油氣地質資料歸檔管控體系建設研究

封永泰+趙傳玉

油氣地質資料“是指在石油天然氣勘探與開發地質工作中形成的文字、圖表、數據、聲像等不同形式、不同載體的科技文件材料”[1]。其記錄了對油氣勘探與開發工作區域的地質認識，是油氣勘探與開發工作的主要成果之一。歸檔作為油氣地質資料進館保存的入口環節，是確保各級館藏機構館藏油氣地質資料齊全完整、長期保管與高效利用服務的基礎。

1 油氣地質資料歸檔管控體系建設的現實意義

1.1 提高油氣地質資料歸檔及時性。建設并實施油氣地質資料歸檔管控體系（下文簡稱歸檔管控體系），通過歸檔協調機制的優化，歸檔制度、標準的建設與完善，歸檔流程的優化，以及地質資料管理系統的建設，規范項目業務主管部門的歸檔管理職責，細化對地質資料形成單位的歸檔要求，可以大大提高地質資料歸檔的及時性。

1.2 提高油氣地質資料歸檔齊全性。建設并實施歸檔管控體系，與專業主管部門保持動態信息溝通，跟蹤油氣勘探與開發生產科研項目進展情況，掌握年度應歸檔項目明細，定期統計各項目歸檔情況，并及時進行通報、催歸，可以提高年度生產科研項目的歸檔率。通過歸檔范圍的細化與動態調整，在合同條款中明確約定歸檔內容，歸檔前業務主管部門內容審查、歸檔時地質資料管理部門形式審查等措施，可以提高每一個生產科研項目地質資料的歸檔齊全率。

1.3 提高油氣地質資料的歸檔質量。建設并實施歸檔管控體系，發布地質資料編寫格式標準、地質資料電子文件制作標準，通過定期培訓，標準主要內容封裝入地質資料管理系統，與油氣勘探與開發業務系統集成等信息化手段來強化標準的執行力度，可以有效提高油氣地質資料的歸檔質量。

2 油氣地質資料歸檔管控體系建設的理論基礎

2.1 嵌入理論。1944年匈牙利學者卡爾·波蘭尼首次提出“嵌入”概念[2]。1985年斯坦福大學馬克·格蘭諾維特教授發表了《經濟行動與社會結構：嵌入問題》，提出“嵌入”是普遍社會現象的觀點。自此，學術界正式對“嵌入”理論進行研究[3]，圖書情報與檔案界也進行了相關研究。嵌入理論強調關注嵌入客體和嵌入主體之間的相互影響，對于油氣地質資料歸檔工作具有指導意義，將歸檔工作深度嵌入到油氣勘探與開發生產科研工作實際中，必然有利于提高歸檔工作質量。

2.2 流程管理理論。流程管理，是一種以規范化地構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續地提高組織業務績效為目的的系統化方法，主要以規范化、流程化、持續化、系統化為核心建立管理的過程，近幾年來，美國、日本以及西歐部分國家的企業都先后進行了流程管理的探索與實踐。應用流程管理理論，以油氣勘探開發生產科研活動的開始為輸入端，以油氣地質資料的移交歸檔為輸出端，在地質資料形成單位、地質資料管理部門、勘探開發業務主管部門之間建立新的協作方式，建立規范的歸檔流程和通暢的信息交流渠道，以此來提高歸檔工作質量。

2.3 全程管理理論。全程管理理論是由文件生命周期理論發展而來的，是對現行文件、室藏檔案和館藏檔案整個過程的全面控制和科學管理[4]。現代檔案管理理論強調文件、檔案管理的動態過程，強調文件材料的將要形成而不是已經形成，而全程管理理論正是通過控制過程實現控制結果的理念建立起來的。油氣勘探開發生產科研活動具有時間緊、環節多、周期長、參與單位多等特點，通過實施全程管理，將油氣地質資料歸檔工作與項目立項、中檢、結項、推廣應用等環節同步，跟蹤、控制前期、中期、后期各環節形成的地質資料，確保歸檔油氣地質資料的系統、完整、準確。

3 油氣地質資料歸檔管控體系的主要內容和具體實施

3.1 歸檔管控體系的目的和主要內容。這是歸檔管控體系建設的首要內容，其目的和主要內容，一是通過制度，明確油氣勘探開發業務主管部門、各管理部門的地質資料歸檔職責，以便其在履行相關管理職責時嵌入地質資料歸檔管理要求，將“三納入”（地質資料的立卷歸檔工作，納入計劃管理、生產管理和科研管理的責任范圍）、“四同步”（下達計劃任務與提出地質資料立卷歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查地質資料的形成情況同步，評審、鑒定、驗收項目成果與驗收歸檔地質資料同步，上報登記、評審獎勵項目成果以及生產、科研人員考核與檔案部門出具項目歸檔情況證明材料同步）的管理要求落到實處。二是明確并細化對油氣地質資料形成單位的歸檔要求，包括歸檔整理要求，歸檔責任，歸檔時間、數量等，確保歸檔工作規范有序。三是規范對歸檔工作完成情況的監督、檢查與考核，對內、外部單位分別提出具體的檢查考核措施與手段，確保歸檔工作情況符合制度要求。

3.2 標準建設。歸檔標準建設的目的和主要內容，一是制定和定期修訂油氣地質資料立卷歸檔方面的標準，厘清油氣地質資料的立卷歸檔范圍，劃定保管期限，并根據油氣勘探開發工藝、技術、方法等的更新進行定期調整，確保歸檔油氣地質資料的齊全完整，同時明確立卷歸檔的質量要求，確保可操作、可執行。二是制定有關油氣地質成果報告編寫格式方面的標準，從報告的組成、各組成部分的必備項以及編寫具體格式、印制要求等方面規范歸檔油氣地質資料的格式，改變專業標準從專業內容角度規范油氣地質成果報告的現狀，從內容編寫格式、印制要求等方面進行具體規范，保障歸檔油氣地質資料的質量。三是制定有關地質資料電子文件制作方面的標準，規范電子文件的分類、命名、格式、制作及其在介質中的組織形式，確保歸檔電子文件及其載體符合長期保管和利用服務的要求。

在實際工作中，應由石油企業制定此方面的企業標準，下發各油氣勘查、開采實施單位，在油氣地質資料歸檔驗收工作中統一執行，確保歸檔油氣地質資料的齊全、完整、準確。

3.3 流程優化。流程優化的目的是利用流程管理的理念，將油氣地質資料歸檔工作進行梳理，按照不同的責任主體劃分為若干依次推進的工作環節，并對每一環節的工作內容和要求進行規范。油氣地質資料的歸檔工作可劃分為地質資料形成、積累、歸檔鑒定、整理與立卷、內容審查、格式審查、給予歸檔標識、歸檔入庫等各環節，其中形成、積累由具體的地質資料形成者負責，歸檔鑒定、整理與立卷由項目組專人負責，內容審查由相關業務主管部門專人負責，格式審查、給予歸檔標識、歸檔入庫由地質資料管理工作人員負責。endprint

在實際工作中，可將上述各環節按照時間順序進行區分，細化、明確每一環節的工作要求、責任內容。除首末環節之外，其他每一環節既作為上一環節的輸出端，又作為下一環節的輸入端，通過端到端的規范、優化，減少重復勞動，提高工作效率。

3.4 系統建設與嵌入。系統建設與嵌入的目的，就是將相關管理理念與信息技術相結合，利用信息化手段來加強歸檔工作。其內容包括兩個方面，一是油氣地質資料管理系統（或系統歸檔模塊）的研發和實施。在此過程中，既要嵌入流程管理的思想，以促進歸檔相關管理制度的實施，也要嵌入歸檔相關標準的主要內容，通過信息技術手段來保障歸檔齊全性，并減少油氣地質資料形成者學習、執行標準以及管理工作者在內容、格式審查方面的時間投入。二是按照前端控制、全程管理的理念，將油氣地質資料管理系統嵌入到相關業務系統中，通過系統級的嵌入，確保歸檔相關制度、標準的貫徹執行，以提高歸檔工作的效率以及歸檔資料的質量。

隨著信息化建設的不斷深入，油氣地質資料管理系統的研發與應用正在有序推進之中，而油氣地質資料管理系統與相關業務系統的嵌入，目前部分單位正在試點，這也正是下一步推進油氣地質資料歸檔管控體系建設的重點和難點。

3.5 歸檔協調機制建設。油氣地質資料歸檔管控體系建設的目的，是通過嵌入、流程化、前端控制以及全程管理的一系列措施、方法，來提高油氣地質資料的歸檔率，實現應歸盡歸。這一系列措施、方法的實施，必須與勘探、開發等業務主管部門，以及計劃、財務、合同、審計、市場、企管等管理部門聯合開展。基于此，油氣地質資料歸檔管控體系的建設還需建設完善的歸檔協調機制，其目的，一是對地質資料形成單位或部門建立有效的歸檔工作控制、考核措施與手段；二是使地質資料管理部門掌握應歸檔資料的項目進度情況，便于及時催辦歸檔。

在實際工作中，歸檔協調機制可以通過定期召開歸檔工作聯席會、歸檔工作推進會等形式實現。會議一般由油氣地質資料主管部門組織，勘探、開發、計劃、財務、合同、審計、市場、企管等管理部門參加，主要內容可包括：通報項目設置、進展、鑒定、報獎等情況；通報已歸檔、應歸未歸情況；討論對地質資料形成單位歸檔完成情況的考核與獎懲方案、市場準入控制措施等；討論各專業合同中對地質資料歸檔相關條款的約定，等等。

4 結語

電子文件的大規模應用，對油氣地質資料歸檔工作帶來了巨大的影響。在信息化時代，既要注重對傳統紙質地質資料歸檔的管控，更要注重對電子文件歸檔的管控，信息化時代油氣地質資料歸檔管控體系的建設，仍需不斷完善。

參考文獻：

[1]國土資源部. 國土資源部關于加強地質資料管理的通知（國土資規〔2017〕1號）[EB/OL]. http：//www.mlr.gov.cn/zwgk/zytz/201702/t20170206_1435322.htm， 2017-01-18.

[2]Karl Polanyi. The Great Transformation： The Political and Economic Origins of Our Times [M]. Boston： Bearcon Press ， 1944.

[3]Granovetter M. Economic Action and Social Structure： the Problem of Embeddedness[J]. American Journal of Sociology， 1985，91（3）：481-510.

[4]黃霄羽.文件、檔案全程管理的理論依據[J]. 中國檔案， 2009 （6）： 13～15.

（作者單位：封永泰，中國石油化工股份有限公司油田勘探開發事業部；趙傳玉，中國石油化工股份有限公司油田勘探開發研究院 來稿日期：2017-08-18）endprint