）信息軟件不適用。在現(xiàn)階段的信息化檔案管理中，盡管相應的技術已經在完善檔案管理軟件的研發(fā)，在檔案管理工作中已經基本完成了紙質化向電子化的管理模式轉變。但是，在具體的實際需要中，比如辦公的自動化與政務系統(tǒng)難以實現(xiàn)一體化的發(fā)展。并且各個組織中對于信息化的水平建設具有差異化的表現(xiàn)，導致檔案管理軟件在信息化的發(fā)展下不能用于整體的檔案管理工作中，共享性差。

（二）檔案管理信息化不規(guī)范。在我國，信息化發(fā)展下的檔案管理還尚未建立起一個統(tǒng)一的檔案信息化管理制度體系，使得檔案的信息化管理缺乏一定的規(guī)范性。加大了檔案管理信息化建設的難度。由于檔案管理的信息化缺乏一定的規(guī)范性，并且又缺乏統(tǒng)一的標準制度，導致檔案管理工作不能在規(guī)范化的標準制度下保證服務的質量，不能通過良好的共享機制為檔案資料的需求者更好地提供資料。也正是由于不規(guī)范的信息化檔案管理建設制約了信息時代下的檔案管理的發(fā)展，使得信息管理檔案名存實亡，不能落實，同時又浪費了一部分社會資源。

（三）信息化建設缺乏安全性。在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺建設并不健全，而存在于網(wǎng)絡環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴重的甚至造成整個檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補的后果。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網(wǎng)絡風險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

（四）管理人員職業(yè)素質不高。在信息化的檔案管理工作中，管理人員是發(fā)揮管理作用的重要主體。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員已經具備了完善的管理知識，能夠勝任檔案的管理工作。但是在信息時代下使得檔案管理工作發(fā)生了管理模式的變化，管理人員必須要使用網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理模式，才能更好地提升檔案管理的水平，提高檔案資料的服務質量。但是在實際中，既具有專業(yè)的管理知識水平又具有一定的計算機技術的復合型人才十分稀缺，導致管理水平有限。

三、信息時代下提高檔案管理水平的對策

（一）推行檔案管理的信息化建設。在現(xiàn)階段檔案管理的信息化軟件研發(fā)中，雖然已經基本滿足了檔案的信息化管理需求，但是，并不能在共享的服務中更好地服務于需要的人。所以，必須要推行檔案管理的信息化建設，提升信息化的技術水平，更好地完善檔案管理的軟件服務功能，提升檢索共享的功能。

（二）統(tǒng)一規(guī)范檔案管理的標準制度。由于在我國現(xiàn)行的標準制度下并沒有對信息化的檔案管理工作設定明確的制度。導致檔案管理的信息化建設與發(fā)展都存在一定的阻礙因素。而信息化檔案資料的安全性也需要在規(guī)范化的檔案管理制度下才能得到根本的保障。所以，應當盡快建設統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案信息化管理標準制度，讓信息化的管理更加規(guī)范化，才能更好地提升檔案管理的水平，提高檔案管理的服務質量。

（三）完善信息化檔案管理的安全體系建設。應當在檔案的信息化建設下完善安全體系的建設。通過檔案信息的存儲以及應用兩個方面進行安全體系建設的完善。基于信息時代下的檔案管理在網(wǎng)絡環(huán)境中面臨的網(wǎng)絡風險，我們應當正確認識并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設保障檔案資料的信息安全。

（四）通過培訓提高檔案管理人員的管理水平。在信息時代下，檔案管理工作模式已經發(fā)生了變革，而管理人員必須要使用這樣的轉變，為了滿足工作的需求，通過不斷地培訓學習提升自身的管理能力，不僅要不斷豐富自身的檔案管理知識，也要提升計算機的操作能力，更好地勝任信息化時代檔案管理工作，保證檔案信息化管理在長期的發(fā)展下提升管理水平。

四、結論

綜上所述，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質化的檔案管理模式已經不能適應時代發(fā)展的需要。檔案管理的信息化發(fā)展彌補了傳統(tǒng)的紙質化的檔案管理中存在的弊端，但是同時在信息化的發(fā)展中伴隨而來的問題也為檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。只有建設完善的信息化檔案管理平臺，提高管理人員的職業(yè)素質，才能更好地提高檔案管理的水平，能夠為檔案資料需求者提供資料信息，發(fā)揮檔案資料價值。

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